Communiquer efficacement avec une équipe à distance a toujours été l’un des plus grands défis de la transition vers une culture de travail sans bureau.
Une grande partie de la nuance des conversations en face à face peut être perdue dans le courrier électronique. De plus, comment construire une culture de bureau quand on n’a pas de bureau ?
Venngage, comme beaucoup d’entreprises technologiques, a une politique flexible de travail à distance. En fait, 13 % de nos employés travaillent à distance à temps plein, et beaucoup d’autres le font pendant des semaines ou des mois à la fois.
Passer à une structure de travail à distance peut sembler intimidant au début, mais si vous suivez nos 10 conseils simples pour une communication efficace avec une équipe à distance, vous en verrez certainement les avantages.
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- Être prêt à s’adapter aux défis du travail à distance
- Assurez des contrôles réguliers avec votre équipe à distance
- Investir dans les logiciels collaboratifs et les technologies de communication
- Utiliser des diagrammes et des éléments visuels pour s’assurer que les processus sont bien compris.
- Créer une culture d’entreprise en ligne
- Présenter les présentations et les idées de manière visuelle
- Évitez les documents textuels ennuyeux en utilisant des images et des éléments visuels.
- Fixez des échéances claires et définissez vos attentes
- Établir des directives de communication
- Faites confiance à votre personnel
1. Être prêt à s’adapter aux défis du travail à distance
Le travail à distance comporte son lot de difficultés. En particulier si vous n’avez jamais travaillé qu’au bureau, il peut être difficile de s’adapter à la définition de votre propre horaire, à la numérisation de vos communications et d’apprendre que vous ne pouvez pas être très productif au lit.
Mais si vous êtes conscient des difficultés, vous serez mieux préparé à les affronter.
Utilisez un modèle de carte heuristique pour vous attaquer aux obstacles que le travail à distance peut présenter.
Avant que votre équipe ne passe au travail à distance, réfléchissez aux obstacles que vous pourriez rencontrer. Pensez à des choses comme la communication, les difficultés techniques, la procrastination et l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Il peut être utile de noter ces obstacles dans une carte mentale, afin de vous aider à élaborer des solutions.
Il est également important de vous assurer que vous communiquez efficacement tout changement au sein de votre équipe. Si vous passez à un travail entièrement à distance, envoyez à vos employés une lettre officielle du changement, sur papier à en-tête de l‘entreprise.
Vous pouvez également créer un document de politique. Chez Venngage, nous utilisons des infographies pour communiquer nos politiques ! Un simple format de questions-réponses peut aider à s’assurer que vos politiques sont parfaitement comprises par l’équipe.
2. Assurez des contrôles réguliers avec votre équipe à distance
Le travail à distance peut être solitaire. Il est important de prendre régulièrement des nouvelles de votre équipe.
Chez Venngage, nous organisons des réunions vidéo à l’aide de Google Hangouts pour discuter du travail, des idées et pour prendre des nouvelles. Nous prévoyons deux réunions par semaine, mais nous sommes toujours ouverts à des appels ad hoc si quelqu’un veut faire avancer certaines idées.
La collaboration existe toujours dans nos équipes – elle a juste une apparence un peu différente !
En plus des réunions vidéo régulières, nous avons un forum Slack très actif. Avec des canaux pour tout, de l’équipe du contenu à la musique, nous nous parlons tous les jours.
Prendre des nouvelles n’est pas seulement bon pour le moral. En prenant des nouvelles régulièrement, vous pouvez aborder les obstacles actuels ou potentiels avant qu’ils ne deviennent un problème.
Utilisez un modèle de rapport d’activité quotidien pour suivre vos progrès
Un rapport d’activité quotidien peut faciliter le suivi des contrôles quotidiens. Ainsi, vous pouvez suivre les problèmes et les progrès qui pourraient autrement passer inaperçus ou être laissés de côté dans un environnement éloigné.
3. Investir dans les logiciels collaboratifs et les technologies de communication
Si certaines de vos meilleures idées proviennent de vos échanges avec votre équipe, le travail à distance peut vous sembler désastreux. Mais avec un bon logiciel de collaboration, vous pouvez recréer cette expérience “au bureau”.
Chez Venngage, nous utilisons une combinaison de Slack pour les messages et de Google Hangouts pour les appels vidéo. Presque tous les jours, quelqu’un envoie un message sur le canal Slack partagé en disant “J’ai une idée, qu’en pensez-vous ?”.
Les logiciels partagés peuvent être le secret d’une bonne collaboration
Nous utilisons également des logiciels partagés qui nous facilitent la tâche. Un outil comme Buzzstream nous aide à coordonner les campagnes d’e-mailing, et Google Docs à nous aider à travailler ensemble sur les articles de blog.
Nous utilisons également la fonctionnalité Venngage Teams qui permet à nos comptes individuels d’accéder aux présentations et aux documents partagés. Le fait de pouvoir travailler en collaboration avec l’équipe chargée du contenu sur une seule présentation facilite grandement notre réunion hebdomadaire. Plus besoin de cliquer sur des diapositives individuelles !
Expliquer clairement les processus de collaboration à l’aide d’un diagramme de flux
Lors de la transition vers une nouvelle structure à distance, les processus de collaboration peuvent être difficiles à adopter. Assurez-vous que toute votre équipe comprend comment, quand et pourquoi la collaboration doit être utilisée en créant un simple diagramme de flux.
Un diagramme de flux est idéal pour décrire toutes les variables d’une situation, et il est plus facile de créer un visuel de diagramme de flux que de devoir expliquer le processus encore et encore.
4. Utiliser des diagrammes et des éléments visuels pour s’assurer que les processus sont bien compris.
Lorsque j’essaie d’expliquer un processus ou une idée, j’agite beaucoup mes mains. Parfois, je griffonne sur une feuille de papier. Et je sais si mon explication a du sens en vérifiant la réaction de la personne.
Comment cela se traduit-il pour le travail à distance ?
Un diagramme peut être la solution. Les diagrammes sont conçus pour être faciles à comprendre, et peuvent être un excellent moyen de communiquer des processus ou des idées difficiles.
Un simple diagramme de processus, comme celui ci-dessous, peut être partagé avec votre équipe à distance pour s’assurer que les processus sont suivis de manière cohérente. En utilisant des icônes simples et des phrases courtes, vous pouvez expliquer les choses simplement.
Il est également intéressant de disposer d’un visuel d’une page, car vous pouvez l’envoyer aux nouveaux employés dans le cadre de leur processus d’intégration. Vous gagnez ainsi du temps sur le long terme.
Vous pouvez également visualiser votre stratégie à l’aide d’un plan de projet !
5. Créer une culture de bureau en ligne
Si votre bureau était entièrement délocalisé, qu’est-ce qui vous manquerait le plus ? Les gens, très probablement.
La culture d’entreprise contribue grandement aux bons environnements de travail. Une grande partie de cette culture se forme dans la façon dont les gens se traitent les uns les autres. Il peut s’agir d’une discussion rapide en préparant le café ou d’un happy hour après le travail.
Les employés aiment se sentir valorisés.
Célébrez vos employés avec une infographie sur l’engagement des employés
Vous n’avez pas besoin d’inventer de grands prix ou des récompenses fantaisistes pour montrer à vos employés que vous les appréciez. Une simple infographie de célébration, partagée avec toute l’équipe, peut être un excellent moyen de montrer que vous appréciez leur travail.
Utilisez un modèle d’employé du mois, comme celui ci-dessous, pour une célébration rapide et facile:
Mais en dehors de la célébration des employés, comment créer une culture de bureau lorsque vous travaillez tous à distance ?
Ryan McCready, spécialiste du marketing de contenu, travaille à distance pour Venngage depuis 6 ans. Son conseil ?
“Communiquez à outrance avec vos collègues de travail lorsque vous travaillez à distance. N’ayez pas peur de parler de tout ce que vous feriez au bureau, et plus encore. Partagez des photos de votre déjeuner, de vos chiens ou de vos enfants. Les gens vont vraiment chercher un lien humain après quelques jours. ”
Mettez le bureau en ligne en organisant des rencontres et des événements numériques.
La création d’activités en ligne amusantes peut également être un moyen d’apporter une culture de bureau à l’ensemble de votre personnel. Des quiz, des sondages, voire des discussions sur la dernière émission de télévision qui mérite d’être regardée, suffisent. Le chat au travail ne doit pas nécessairement porter exclusivement sur le travail.
Chez Venngage, nous organisons une soirée Trivia virtuelle afin que tous nos employés puissent participer, où qu’ils se trouvent dans le monde.
Une simple invitation peut être créée rapidement pour informer les employés de vos événements numériques.
6. Présenter des pitchs et des idées de manière visuelle
Présenter des idées en personne, c’est bien plus qu’un simple diaporama. L’énergie dans la pièce, la confiance dans votre voix, et même le nombre de personnes présentes peuvent faire une énorme différence dans la façon dont votre présentation est reçue.
Mais quand vous faites une présentation en ligne ? C’est plus difficile de transmettre cette énergie.
Concentrez-vous plutôt sur des diapositives bien conçues et attrayantes. Choisissez une mise en page claire avec un appel à l’action fort, des couleurs simples, des diagrammes et des icônes.
7. Évitez les documents textuels ennuyeux en utilisant des images et des éléments visuels.
Personne n’aime lire un mur de texte dans le meilleur des cas. Mais lorsque vous travaillez à distance, il peut être très facile de le parcourir.
Veillez plutôt à ce que tous les documents soient visuels et attrayants. Utilisez des en-têtes, des couleurs vives, des images et même des infographies.
Une icône ou une touche de couleur bien placée peut rehausser votre document et donner envie aux gens de le lire. Mais n’en faites pas trop : tenez-vous-en à une petite palette de couleurs (noir, blanc et deux autres couleurs maximum) et veillez à laisser beaucoup d’espace blanc autour des images.
Utilisez un modèle pour créer des rapports et des plans attrayants
Souvent, il est plus facile de se contenter de rédiger un rapport sous Word Doc, simplement parce que vous n’avez pas l’expérience de la conception ou la confiance nécessaire pour concevoir vous-même un rapport.
Mais il existe de nombreux modèles conçus par des professionnels que vous pouvez utiliser pour rendre vos informations accrocheuses.
Le plan de projet ci-dessous aurait facilement pu être un document texte, mais en ajoutant des photos, des polices, des couleurs et une texture de fond, le rapport prend instantanément de la hauteur.
Il en va de même pour les chiffres ou les données que vous devez présenter. Au lieu d’un simple tableau sur une diapositive, pourquoi ne pas visualiser certaines de ces informations dans des diagrammes, des graphiques ou des infographies ? La création d’une infographie peut sembler compliquée, mais la visualisation de données peut être un moyen très simple de susciter l’intérêt de vos lecteurs.
Apprenez à présenter les données de manière visuelle
8. Fixez des échéances claires et décrivez vos attentes
Lorsque l’on travaille à distance, il est très facile de se laisser aller à la procrastination. À moins que vous ne disposiez d’un bureau interne dédié, vous travaillez probablement depuis votre chambre, votre cuisine ou votre salon.
Évitez les distractions possibles en fixant des échéances et des attentes très claires en matière de travail à distance. Vérifiez fréquemment que ces délais sont respectés.
Chez Venngage, sauf indication contraire, nous nous attendons à ce que vous soyez en ligne, avec une bonne connexion Internet, et disponible pendant les heures de bureau lorsque vous choisissez de travailler à distance. Cette attente aide les gens à rester responsables.
Une attente que vous devez également fixer est celle d’heures de bureau claires. Travailler à domicile ne signifie pas travailler à toute heure. Encouragez votre équipe à se déconnecter à la fin de la journée et montrez l’exemple en ne répondant pas aux messages en dehors des heures de bureau.
Créez une liste de contrôle des attentes pour les travailleurs ou les projets à distance.
Une fois que vous vous êtes mis d’accord sur les attentes à l’égard des travailleurs à distance, pourquoi ne pas créer une liste de contrôle visuellement attrayante à laquelle vous et l’équipe à distance pourrez tous vous référer ?
La liste de contrôle n’a pas besoin d’être compliquée, mais vous pouvez utiliser des couleurs et des icônes pour aider à différencier les différents points par importance ou par sujet.
Planifiez minutieusement vos projets pour que votre équipe à distance reste sur la bonne voie.
Avec les équipes à distance, les personnes travaillent souvent dans des fuseaux horaires différents. Une planification minutieuse de votre campagne ou projet peut aider vos employés à rester sur la bonne voie.
Un diagramme de planification, un organigramme ou même un rapport de plan de projet peuvent tous être utilisés pour aider à identifier toutes les étapes à franchir pour une exécution réussie.
9. Établir des directives de communication
Un autre élément clé du travail à distance est de disposer de directives claires en matière de communication. Ces directives n’ont pas besoin d’être difficiles. Il suffit de confirmer quel type de communication est approprié et à quel moment.
Par exemple, vous pouvez utiliser Slack pour les discussions générales, mais demander que toutes les décisions ou questions officielles soient notées par e-mail. Vous pouvez demander que les messages ne soient envoyés que pendant les heures de bureau et que les communications d’urgence se fassent par téléphone.
Vous devez également établir des directives sur ce qui est approprié ou non en matière de blasphème, de langage explicite et de sujets.
Créez un manuel de l’employé qui décrit les attentes de votre équipe.
Notez ces directives dans votre manuel de l’employé lorsque les nouveaux employés débutent dans l’entreprise.
10. Faites confiance à votre personnel
Vous ne pouvez pas travailler efficacement avec une équipe à distance si vous ne faites pas confiance à votre équipe.
Les travailleurs à distance ne sont pas présents au bureau, il peut donc être beaucoup plus difficile de prendre des nouvelles de manière ponctuelle. La microgestion par courrier électronique est frustrante pour toutes les personnes concernées.
“Je suis capable de faire mon travail sans avoir l’impression que quelqu’un regarde par-dessus mon épaule chaque minute de la journée. C’est parce que j’ai établi un niveau de confiance avec mes collègues et mes managers. Si vous travaillez dans un domaine créatif comme le nôtre, vous devez vraiment prendre du recul et laisser votre équipe être créative.”
Au lieu de cela, engagez des personnes en qui vous avez confiance pour faire le travail et laissez-leur de l’espace pour faire leur travail. Ce n’est pas parce que vous ne les voyez pas travailler qu’ils ne le font pas.
Le travail à distance peut être une expérience incroyablement enrichissante, tant pour les équipes à distance que pour les managers. Suivez ces conseils pour tirer le meilleur parti de cette expérience et bon travail !
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