Guide pour la création d’un processus de départ efficace + modèles de départ personnalisables

By Jennifer Gaskin, Aug 18, 2022

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Même les bonnes relations de travail prennent fin, et comme on dit, “The show must go on”. Pour maintenir une entreprise prospère et florissante, la création d’un solide processus de départ est une nécessité, car les employés vont et viennent.

L’externalisation couvre tout, de la séparation des employés au recrutement et à l’embauche, et les entreprises intelligentes s’efforcent de créer une échelle de réussite afin que, lorsqu’un employé quitte l’entreprise, la personne suivante soit prête pour le poste.

De nombreux outils visuels peuvent aider au processus de départ et à d’autres besoins de communication avec les employés. Venngage for Business est le meilleur moyen de s’assurer que votre entreprise peut gérer efficacement le turnover.

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Qu’est-ce que cela signifie l’offboarding d’un employé ?

L’offboarding décrit le processus de gestion de la rotation du personnel. Il s’agit d’un processus plus vaste que celui du départ d’un employé, car une partie essentielle du processus de départ consiste à pourvoir le poste laissé vacant par l’ancien employé.

Une entreprise qui réussit à transférer un employé sera en mesure de poursuivre ses activités normales sans perdre de temps, d’améliorer ses activités ou l’engagement de ses employés par le biais du retour d’information et d’atténuer les risques liés à la sécurité ou aux comptes en changeant, par exemple, les mots de passe.

Certains processus de désengagement peuvent durer des semaines, notamment dans le cas des cadres ou des employés à haute responsabilité. D’autres peuvent se dérouler assez rapidement, ce qui est souvent le cas dans les entreprises qui pratiquent la promotion interne.

Pourquoi l’offboarding est-il important ?

L’externalisation est un processus pratique et expérimental, tant pour l’employé que pour l’employeur.

L’un des aspects du départ consiste à s’assurer qu’un employé mécontent n’a plus accès à des systèmes ou à des comptes importants. C’est la partie pratique.

La partie expérientielle intervient lorsque les employeurs sont en mesure d’exploiter au mieux le processus de départ et de comprendre pourquoi les employés partent et comment ils peuvent améliorer l’expérience des employés actuels et futurs.

L’offboarding est-il la même chose que la rupture de contrat ?

Le départ d’un employé déclenche un processus de départ, mais il n’est pas juste de dire que la rupture de contrat et le départ d’un employé sont identiques. Quelles que soient les circonstances dans lesquelles un employé quitte son emploi, il y a beaucoup d’autres tâches liées à son départ.

Le départ d’un employé peut être une expérience positive ou négative pour votre entreprise. Les anciens employés qui ont le sentiment d’avoir été traités avec dignité pendant leur séjour dans votre entreprise, y compris à la fin de celui-ci, sont susceptibles de parler favorablement de vous.

Si l’offboarding est mal fait et que les anciens employés conservent un accès aux systèmes critiques, les entreprises peuvent être confrontées à de graves conséquences, dont l’une peut être une faille de sécurité. En 2021, Tesla a intenté un procès contre un ancien employé accusé d’avoir exporté des données exclusives et même d’avoir modifié le code source.

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Disposer d’une politique claire en matière de départ et d’intégration des employés peut contribuer à atténuer les risques créés par un processus d’intégration négatif.

Même si le risque de violation des données ou de perte financière est faible, l’absence d’un processus de départ adéquat peut vous empêcher de mettre en œuvre un retour d’information organisationnel qui pourrait améliorer l’entreprise dans son ensemble.

Pour plus d’informations sur le processus de rupture de contrat, consultez notre article de blog : Guide complet du processus de rupture de contrat [+ Modèles].

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Quelle est la différence entre l’onboarding et l’offboarding ?

L’intégration fait référence au processus d’embauche et de formation d’un nouvel employé, tandis que le départ consiste à se séparer d’un employé et à pourvoir son poste vacant. Bien que ces processus soient distincts, il est sage de les considérer comme faisant partie d’un cycle.

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L’entretien de départ n’est qu’une partie du processus d’intégration, mais c’est une partie essentielle. Le retour d’information des personnes qui partent en bons termes peut contribuer à améliorer l’ensemble de votre entreprise.

Une bonne procédure d’offboarding peut rendre l’onboarding plus efficace, et vice versa. Comment ? Voici deux des nombreux exemples possibles :

  • Votre équipe RH a un entretien de départ au cours duquel le membre sortant de l’équipe indique qu’il n’a jamais eu le sentiment de faire partie de la culture de l’entreprise. Le service en question s’appuie alors sur ce feedback pour mettre en place des exercices de consolidation d’équipe afin d’améliorer l’engagement et l’expérience des employés.
  • Votre équipe RH considère le développement des employés comme une valeur interne essentielle et ne prend en considération que les candidats ayant un désir d’auto-amélioration. Lorsqu’un employé senior quitte l’entreprise, il y a une file de candidats qualifiés au sein de l’organisation, prêts à partir parce qu’ils étaient réceptifs à l’apprentissage et au développement.

Lien associé : Comment créer un programme d’orientation et d’intégration motivant pour les nouveaux employés ?

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Qu’implique le processus d’offboarding d’un employé ?

Les procédures de départ peuvent varier en fonction du poste. En effet, pour certains postes, vous souhaiterez embaucher en interne, alors que cela n’est pas possible pour tous les postes. Votre kilométrage peut varier, mais en général, voici les étapes d’une procédure d’offboarding :

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1. L’employé donne son préavis

En cas de licenciement, l’employé n’est généralement pas prévenu, mais ses supérieurs et les RH sont probablement conscients de la situation qui se prépare. Ils peuvent donc commencer bien avant le licenciement à planifier le remplacement de la personne.

2. L’entreprise publie une offre d’emploi et recrute des candidats

Le service des ressources humaines, le supérieur hiérarchique ou le chef de service de l’employé publie des annonces pour le poste à pourvoir ou examine s’il est possible de procéder à une promotion interne. Dans de nombreuses entreprises, même si un candidat interne est identifié, le poste doit toujours être publié pour les candidats externes.

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Pour d’autres exemples d’annonces d’embauche ou de prospectus d’embauche, consultez notre article de blog : Plus de 30 prospectus d’embauche que vous pouvez personnaliser pour votre offre d’emploi.

3. Dernier jour de l’employé

Selon les circonstances de son départ, l’employé sortant peut en fait être celui qui forme le nouvel employé, mais nous y reviendrons plus tard. Cependant, la période de préavis est généralement l’occasion pour l’employé qui part de remettre ses dossiers importants ou de mettre ses projets en état d’être transmis à une autre personne (ce que l’on appelle souvent le processus de transfert des connaissances).

Les entreprises organisent aussi généralement un pot de départ pour remercier l’employé de ses services, en particulier si le départ est dû à un départ à la retraite.

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Pour d’autres exemples d’e-mails de pot de départ, consultez les modèles dans cet article de blog : Guide complet du processus de rupture de contrat

Le dernier jour, il leur sera demandé de rendre les biens de l’entreprise tels que les clés, les cartes-clés et tout équipement de l’entreprise qu’ils possèdent, leur courrier électronique devra être coupé et les mots de passe de tous les comptes importants auxquels ils ont accès devront être modifiés.

4. Entretien de sortie

La plupart des entreprises mènent des entretiens de départ, quelle que soit la manière dont la personne est partie. Cela peut se faire des jours ou des semaines après leur dernier jour. Et s’il peut être judicieux de prendre les choses avec un grain de sel, il est bon pour les entreprises de prendre au sérieux les commentaires des employés qui partent. Toutes les suggestions qu’ils font ne doivent pas être mises en œuvre, mais leur témoignage doit être pris en considération.

5. Nouvelle personne engagée

Cette étape peut avoir lieu bien avant le dernier jour de travail de l’employé sortant, mais elle peut aussi être la dernière étape du processus d’intégration.

C’est là que l’intégration et l’accueil peuvent se chevaucher quelque peu, car un bon processus d’intégration permet d’identifier les candidats qui bénéficieront du processus d’accueil de l’entreprise. Il se peut aussi que la nouvelle personne n’ait besoin que de peu ou pas d’intégration, ce qui est courant dans le cas des promotions internes. Toutefois, une fois le processus de rotation terminé, le processus d’intégration commence et celui de départ se termine.

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Qu’est-ce qu’une liste de contrôle pour le départ d’un employé ?

Les listes de contrôle du départ des employés peuvent aider les entreprises à suivre les étapes du départ, et elles sont particulièrement utiles pour les postes où les employés ont accès à des comptes financiers, à des comptes d’administration de sites web ou à des équipements sensibles.

Examinons les différents types de listes de contrôle que vous pouvez créer pour garantir un processus de départ sans heurts, tant pour les employés qui quittent l’entreprise que pour l’entreprise.

Modèles de listes de contrôle pour l’intégration des employés

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Cette liste de contrôle générale pour le départ des employés répartit les tâches entre le superviseur, l’employé et les éléments qui doivent être retournés à l’entreprise, ce qui permet à toutes les personnes impliquées dans le processus de suivre facilement ce qui doit être fait.

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Dans un autre ordre d’idées, cette liste de contrôle simple pour le départ est réservée aux ressources humaines, pour qu’elles gardent une trace de ce qu’elles doivent faire ou demander à l’employé de remplir pendant la procédure de licenciement.

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En plus de demander aux employés de rendre leurs clés ou leurs cartes-clés, vous devez également révoquer tout accès aux systèmes ou toute carte de stationnement qui pourrait être en vigueur. Vos besoins spécifiques peuvent varier en ce qui concerne l’accès physique. Personnalisez ce modèle pour vous assurer que tous les biens de l’entreprise sont récupérés correctement auprès des employés qui quittent l’entreprise.

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Une liste de contrôle de départ peut également vous aider à déterminer s’il est possible de remplacer l’employé sortant par quelqu’un qui fait déjà partie de votre entreprise. Les listes de contrôle de la préparation au leadership, par exemple, peuvent identifier les employés ayant un potentiel de dirigeant.

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FAQ sur le départ des employés

Vous avez d’autres questions sur l’offboarding ? Nous avons les réponses.

Comment faire pour débarquer quelqu’un ?

Pour réussir le départ d’un employé, vous devez déterminer son dernier jour, la manière dont son poste sera pourvu, supprimer son accès aux systèmes ou comptes importants et mener un entretien de départ.

Que signifie le processus de départ ?

Le processus de départ englobe les étapes de la gestion du départ d’un employé, que ce soit par licenciement, démission ou retraite. Il couvre leur départ ainsi que le remplacement de leur poste.

En résumé, l’externalisation est un processus complexe mais important qui peut être facilité par des supports visuels.

Décidez qui va pourvoir les postes vacants, gardez la trace des actifs de l’entreprise et mettez en œuvre le retour d’information des entretiens de départ à l’aide de supports visuels intelligents et attrayants tels que des listes de contrôle, des manuels et des accords de départ des employés.

Vous pouvez commencer à personnaliser tous ces modèles en vous inscrivant à un compte Venngage gratuit. Aucune expérience de conception n’est requise.