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Plus de 11 conseils pour le processus d’intégration des employés

By Rada Abdo, Dec 21, 2021

11 steps in the employee onboarding process
Combien de nouvelles recrues peuvent dire qu’elles sont aussi enthousiastes à l’idée de commencer leur premier jour de travail que d’ouvrir un nouvel emballage du dernier iPhone ? 

Le processus d’intégration est souvent négligé par les employeurs. De la même manière qu’un enfant a besoin d’être élevé pour prendre de meilleures décisions plus tard dans sa vie, un nouvel employé doit avoir une bonne expérience de l’intégration. Ainsi, il aura la confiance et la motivation nécessaires pour donner le meilleur de lui-même. 

En tant qu’employeur, vous ne perdrez jamais à faire un effort supplémentaire, cela ne fera qu’augmenter les performances de vos employés. Vous ne devriez jamais donner à un nouvel employé l’impression qu’il doit soit couler, soit nager pour réussir.

Nous avons inclus nos meilleurs modèles d’accueil pour que vous puissiez commencer dès maintenant.

Voici nos meilleurs conseils pour l’intégration. Cliquez pour passer à la suite :

Qu’est-ce qu’un processus d’intégration ?

L’intégration ne se résume pas à une pile de documents à signer le jour de l’entrée en fonction. Il s’agit de planifier à l’avance et de se mettre à la place du nouvel employé. 

L’intégration va du processus d’embauche à l’installation complète dans le nouveau rôle. Le premier jour de travail n’est qu’une petite indication de la réussite de votre processus d’intégration. 

Chaque année, 25 % de la population américaine connaît une sorte de transition de carrière. 

Quelles sont les étapes du processus d’intégration ?

  • Préparer la nouvelle recrue avant le début de la journée
  • Formation des nouvelles recrues à tout outil utilisé
  • Une orientation approfondie du bureau
  • Rencontre et connexion avec l’équipe
  • Évaluation de l’expérience d’accueil par le nouvel employé

Avant de commencer à élaborer votre processus d’accueil, posez-vous certaines de ces questions pour savoir exactement comment vous envisagez votre accueil : 

  1. Quand l’onboarding commencera-t-il et combien de temps durera-t-il ?
  2. Quel genre d’impression souhaitez-vous laisser le premier jour de vos nouvelles recrues ?
  3. Quel rôle les différentes personnes joueront-elles dans l’onboarding ?
  4. Quels objectifs fixerez-vous à un nouvel employé ?
  5. Qu’est-ce qu’il est important que le nouvel employé sache sur la culture d’entreprise ? 
  6. Quelles sont les informations qu’il est important que le nouvel employé connaisse et à quel moment ?

onboarding process 6 tips
Votre processus d’intégration doit également refléter la culture de votre entreprise.

Conseil de pro : Si vous voulez éviter la surcharge d’informations, vous pouvez planifier votre processus d’accueil en définissant ce que la personne doit savoir et à quel moment – afin de ne pas lui donner toutes les informations d’un coup et de ne pas vous sentir submergée ! Une infographie sur la chronologie peut vous aider à communiquer ce point. 

Pourquoi un onboarding efficace est-il important ?

Les employés qui ont une meilleure expérience de l’intégration comprennent mieux la culture de l’entreprise, ce qui les rend plus proches de l’entreprise, en particulier lorsqu’ils prennent des décisions. Cela les aidera également à établir plus tôt des liens plus forts avec les autres membres de l’organisation, ce qui les aidera à s’installer plus confortablement dans leur nouveau rôle.

Lorsque l’intégration est effectuée correctement, elle présente une multitude d’avantages tels que : une plus grande satisfaction au travail, un engagement envers l’organisation, un taux de rotation plus faible, des niveaux de performance plus élevés et moins de stress.

Plus un nouvel employé se sent préparé, plus il sera motivé pour être performant, cela vient avec la confiance. Des études montrent que les employés qui font l’expérience d’un processus d’accueil amélioré sont deux fois plus performants que les employés qui suivent un processus d’accueil plus traditionnel. 
The Team Alignment Handbook

Commencer l’intégration pendant la phase de recrutement

La frontière est mince entre l’intégration et le processus d’embauche. Avec un bon processus d’intégration, les lignes sont floues entre les deux. 

Les nouvelles recrues auront une bonne impression de votre entreprise pendant la phase de recrutement. Vous devez vous assurer que cette phase est transparente et confortable pour eux, car elle leur donnera un avant-goût de ce que sera leur travail dans votre organisation. 

En étant réfléchi et accueillant pendant cette étape, vous êtes sûr d’attirer les meilleurs talents dans votre entreprise. En prenant le temps de rendre cette phase aussi fluide que possible, votre processus d’onboarding sera déjà meilleur, le recrutement étant le tremplin sur lequel se construit l’onboarding. 

Voici un article de blog qui développe davantage les excellents conseils de recrutement des experts : https://venngage.com/blog/recruiting-tips/. 

Besoins des nouveaux embauchés

La socialisation de votre nouvelle recrue est importante, elle se fait à plusieurs niveaux. Les 4 C : 

Conformité – Apprendre aux nouveaux embauchés les bases, les règles et les règlements 

Clarification – Veiller à ce que vos nouvelles recrues comprennent les attentes de leur poste.

Culture – Donner une idée des normes de la culture de l’entreprise.

Connexion – Les relations que les nouvelles recrues doivent établir avec les autres.

L’utilisation de ces 4 principes vous permettra de commencer avec une base sur laquelle vous pourrez vous appuyer. Il s’agit des objectifs que vous essayez d’atteindre dans votre processus d’intégration, et cela commencera toujours par les besoins de votre nouvelle recrue. 
new hire needs onboarding process

Plus vous vous concentrez sur les 4 C dans votre processus d’accueil, meilleur sera votre processus d’accueil.
new hire onboarding

 

Étapes du processus d’intégration

La première étape de l’intégration consiste à préparer les deux parties à ce qui les attend le premier jour. Cela permet à vos nouveaux employés de se sentir à l’aise car ils savent exactement à quoi s’attendre, sans surprise ni surprise. Cela peut commencer par un manuel d’intégration :
onboarding process manual

 

  1. Envoyez un courriel ou un message sur Slack à l’ensemble de l’organisation pour souhaiter la bienvenue à la nouvelle recrue. 

Vous pouvez demander à la nouvelle recrue de répondre à quelques questions amusantes sur elle-même afin de rendre l’accueil plus personnalisé.
Slack onboarding process

 

    1. Configurer un nouvel ordinateur/portable et avoir des comptes configurés et des guides pour les nouveaux logiciels à apprendre.

onboarding process desk

  1. Créer et préparer des cartes de visite

En préparant des cartes de visite pour votre nouvel employé, vous l’aiderez à se sentir prêt à se représenter en dehors du lieu de travail et vous ajouterez un peu d’enthousiasme. Cela donne également un caractère plus officiel à leur nouveau rôle.  
Impressionist Illustrator Business Card Template

 

  1. Prévoyez un espace de travail désigné avec le nom de la nouvelle recrue sur le bureau. 

C’est comme mettre la table avant l’arrivée de vos invités. Cela permet au nouvel employé de savoir que vous l’attendiez et que vous êtes prêt pour son arrivée ! Cela l’aide à identifier l’endroit où il s’assiéra et indique aux autres employés qu’il y a un nouveau venu en ville.
welcomeonboardingpaper

Plans d’intégration

Le fait de disposer d’un plan d’intégration directe après avoir déterminé la forme que prendra votre processus d’intégration vous aidera à être organisé. Voici des exemples de plans d’intégration et de listes de contrôle :
onboarding process checklist

 

Comment améliorer votre processus d’accueil

Demandez aux nouveaux employés de signer électroniquement tout document important avant leur premier jour.

Débarrassez-vous de toute la paperasse ennuyeuse – cela donne aux RH plus de temps pour la traiter. Il y a également moins de poursuites et cela allège le premier jour pour plus de contacts humains et de réunions – une expérience plus positive pour toutes les personnes concernées. 

Lettre de bienvenue et messages le premier jour

Commencer un nouvel emploi peut être éprouvant pour les nerfs. Il incombe à l’employeur de faire en sorte que la nouvelle recrue se sente aussi bien que possible. Une lettre de bienvenue doit être chaleureuse, enthousiaste et présenter les attentes.

Informations et tâches du premier jour

Donnez aux nouveaux employés toutes les informations possibles concernant leur premier jour au travail. Commencer un nouvel emploi peut être angoissant en soi, c’est pourquoi il est très utile d’essayer d’éliminer autant que possible l’inconnu de leur nouvel environnement. Il peut s’agir d’informations telles que l’heure d’arrivée, le programme de la première journée (ce qu’il fera, qui il rencontrera et pourquoi), la tenue vestimentaire, le déroulement du déjeuner, etc.

Copie virtuelle du manuel de l’employé

Le manuel de l’employé comprend tout ce que les employés doivent savoir sur le travail dans une entreprise. Il est idéal de le remettre à un nouvel employé pour qu’il ait le temps de le lire et de comprendre l’entreprise et ses valeurs avant son arrivée. Une compréhension préalable de leur nouvel espace contribuera également à les préparer à être opérationnels dès leur premier jour.

Détails sur le département et les responsabilités du poste

Il peut s’agir d’organigrammes, d’une copie de leur description de poste, d’un cahier des charges du service – en fait, de toute information sur le fonctionnement du service, les personnes avec qui elles travaillent, les processus et procédures, les membres du service et la façon dont ils travaillent ensemble à la réalisation d’objectifs communs. Il faut aussi savoir à qui s’adresser pour quoi faire !

Hébergements

Tout le monde veut se sentir à l’aise dans son nouvel environnement. Il est toujours préférable de demander à vos nouveaux employés les aménagements dont ils ont besoin pour donner le meilleur d’eux-mêmes. Il peut s’agir d’une salle de méditation, de restrictions alimentaires, etc. En clarifiant ce point dès le début, vous vous assurez que les deux parties sont prêtes pour une excellente relation.

Visite des bureaux

Les bureaux sont grands et bondés, je recommande de toujours commencer le premier jour d’une personne par une visite du bureau. Montrez-lui où il s’assoit, où sont les salles de réunion (et quels sont leurs noms ET comment les identifier), où se procurer des fournitures, où sont assis les acteurs clés avec lesquels il travaillera (et présentez-les), où sont les toilettes, les snacks, etc. Cette personne doit se sentir en confiance pour naviguer dans le nouvel espace et savoir où trouver les choses dont elle a besoin.

Déjeuner de l’équipe du premier jour

Une excellente expérience de cohésion d’équipe pour briser la glace avec les nouveaux arrivants le premier jour. C’est bénéfique pour les deux parties, car cela les fait sortir du bureau pour interagir sur un plan différent. Cela leur donne l’occasion d’en apprendre un peu plus sur l’autre et de commencer à créer des liens entre eux.

Contrôles mensuels

Les contrôles mensuels sont importants pour s’assurer que votre nouvelle recrue s’adapte bien à son poste. Un retour d’information réfléchi est important pour qu’ils aient une base solide sur laquelle s’appuyer. Les nouvelles recrues peuvent également profiter de cette occasion pour établir des relations de mentorat avec des personnes de l’entreprise. 

Commentaires

Demandez aux nouvelles recrues de vous faire part de leurs commentaires en cours de route, que ce soit par le biais de discussions à bâtons rompus ou de questions d’enquête, ce qui aidera les employeurs à améliorer continuellement leurs processus. 

Encourager les réunions

Attribuez à votre nouvelle recrue un “compagnon d’intégration” qui peut être un ami et l’aider à se familiariser avec les normes culturelles de son nouveau bureau. Il s’agit d’une personne qui est également relativement nouvelle (qui peut comprendre qu’elle a rejoint l’entreprise à un stade similaire) et qui ne fait pas partie de votre service. Demandez à la nouvelle recrue de rencontrer d’autres départements ou équipes avec lesquels elle sera en contact – cela l’aidera à briser la glace !

Intégration des travailleurs à distance

43 % des Américains travaillent à distance de temps à autre. Cela signifie que votre processus d’accueil doit s’adapter à vos travailleurs à distance, qu’il s’agisse de personnel à distance à temps plein ou non. 

Le travail à distance peut réduire la communication et les liens entre les employés. Le sentiment d’isolement et de solitude est courant. Parmi les problèmes courants des travailleurs à distance figurent les difficultés liées à la responsabilisation et à la productivité. 

Il est important de veiller à ce que vos employés distants disposent des bons outils pour réussir le processus d’intégration numérique. Il est difficile de comprendre la culture d’entreprise lorsque l’on travaille à distance, la transparence n’est pas toujours au rendez-vous.

Voici quelques conseils rapides sur la manière de rendre le travail à domicile moins inquiétant pour les entreprises qui embauchent des travailleurs à distance : 

  • Organisez une réunion de bienvenue virtuelle avec le salarié, au cours de laquelle il pourra se présenter à l’entreprise. 
  • Faites en sorte que le nouvel employé distant reçoive une formation en personne de deux semaines. Cela lui permettra d’apprendre à connaître les gens de l’entreprise en interagissant en personne.  
  • Utiliser des outils de communication : Il existe de nombreux outils de communication dont certains sont : Slack, Chanty, Fleep et 15Five.
  • Fournir une formation sur les logiciels de collaboration tels que GanttPro, Trello ou Wrike.

work from home

 

Avec le bon processus d’intégration, votre nouvel employé se sentira bien adapté à votre entreprise. Vous l’aurez préparé à la réussite, ce qui ne pourra que profiter à l’entreprise et à l’équipe à long terme !