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Plus de 8 modèles pour faciliter la transition vers une équipe à distance

By Rada Abdo, Aug 10, 2021

8 Resources to Help Transition to Remote Work

Votre organisation est peut-être en train de vivre de sérieuses transitions en ce moment. 

En tant que professionnel des RH, la pression est forte. Vos employés attendent avec impatience de voir quels changements auront lieu du jour au lendemain. 

Êtes-vous prêt à faire face à ces changements soudains ?

Avec les changements de poste que la plupart des lieux de travail ont connus ces dernières semaines, nous avons rassemblé nos meilleures ressources pour faciliter la transition : 

  1. Modèle de politique de travail à domicile
  2. Modèle de liste de contrôle du processus d’intégration à distance
  3. Nouveau modèle d’affiche du processus RH
  4. Modèle de liste de contrôle du travail à distance pour la santé et le bien-être
  5. Modèle d’horaire de travail à distance
  6. Liste de contrôle du plan de communication de crise
  7. Nouveau modèle de papier à en-tête pour les personnes travaillant à distance
  8. Modèle d’affiche d’événement virtuel

Regardez : Conseils pour la communication entre équipes à distance

Here are some great resources the Venngage team has put together to help your company make the switch to working remote easier:

Voici d’excellentes ressources que l’équipe de Venngage a rassemblées pour aider votre entreprise à faciliter le passage au travail à distance :

 

1. Modèle de politique de travail à domicile

La première étape de la transition vers le travail à domicile est d’avoir une politique. Environ 57 % des entreprises n’ont pas de politique en matière de travail à domicile. 

Pourquoi avoir une politique de travail à domicile ? 

Sans politique de travail à domicile, il est difficile de gérer les travailleurs à distance. Des attentes et des paramètres doivent être définis pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde, ce qui réduira également les risques de mauvaise communication.

Vous pouvez faire appel à votre équipe à distance et travailler ensemble sur une politique de travail à domicile. Cette politique de travail à domicile doit être claire et inclure les heures de travail et les méthodes de communication. Assurez-vous que l’ensemble de l’organisation adhère à cette politique en la partageant :

Employee Remote WFH Policy Guide Infographic

Quelques éléments à garder à l’esprit pour votre politique de travail à domicile : 

  • Définir des attentes claires
  • Suivi de l’avancement des tâches 
  • Communication
  • Commentaires

 

2. Liste de contrôle du processus d’intégration à distance

Il est important d’avoir un processus d’intégration pour les nouveaux employés. Plus le processus d’intégration est efficace, plus l’employé a de chances de réussir à long terme. 

Avec le personnel distant, le processus est un peu différent et nécessite quelques ajustements. Voici quelques lignes directrices et conseils sur l’intégration :

  • Les attentes et les objectifs doivent être aussi clairs que possible avec vos employés WFH.
  • Communiquez avec vos nouveaux employés à distance. Vous pouvez le faire quotidiennement en utilisant des logiciels de communication comme Slack. 
  • Permettez à votre employé distant de découvrir la culture d’entreprise en communiquant beaucoup en ligne. 
  • Encourager le mentorat par les pairs afin que les nouveaux employés aient quelqu’un vers qui se tourner en cas de problème.
  • Faire en sorte que vos nouveaux employés à distance se sentent les bienvenus est très important pour les intégrer dans une nouvelle équipe à distance. Plus l’équipe est conviviale, plus le nouvel employé a de chances de bien s’intégrer dans son travail.

Une fois vos lignes directrices établies, il est important de définir les étapes de l’intégration pour que tout se déroule sans heurts :

onboarding process 6 tips

Après avoir défini votre processus d’intégration, utilisez un modèle de liste de contrôle qui vous aidera à rester organisé et à informer vos nouveaux employés : 

onboarding process checklist

Vous allez devoir rédiger un tout nouveau manuel d’accueil parce que le monde a changé. 

Le travail en ligne et à distance est devenu la nouvelle norme. Votre processus d’intégration doit donc refléter ces changements :

onboarding process manual

Il se peut que votre entreprise soit encore en train de recruter tout en étant entièrement à distance, ce guide est un excellent rappel de ce que vous devez vous rappeler de donner aux nouveaux employés lors de leur premier jour :

New Hire First Day Infographic Template

3. Modèle d’affiche du nouveau processus RH

Les choses peuvent facilement se perdre dans la traduction. Si vous remarquez que le ton de la messagerie tourne au vinaigre, passez au téléphone ou à la vidéo pour que rien ne se perde dans la traduction par la messagerie.

L’élaboration d’une affiche claire sur le processus RH permettra d’éviter de nombreux problèmes de communication, en particulier avec les employés éloignés :

Vibrant Process Infographic Template

La création d’un modèle de processus peut prendre plus de temps, mais à long terme, elle permet de réduire le nombre de questions et la confusion au sein de votre équipe à distance. 

 

4. Modèle de liste de contrôle du travail à distance pour la santé et le bien-être

Le travail à domicile peut être une bénédiction ou une malédiction, selon la façon dont vous le gérez. Les distractions à la maison peuvent être infinies. Pour tous les avantages et bénéfices, il peut y avoir des inconvénients et des pièges. 

Lorsque vous travaillez à domicile, vous devez faire preuve de concentration et de stratégie pour vous assurer que vous tirez profit de cette expérience. 

Les défis du travail à domicile 

Vos employés doivent être conscients des défis potentiels auxquels ils seront confrontés lorsqu’ils travailleront à domicile. 

Les personnes qui travaillent à domicile sont plus susceptibles de s’épuiser que celles qui ne le font pas.

La solitude est le plus gros problème des emplois virtuels. Les managers doivent être vigilants et s’assurer que leurs employés se sentent bien. Les réunions individuelles sont un bon moment pour le faire.

Les distractions sont infinies, il est difficile de se concentrer. Ce n’est pas parce que vous êtes devant votre ordinateur portable que vous êtes productif.

Les membres de l’équipe à distance peuvent également constater qu’ils travaillent plus tard que d’habitude et qu’ils ne dorment pas suffisamment, ce qui entraîne une baisse de productivité.

Il est important de partager avec votre équipe des conseils sur la façon de s’adapter mentalement au travail à domicile afin de réduire le sentiment d’isolement :

Employee Health And Wellness Checklist

Voici quelques exemples de la manière dont votre équipe à distance peut mettre en œuvre certaines de ces suggestions :

  1. Utilisez Google Hangouts pour faire une séance d’entraînement le soir ou un étirement pendant la pause déjeuner :

Screen Shot 2020-03-17 at 6.35.54 PM

    1. Chez Venngage, nous avons commencé la semaine du travail à domicile en partageant des photos de nos installations de bureau à domicile. En vous créant un espace de travail, vous éviterez de rester au lit toute la journée. 

IMG_20200316_093053

  1. La création de tâches spécifiques qui sont programmées sur votre calendrier avec des blocs de temps, vous aide à suivre vos progrès et à gérer votre calendrier. Vous pouvez utiliser des applications comme RescueTime pour suivre votre productivité et vous responsabiliser. 

 

5. Modèle d’horaire de travail à distance

Planifier toutes les activités que vous pouvez faire pendant la semaine peut sembler décourageant avec tant de nouveaux ajustements. 

Vous n’aurez pas le contact direct avec votre équipe à distance. Il est important d’avoir un calendrier auquel les gens peuvent se référer s’ils manquent quelque chose.

Vous pouvez utiliser un modèle de calendrier pour vous aider à planifier votre mois, votre semaine et votre journée avec votre équipe à distance de manière visuelle :

Monthly Timeline Infographic

Un planning hebdomadaire vous aidera à préparer la semaine et à rester organisé. Vous pouvez également réutiliser ces exemples de planning pour aider votre équipe à distance à rester en phase :

Colorful Weekly Workout Schedule Template

Le fait d’avoir un programme quotidien vous aidera à déterminer vos propres créneaux horaires de travail. Il se peut que vous ou vos employés deviez réserver une heure ou deux pour votre famille au milieu de la journée. 

La transparence de votre emploi du temps avec votre équipe à distance permet d’éviter les malentendus :

Conference Schedule Timeline

6. Liste de contrôle du guide de communication de crise

La réponse à une crise peut être une chose très effrayante à gérer. Les 15 premières minutes de votre réaction ont le pouvoir de faire ou de défaire une entreprise entière. 

C’est pourquoi il est important de se préparer. Vous ne connaîtrez peut-être jamais la situation à laquelle vous serez confronté, mais le fait de disposer d’une ligne directrice et d’un plan de travail à domicile vous aidera à vous sentir équipé en tant qu’organisation. 

Si vous ne disposez pas d’une liste de contrôle de réponse aux crises, nous en avons créé une pour vous. Voici une liste de contrôle qui vous aidera à avoir une longueur d’avance sur toute crise :

Company Crisis Response Dos And Donts Checklist

7. Nouveau modèle de papier à en-tête pour les services à distance

L’utilisation d’un modèle de papier à en-tête commercial pour marquer vos différents changements de politique rendra le traitement beaucoup plus fluide.

Le papier à lettres rendra votre marque plus reconnaissable dans toutes vos communications professionnelles. L’ajout de votre logo fait ressortir la marque et permet de la reconnaître dans le papier à lettres. 

Vous pouvez créer votre propre papier à lettres personnalisable en un rien de temps :

letterhead

 

8. Modèle d’affiche d’événement virtuel

Les événements en ligne sont moins chers à organiser et conviennent parfaitement à ceux d’entre nous qui travaillent à distance. 

De la même manière que le travail à distance présente de nombreux avantages, l’organisation d’un événement virtuel en présente aussi. 

Vous n’êtes pas limité par le nombre de personnes, comme c’est le cas dans un lieu physique. Les chats en direct peuvent susciter davantage d’engagements. Ils sont également plus respectueux de l’environnement et plus fiables. 

Le team building virtuel est un excellent moyen de rassembler votre équipe à distance. Il existe de nombreuses idées différentes que vous pouvez choisir pour créer votre événement virtuel :

  • Discussions sur le café
  • Jeux d’équipe à distance
  • Trivia + défis 
  • Débats sur des sujets brûlants 
  • Ateliers virtuels

La première étape de l’organisation d’un événement virtuel consiste à créer une affiche d’événement virtuel et à la rendre attrayante :

Company Remote Team Building Event Poster

 

Après avoir déterminé le thème de l’événement, la date et l’heure, il est temps de planifier encore davantage. Vous pouvez en tirer parti en vous associant à d’autres entreprises et influenceurs et en établissant des relations.

Veillez à promouvoir votre événement virtuel à l’avance auprès de votre public afin qu’il puisse en faire une priorité. Deux à trois semaines sont un bon délai.

Il est important de comprendre les défis que pose le travail à domicile. Ce qui l’est encore plus, c’est de savoir comment éviter ces défis afin de ne pas perdre la confiance de votre équipe à distance.

Il est important de disposer d’un ensemble de ressources humaines prêt à l’emploi lorsque vous choisissez d’employer des personnes à distance. Cela commence par la création d’une politique à mettre en œuvre, en veillant à ce que les besoins de vos employés soient satisfaits, puis en prévoyant les bonnes procédures pour guider le processus. 

Si vous êtes bien préparé à l’aide de cet ensemble de modèles, votre entreprise aura déjà réussi dans sa stratégie de travail à domicile. 

 

FAQ sur la politique de travail à domicile :

Qu’est-ce que le travail à domicile ?

Le travail à domicile consiste essentiellement à faire ce que vous feriez dans votre espace de travail au bureau, mais dans l’environnement de votre domicile. Un travailleur à distance est une personne qui travaille en dehors du bureau traditionnel, depuis son domicile.

Le travail à domicile est-il vraiment efficace ?

Avec une bonne discipline, le travail à domicile peut être tout aussi productif que le travail au bureau – avec l’avantage d’économiser du temps de trajet. Pour réussir en tant que télétravailleur, il est essentiel de s’assurer que vous avez le bon programme et de vous y tenir. 

Comment créer une politique de travail à domicile ?

Une politique de travail à domicile est une politique qui définit clairement les attentes et les responsabilités de l’employeur vis-à-vis de l’employé. Cette politique facilite la gestion et le suivi de vos employés, car tout est clairement défini. Vous pouvez créer une politique de travail à domicile à l’aide de ce modèle.

Les choses importantes à retenir :

  • Établir un objectif
  • Mettre en évidence les attentes (en matière de communication et de réactivité)

Comment gérer une équipe à distance ?

La création d’un lieu de travail numérique intégrant différents outils de communication et de collaboration est un excellent moyen de maintenir la gestion de votre équipe à distance. 

Voici quelques exemples d’outils à utiliser :

  • Slack
  • Zoom
  • Trello

La planification de réunions constantes et la définition d’attentes claires sont également d’autres facteurs importants à mettre en œuvre pour votre équipe à distance.

 

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