Comment établir un plans de gestion du changement efficace?

Lorsque les efforts de transformation au sein des organisations échouent, il y a généralement plusieurs raisons à cela, de la lassitude face au changement à l’absence d’objectifs clairs. Les enjeux de l’échec sont élevés, ce qui signifie que votre plan de gestion du changement doit être bien fait dès la première tentative. C’est pourquoi il est judicieux d’utiliser des éléments visuels tels que des infographies, des tableaux et des graphiques pour élaborer votre plan de transformation.

Venngage for Execs est un outil idéal pour les dirigeants qui souhaitent exploiter le pouvoir des visuels pour la gestion de la transformation organisationnelle.

Explorons quelques notions de base sur les plans de gestion du changement réussis et comment vous pouvez utiliser Venngage for Execs pour créer des visuels qui aident à renforcer leur efficacité, à susciter l’enthousiasme de l’équipe, à améliorer la communication et à garantir que tout le monde travaille vers le même objectif.

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Pourquoi un plan de gestion du changement est-il nécessaire ?

Gartner indique qu’environ 50 % des processus de gestion du changement dans les entreprises sont des échecs évidents, tandis que 34 % seulement sont des réussites manifestes. Un rapport de McKinsey en attribue la responsabilité à quelques causes communes :

Manque d’adhésion
Mauvais alignement des capacités et des objectifs
Absence de plan ou d’infrastructure de planification
Des progrès non suivis
Changer la fatigue
Le besoin de changement n’est pas clair ou mal communiqué

Outre le fait que l’objectif principal n’a pas été atteint, l’échec d’un effort de transformation entraîne un gaspillage de temps et d’argent, et peut avoir un effet dévastateur sur le moral, voire éroder la confiance dans le leadership. C’est pourquoi il est si important de disposer d’un plan de gestion du changement bien conçu, efficace et engageant.

Que doit comprendre un plan de gestion du changement ?

Pour donner à vos objectifs les meilleures chances de devenir réalité, il faut créer un plan de gestion du changement efficace, le communiquer à toutes les parties concernées et veiller à ce que les objectifs soient atteints en cours de route. Il s’agit de l’un des nombreux documents de stratégie de gestion du changement que vous devez créer pour votre initiative de changement.

Il n’y a pas une seule façon d’élaborer un plan de gestion du changement. Certains préfèrent le modèle ADKAR de Prosci :

Alors que d’autres préfèrent le style du processus en huit étapes de Kotter :

Indépendamment du modèle spécifique utilisé pour réaliser une transformation organisationnelle, un plan de gestion du changement réussi doit inclure au moins ces éléments :

Définition des objectifs : Il ne suffit pas d’énoncer l’objectif de transformation, il faut aussi expliquer pourquoi il est nécessaire et bénéfique pour toutes les personnes concernées. S’assurer qu’il y a une histoire convaincante aidera à garder les membres de l’équipe à bord et à leur donner de l’énergie.
Évaluation des capacités et de l’état de préparation : Votre équipe actuelle dispose-t-elle des compétences ou du temps nécessaires pour atteindre les objectifs ? Qui, au sein de l’organisation, s’appropriera le processus et les résultats ?
Détermination des effets : Quels sont les départements et les individus qui seront touchés ? La transformation organisationnelle est par définition vaste, il est donc important d’être aussi précis que possible, en déterminant comment les changements auront un impact sur tous les membres de l’équipe.
Stratégie de communication : L’organisation doit parler d’une seule voix, mais les communications sur les plans de transformation de l’entreprise doivent provenir des superviseurs des membres de l’équipe plutôt que d’être délivrées par un dirigeant avec lequel personne n’interagit jamais.
Formation et soutien continu : Les gens devront-ils être formés aux nouveaux systèmes ? Si oui, quand et comment cela se fera-t-il ? Quel sera l’impact du besoin de formation sur les tâches qu’ils effectuent quotidiennement et qui ne font pas partie de l’initiative de changement ?
Mesurez les résultats : Tout plan doit avoir un objectif, et vous devez déterminer comment exactement vous allez mesurer le succès. Outre le fait de savoir si vous avez atteint votre objectif le plus évident, vous devez également prévoir de mesurer les résultats à un niveau plus personnel – les membres de l’équipe se sont-ils sentis soutenus et quel a été l’impact sur la culture de l’entreprise ?

Modèles de plans de gestion du changement

Maintenant que vous en savez un peu plus sur la transformation organisationnelle et sur ce que les plans de gestion du changement peuvent impliquer, voyons comment l’intégration de visuels tels que des diagrammes, des graphiques, des infographies et autres peut aider à maintenir le train sur les rails.

Plan de communication pour la gestion du changement

Les plans de communication sur la gestion du changement peuvent être détaillés, offrant des informations de base importantes sur le projet. Des sections séparées et un code de couleurs permettent de garder les informations organisées.

A lire également : Une communication efficace pour la gestion du changement : des infographies pour un leadership transformateur

Les plans de communication sur la gestion du changement peuvent également être plus simples, comme celui-ci, qui peut facilement être mis à jour tous les trimestres, mois ou semaines. Son format compact fournit les informations essentielles à connaître.

Plan de projet de gestion du changement

Les cartes mentales, comme celle qui précède, sont idéales, non seulement dans la phase de planification de la transformation organisationnelle, mais aussi pendant le projet, afin que les tâches individuelles ou les objectifs départementaux puissent être divisés en parties gérables.

Utilisez cet exemple lors des discussions initiales et de planification afin d’être sûr qu’aucun aspect important ne soit oublié. L’élaboration d’une carte mentale comme celle-ci peut vous aider à prendre du recul et à avoir une vue d’ensemble.

Plan de gestion du changement organisationnel

Les plans de gestion du changement sont souvent nécessaires lors de la prise de décisions importantes en matière d’embauche, par exemple au niveau de la direction ou dans des rôles en contact avec le public. Cette infographie simple sur le processus étape par étape peut être utile dans les cas où le fait de pourvoir certains postes nécessite plus de contributions et d’adhésions que le seul responsable du recrutement.

Feuille de route pour la gestion du changement

L’une des meilleures façons d’intégrer des éléments visuels dans vos plans de gestion du changement est de les traduire sous forme de parcours ou de feuille de route. L’exemple ci-dessus serait idéal pour gérer le changement dans une petite organisation.

Les initiatives de transformation organisationnelle ne sont pas toutes assorties de dates ou de délais précis. Cet exemple montre qu’il est possible d’utiliser une organisation visuelle simple, notamment un code de couleurs, pour créer une feuille de route de base pour la gestion du changement.

Plan de gestion du changement PPT (PowerPoint)

Envisagez d’utiliser Venngage for Execs comme un outil efficace de gestion du changement pour optimiser votre plan de gestion du changement pour PowerPoint. Ces présentations peuvent être légères, comme celle ci-dessus, et ne donner aux membres de l’équipe que les informations de base dont ils ont besoin pour se familiariser avec les objectifs.

Les PowerPoint sur la gestion du changement peuvent être plus approfondis et, bien que le modèle ci-dessus ne concerne pas spécifiquement la transformation organisationnelle, il est facile de voir comment il pourrait être personnalisé pour aider un seul département ou une seule équipe à comprendre où ils en sont dans l’initiative de changement.

Calendrier de la gestion du changement

Utilisez cet exemple pour fixer plusieurs échéances et étapes importantes de votre initiative de changement. Conservez ce format pour les projets qui dureront au moins un an, ou adaptez-le pour couvrir une période plus courte.

Pour les projets dont les étapes sont variables, envisagez une infographie sur le calendrier mensuel. Utilisez des icônes pour illustrer les tâches à accomplir.

Utilisez ce calendrier simple de gestion du changement en quatre étapes et mettez-le à jour chaque semaine ou chaque mois pour ajouter de nouvelles étapes et modifier le contenu. Pensez à conserver des icônes cohérentes ; par exemple, si vous incluez un volet “communication” dans les mises à jour ultérieures, continuez à utiliser la même icône afin que les membres de l’équipe sachent immédiatement ce que cette section va couvrir.

Proposition de gestion du changement

Obtenir l’approbation et l’adhésion de tous les membres de l’équipe est notoirement difficile lorsqu’il s’agit d’une initiative de transformation. Organiser votre proposition de gestion du changement en une présentation simple permet de la partager facilement avec les membres de l’équipe sans les submerger.

Rendre votre plan de gestion du changement digeste et accessible est peut-être le plus grand avantage de l’utilisation de visuels pour soutenir vos plans. Cet exemple résume une énorme quantité d’informations, tout en restant simple, clair et intuitif.

Conseils pour l’utilisation de visuels dans les plans de gestion du changement

Maintenant que vous avez vu quelques exemples de la façon dont les visuels peuvent soutenir les initiatives de transformation organisationnelle, passons en revue quelques conseils avant de commencer à donner vie à vos plans.

Restez fidèle à votre marque : Avec le kit My Brand de Venngage, vous pouvez vous assurer que tous les visuels que vous créez pour vos plans de gestion du changement utilisent les polices, les couleurs, les logos et autres actifs liés à votre marque.
Restez simple : Les infographies, les tableaux, les graphiques et autres éléments de conception peuvent être utilisés de manière très efficace et intelligente, mais votre objectif n’est pas d’impressionner votre public par votre créativité. L’utilisation de visuels dans les plans de gestion du changement est plus efficace lorsque les visuels améliorent la compréhension des membres de l’équipe du plan et de la façon dont ils s’y intègrent.
Faites des mises à jour régulières : Une autre raison majeure pour laquelle les changements organisationnels échouent est que les gens s’essoufflent. Si votre équipe trouve utile une infographie sur votre plan de gestion du changement, continuez à en faire et mettez les informations à jour si nécessaire. Pour beaucoup de gens, voir une représentation visuelle des progrès qu’ils font vers l’objectif sera une source d’inspiration.

FAQ sur le plan de gestion du changement

Vous avez des questions sur les plans de gestion du changement ? Nous avons les réponses.

1. L’établissement d’un diagnostic est-il un élément essentiel d’un plan de gestion du changement ?

De la même manière qu’un médecin peut tenir compte de vos antécédents médicaux personnels ou des pathologies familiales avant d’élaborer un plan de traitement, le fait de diagnostiquer ce qui n’a pas fonctionné dans le passé et ce qui ne fonctionne pas aujourd’hui peut vous aider à vous assurer que vous rompez les schémas négatifs qui pourraient faire dérailler votre initiative de changement.

Les discussions et les évaluations honnêtes, comme celle-ci, sont des éléments essentiels du processus de gestion du changement.

2. Comment établir un plan de gestion du changement ?

Pour réussir un plan de gestion du changement, vous devez d’abord avoir une idée précise du changement nécessaire. Souvent, les organisations peuvent être éblouies par la perspective de quelque chose de nouveau, mais lorsqu’elles entament le processus de planification, elles se rendent compte que la transformation organisationnelle n’est pas vraiment nécessaire pour atteindre leurs objectifs.

Mais une fois qu’il est clair que la réalisation de vos objectifs nécessitera un changement massif, les étapes de base d’un plan de gestion du changement consistent à déterminer qui, dans l’organisation, sera affecté, combien de temps il faudra pour effectuer les changements nécessaires, quels soutiens seront mis en place pour les membres de l’équipe et comment les progrès seront suivis.

3. Quand faut-il créer un plan de gestion du changement ?

C’est pourquoi nous vous recommandons de commencer à élaborer votre plan de gestion du changement bien avant que la machine du changement ne soit mise en mouvement.

En élaborant votre plan bien à l’avance, vous disposerez du temps nécessaire non seulement pour effectuer le changement que vous recherchez, mais aussi pour anticiper les domaines dans lesquels votre plan pourrait ne pas vous servir aussi bien qu’il le pourrait. La planification ne s’arrête jamais, et votre plan de gestion du changement doit être un document vivant.

4. Comment évaluer un plan de gestion du changement ?

Pour évaluer les succès et les échecs d’un plan de gestion du changement, il ne suffit pas de voir si l’objectif final a été atteint. Examinez votre plan de gestion du changement lorsque tout est dit et fait, en procédant pièce par pièce pour déterminer si chaque aspect du plan a bien servi votre équipe.

Si c’est le cas, veillez à conserver un aspect de cette approche pour votre prochain grand projet. Si ce n’est pas le cas, réfléchissez à la manière dont elle pourrait être améliorée ou si cette procédure spécifique peut fonctionner tout court. N’oubliez pas que le succès n’est pas un jeu à somme nulle, et que tous les projets connaissent des succès et des échecs.

En résumé, l’utilisation de visuels dans vos plans de gestion du changement vous aidera à engager et à inspirer votre équipe et donnera à votre transformation de meilleures chances de succès.

Quiconque a déjà essayé d’apporter un changement, même mineur, dans sa vie sait que c’est beaucoup plus facile à dire qu’à faire, et il n’est pas difficile de comprendre pourquoi tant d’initiatives de transformation organisationnelle échouent.

Mais en intégrant des éléments visuels dans de nombreux aspects de vos plans de gestion du changement, vous pouvez fournir une représentation visuelle très concrète des progrès que vous réalisez en tant qu’équipe.

Venngage for Execs vous permet de créer facilement le plan de gestion du changement dont vous avez besoin. Utilisez l’un de nos exemples de plan de gestion du changement ci-dessus ou commencez à partir d’une page blanche.