Un simple avis du conseil des élèves pour la séance de photos de l'annuaire peut être utilisé pour informer les élèves de la tenue prochaine d'une séance de photos pour l'annuaire de l'école. Cet avis peut être envoyé à tous les élèves par courrier électronique ou par annonce afin qu'ils participent à la séance photo. Il peut également préciser la date, l'heure et le lieu de l'événement, ainsi que le code vestimentaire et tout autre détail important. L'avis doit encourager les élèves à s'habiller correctement et à être à l'heure pour la séance photo afin de s'assurer que tout le monde figure dans l'annuaire