How do I organize my marketing team to work remotely? How do I manage a remote marketing team? How do I make sure team collaboration doesn’t suffer due to remote work?
Comment organiser mon équipe de marketing pour travailler à distance ? Comment gérer une équipe de marketing à distance ? Comment m’assurer que la collaboration au sein de l’équipe ne souffre pas du travail à distance ?
Avec l’incertitude due au climat actuel et la crainte que le travail à distance ne compromette la capacité de création de vos équipes de marketing, vous vous posez des questions.
Faire en sorte que toute votre équipe travaille à distance et gérer une équipe de marketing à distance est une étape importante, qui nécessite une planification et une exécution adéquates, notamment en période de crise.
Ce guide a pour but d’aider les responsables du marketing, les spécialistes du marketing et les propriétaires d’entreprises à faciliter la transition de leurs équipes de marketing vers le travail à distance et à faire en sorte que votre équipe de marketing reste productive tout en travaillant à distance.
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- Déplacez l’ensemble de vos opérations de marketing à distance
- Les équipes de marketing à distance doivent rester connectées
- Maintenir la communication ouverte
- Rendez votre équipe de marketing à distance productive
- Accueillir ou participer à des événements virtuels
Le clou du spectacle ? Tous les modèles présentés dans ce guide peuvent être créés et modifiés gratuitement. L’inscription à Venngage est également totalement gratuite. Commençons, voulez-vous ?
WATCH : Conseils de communication pour les équipes à distance
1. Délocalisez l’ensemble de vos opérations de marketing
Si vous êtes un responsable marketing qui se gratte la tête pour savoir comment mettre en place l’ensemble de vos opérations marketing à distance, la gestion d’une équipe à distance peut être plus facile grâce aux modèles suivants :
- Plans de marketing et de stratégie de croissance
- Plans du projet
- Guides politiques de la FMH
À l’heure actuelle, tous les responsables marketing doivent faire une chose très bien : communiquer régulièrement avec leur équipe marketing. Et c’est tout.
Pour améliorer la communication au sein de l’équipe, voici quelques modèles que je vous recommande d’utiliser :
1. Les équipes de marketing à distance ont besoin de plans marketing flexibles
En tant que responsable marketing senior, il est important de maintenir l’ensemble de votre équipe marketing sur la bonne voie en ce qui concerne la création de contenu, l’optimisation des dépenses publicitaires et la réalisation de vos objectifs marketing.
Et en période de crise, les choses peuvent changer, rapidement.
Disposer de vos plans de marketing, diapositives, objectifs, stratégie de croissance et autres documents importants en un seul endroit et instantanément modifiables est la meilleure chose que vous puissiez faire pour que votre équipe de marketing à distance soit sur la même longueur d’onde et que la collaboration en ligne soit transparente.
Prenez par exemple le plan marketing stratégique ci-dessus. Vous pouvez adopter une approche agile des rapports sur les réseaux sociaux pour votre entreprise ou votre client en disposant d’un document flexible qui peut être modifié instantanément.
N’oubliez pas non plus d’intégrer le style de votre guide de la marque dans vos conceptions afin de garantir la cohérence de la communication avec vos clients sur les différents canaux de marketing.
Vous pouvez utiliser le MyBrandKit de Venngage (une fonctionnalité du plan d’affaires) pour maintenir une image de marque cohérente sur tous vos supports marketing. Il suffit de télécharger les couleurs, le logo et les polices de caractères de votre marque et le tour est joué.
Les objectifs et les stratégies de marketing de votre propre entreprise peuvent être ajustés comme vous le jugez nécessaire avec un modèle de stratégie de croissance comme celui ci-dessous :
Le fait de disposer d’une version agile de votre stratégie de marketing peut faciliter les changements à la volée lorsque vous devez réviser vos objectifs et définir de nouveaux indicateurs clés de performance pour les mois à venir.
2. Gérer les projets à distance avec un plan de projet
Comment mener à bien de grands projets en tant qu’équipe de marketing à distance ? Vous commencez par établir un plan de projet, bien sûr.
En tant que responsable du marketing ou propriétaire d’une petite entreprise, livrer les projets à temps tout en maintenant la synchronisation de votre équipe est ce qui peut faire ou défaire le succès de votre entreprise à long terme.
Voici un exemple de modèle de plan de projet simple que vous pouvez personnaliser et utiliser dès maintenant :
Comme j’ai mentionné l’importance de disposer d’une stratégie de marketing et de croissance flexible, ces modèles peuvent également être rapidement modifiés à la volée pour refléter toute nouvelle mise à jour des délais ou des éléments livrables.
Vous travaillez sur un projet complexe comportant de nombreux éléments mobiles ? Voici un modèle de stratégie commerciale qui peut vous aider à aligner toute votre équipe et à mettre en lumière la voie à suivre :
Bien que le travail au stylo et sur papier ou un document Word en ligne conviennent parfaitement, la présentation visuelle des plans de projet ou de marketing facilite la communication avec votre équipe et rend votre message beaucoup plus mémorable.
- Rédiger un guide de la politique de travail à distance
Si vous êtes une entreprise qui travaille déjà partiellement ou totalement à distance, vous devez mettre en place un processus pour que le travail à domicile soit efficace et fluide. La solution ?
Une politique officielle en matière de travail à distance pour définir et gérer les attentes concernant la politique de votre entreprise en la matière et faciliter la transition vers le travail à distance.
En l’absence d’une politique officielle de travail à distance, il est difficile de définir des attentes claires, d’étouffer les malentendus ou de gérer efficacement une équipe à distance.
Vous pouvez même collaborer avec votre équipe pour créer une politique de WFH qui inclut les heures de travail, les attentes, les meilleures pratiques, etc. afin de vous assurer que toute votre organisation la respecte.
Voici une infographie sur la politique de télétravail que Venngage utilise pour communiquer à toute l’équipe les meilleures pratiques en matière de télétravail et tout changement apporté à nos protocoles de télétravail :
2. Les équipes de marketing à distance doivent rester connectées
Les équipes de marketing s’appuient sur une collaboration créative et une connectivité constante pour éliminer les blocages, générer de nouvelles idées de marketing et exécuter des campagnes de marketing à la volée.
Il est donc indispensable de rester connecté en tant qu’équipe à distance et de pouvoir collaborer en ligne pour s’assurer que les spécialistes du marketing continuent à créer et à produire des résultats positifs.
Voici quelques moyens d’être efficace, efficient et d’améliorer la collaboration au sein d’une équipe de marketing à distance :
1. Utilisez des listes de contrôle marketing pour faciliter votre marketing à distance
Les listes de contrôle sont puissantes parce qu’elles empêchent les gens de laisser tomber la balle et stimulent la productivité en définissant les tâches de manière claire et en indiquant précisément ce qui doit être fait.
Voici un exemple de liste de contrôle marketing que votre équipe de référencement peut utiliser pour optimiser les images de votre site Web pour les moteurs de recherche :
N’oubliez pas que ces modèles sont entièrement personnalisables. N’hésitez donc pas à modifier le modèle ci-dessus pour créer des listes de contrôle dont votre entreprise pourrait avoir besoin.
Il existe également de nombreux modèles de listes de contrôle sur Venngage pour des cas d’utilisation spécifiques allant du suivi des campagnes de marketing à la gestion d’événements complexes en passant par l’amélioration de la productivité.
2. Utilisez les outils de collaboration en ligne à votre avantage
Chez Venngage, nous utilisons les outils de collaboration en ligne suivants pour rester en contact et accomplir nos tâches en tant qu’équipe à distance :
- Presentation Maker de Venngage pour les diapositives de notre réunion.
- Google Meet pour participer à des réunions en ligne
- Slack pour la messagerie en ligne
- Trello pour la gestion des tâches et des projets
- Ring Central pour l’outil de collaboration d’équipe
Tous ces outils de travail à distance fonctionnent bien en conjonction pour améliorer la collaboration entre les équipes, surtout si votre équipe de marketing est dispersée dans le monde entier.
Nous collaborons ensemble aux diapositives des réunions de notre équipe de marketing, nous participons aux appels sur Google Meet, nous utilisons Slack pour communiquer et discuter des blocages et nous utilisons Trello pour suivre l’avancement de nos tâches.
Nous créons et modifions ensemble nos diapositives de réunion à l’aide de notre fonction de collaboration en temps réel (fonction Business plan), qui nous permet de partager des conceptions et des documents modifiables par toute l’équipe, ce qui élimine toute friction dans le processus.
3. Maintenir la communication ouverte
En tant que responsable du marketing, cadre ou propriétaire d’entreprise, vous devez tenir vos employés et vos clients au courant, qu’il s’agisse de fournir à vos clients des mises à jour pertinentes ou de répondre à votre équipe interne en cas de crise.
1. Utilisation de bulletins d’information par courriel pour les mises à jour de l’entreprise
Il y a beaucoup de bulletins d’information par courriel sur Venngage, mais en période de crise, vous avez besoin d’exemples de bulletins d’information par courriel qui sont informatifs plutôt que promotionnels.
Voici un exemple d’utilisation d’un bulletin d’information interne par courriel pour communiquer à vos employés des mises à jour importantes concernant l’ensemble de l’entreprise :
Le contenu de cette lettre d’information a été adressé à l’équipe de Basecamp par son PDG Jason Fried (vous pouvez lire la version originale de son courriel ici).
Tenez également vos clients au courant des mises à jour de statut, mais seulement si elles sont pertinentes et contextuelles. Personne n’aime recevoir des courriels qui ne sont pas pertinents pour lui :
<2. Répondre aux crises avec les listes de contrôle de l’entreprise
Si vous êtes un leader d’opinion dans votre secteur et que vous souhaitez agir de bonne foi en diffusant des informations utiles, vous devez mettre en place un plan de communication de crise.
Sans rapport avec le marketing proprement dit, mais pour rester dans le domaine des guides de politique du travail à distance, je recommande vivement de disposer d’une liste de contrôle de réponse aux crises pour aider votre entreprise et les autres acteurs de votre secteur à faire face à des changements soudains ou à des situations complexes qui surgissent de nulle part.
On ne sait jamais quelle situation va se présenter, alors le fait d’être équipé à l’avance de la manière de réagir en cas de crise peut éviter une baisse du moral de l’entreprise et aider à faire avancer les choses.
La même infographie sur la politique de télétravail que j’ai partagée plus haut peut également servir de liste de contrôle de l’entreprise en cas de crise, avec des éléments à garder à l’esprit :
4. Rendez votre équipe de marketing à distance productive
Si vous êtes un spécialiste du marketing ayant peu ou pas d’expérience du travail à domicile ou à distance, cette section du guide est pour vous.
Le travail à distance n’est pas aussi amusant qu’on le prétend sur Internet. Vous devez toujours faire votre travail, mais en gardant à l’esprit que vous ne pouvez pas vous laisser distraire par les nouveautés de Netflix.
Des tonnes de travailleurs à distance, dont moi, souffrent parfois de manque de productivité, de mauvaise communication, de procrastination, de solitude, d’épuisement professionnel, entre autres.
La situation est encore pire pour les spécialistes du marketing qui n’ont pas d’expérience du travail à distance et qui sont contraints de le faire sans connaître les meilleures pratiques en la matière ou sans avoir accès aux outils de collaboration en ligne.
Sans vouloir vous submerger, voici une infographie résumant quelques conseils et bonnes pratiques courantes en matière de travail à domicile :
J’espère que ces conseils de productivité vous aideront à vous installer dans votre nouveau mode de vie à distance. Vous avez vos propres conseils de productivité que vous souhaitez partager avec votre équipe de marketing ? Il vous suffit de cliquer et de modifier le modèle ci-dessus.
Voici quelques autres moyens (et modèles que vous pouvez utiliser) pour rendre le travail à distance productif :
1. Suivez vos progrès grâce aux listes de contrôle du marketing
J’ai déjà donné quelques exemples de listes de contrôle marketing qui peuvent vous aider à coordonner des campagnes de marketing en équipe, mais qu’en est-il des listes de contrôle qui vous aident simplement à rester maître de vos tâches de marketing ?
Voici un autre exemple de liste de contrôle du référencement que votre équipe marketing peut utiliser pour vérifier régulièrement les performances de référencement de votre blog :
2. Utiliser un modèle de plan de travail hebdomadaire pour fixer les heures de travail
Dans la plupart des cas, vous allez fixer vos propres horaires en tant que travailleur à distance. Chez Venngage, tout le monde (y compris l’équipe de marketing) a des horaires flexibles, mais cela s’accompagne d’une mise en garde.
Cela peut souvent entraîner un surmenage en raison de l’absence d’un calendrier ou d’horaires de travail clairs. Par conséquent, lorsque vous travaillez à distance, veillez à établir un programme clair indiquant l’heure à laquelle vous commencez à travailler et l’heure à laquelle vous terminez.
Voici un exemple de modèle de programme de travail hebdomadaire que vous pouvez modifier comme bon vous semble :
Les calendriers vous obligeront à établir des priorités dans votre travail, à éviter les risques d’épuisement et à préserver votre santé mentale.
Si vous préférez un suivi plus précis de vos résultats et des obstacles que vous rencontrez, l’utilisation d’un modèle de liste de contrôle des activités pourrait être plus adaptée à vos besoins.
3. Organisez une réunion productive à distance
Pour les responsables marketing, l’organisation de réunions est cruciale pour que votre équipe marketing soit synchronisée chaque semaine. Mais comment rendre les réunions à distance attrayantes et productives ?
Chez Venngage, voici comment nous structurons les réunions de marketing de notre équipe à distance :
- Ordre du jour de la réunion.
- Mesures de marketing de la semaine dernière.
- Mises à jour, rapports d’étape et démonstrations en direct par des spécialistes du marketing.
- Toute victoire marketing ou annonce importante concluant la réunion.
En gardant l’ordre du jour concentré, nous réduisons le temps passé en réunion et nous nous assurons que tout le monde a une réunion productive. Si vous préférez que les participants aient quelques minutes pour se mettre au diapason, vous pouvez même organiser une activité de team building virtuel pendant ce temps.
Par exemple, voici un modèle de réunion similaire à celui que nous utilisons dans nos réunions d’équipe à distance :
Les réunions à distance ne doivent pas être compliquées à mettre en place. C’est l’occasion de célébrer les victoires du marketing, d’éliminer les obstacles que votre équipe pourrait rencontrer et de garder tout le monde sur la même longueur d’onde.
Nous utilisons Google Meets et Venngage pour toutes nos réunions. Et grâce aux fonctions de collaboration dont j’ai parlé précédemment, la modification des diapositives de nos réunions en équipe se fait sans effort et de manière assez intuitive.
En visualisant les mesures importantes, les indicateurs clés de performance du marketing, nous sommes en mesure de maintenir l’attention de tous sur ce qui se passe dans la réunion et de proposer collectivement les prochaines étapes.
Conseil de pro : Pour vous assurer que votre équipe est attentive, mettez à jour votre politique de travail à distance pour indiquer que votre équipe doit activer la vidéo pour toutes les réunions en ligne. De cette façon, tout le monde pourra se retrouver en tête-à-tête tout en restant attentif à la réunion elle-même.
5. Accueillir ou participer à des événements virtuels
Si vous êtes une entreprise B2B et qu’une grande partie de votre stratégie marketing de cette année a reposé sur la participation à des conférences ou à des réunions et sur l’organisation de programmes de formation en personne, vous savez déjà ce qui se passe.
La fréquentation des événements en personne diminue rapidement, des événements sont annulés, les gens pratiquent une distanciation sociale active et font leur possible pour aplanir la courbe.
Il existe de nombreuses plateformes d’événements pour vous aider à organiser des événements virtuels, ainsi qu’une pléthore d’outils de webinaires pour vous aider à organiser des webinaires en ligne sans trop d’efforts.
Notre webinaire en ligne “Infographies 101” est toujours en vue sur le blog de Venngage :
Je vais plutôt vous expliquer comment promouvoir votre événement en ligne ou votre webinaire en utilisant Venngage sur les réseaux sociaux et autres canaux en ligne.
Avec Venngage, vous pouvez créer rapidement tout ce qui est affiché en ligne, bannières d’événements et autres conceptions de marque pour promouvoir votre événement en ligne et sur les réseaux sociaux.
1. Utilisez des affiches virtuelles pour partager des informations sur l’événement
Vous avez déjà réalisé des affiches imprimées pour votre événement avant qu’il ne soit annulé ? Eh bien, vous pouvez toujours créer des versions virtuelles de votre affiche d’événement. Prenez par exemple ce modèle d’affiche d’événement en ligne :
2. Promouvoir votre événement virtuel sur les réseaux sociaux
La promotion de votre événement à l’aide de modèles de réseaux sociaux préconçus qui s’adaptent parfaitement à chaque plateforme est vraiment le principal moyen de créer le buzz autour de votre événement sur les réseaux sociaux.
Prenez par exemple ce modèle de bannière de webinaire spécialement conçu pour ajouter un peu d’éclat à la page Facebook de votre webinaire :
3. Utiliser des diaporamas personnalisables pour votre présentation
Si c’est vous qui faites la présentation lors de votre événement ou de votre webinaire en ligne, la création d’un jeu de diapositives attrayant pour épater votre public est presque trop facile avec des modèles de présentation de webinaire virtuel comme celui ci-dessous :
Et grâce à BrandKit (une fonctionnalité du plan d’affaires), il est très facile d’assurer la cohérence de toutes vos conceptions à tous les niveaux.
Participer à des événements en ligne est facile. Mais créer votre événement en ligne, votre session de formation ou votre webinaire n’est pas compliqué non plus. Vous avez simplement besoin des bons outils pour héberger et promouvoir votre événement.
Conclusion
J’espère que ce guide vous a donné la vue d’ensemble de haut niveau dont vous avez besoin pour faciliter la mise en place de votre équipe de marketing à distance, gérer efficacement une équipe à distance et améliorer la productivité des employés dans le processus.
Vous avez des conseils sur la façon dont vous travaillez à distance ? Des procédés que vous utilisez en tant que responsable marketing pour rendre le travail à distance transparent ? Des idées sur la manière d’être plus productif en tant que responsable marketing à distance ? Je serais ravi d’entendre vos réflexions dans les commentaires ci-dessous.
Questions fréquemment posées
1. Comment faites-vous pour que votre équipe virtuelle reste connectée ?
Les meilleures équipes virtuelles utilisent les meilleurs outils à distance qui rendent la collaboration en ligne transparente, quelle que soit la répartition de l’équipe. Des outils comme :
- Slack
- Trello
- Zoom
- Zapier, etc.
Ces outils peuvent permettre aux entreprises de créer, de concevoir et d’expédier des produits depuis n’importe quel endroit du monde et sur différents fuseaux horaires.
2. Les spécialistes du marketing peuvent-ils travailler à domicile ?
Si vous êtes un spécialiste du marketing numérique, oui. Avec le passage au marketing numérique et l’émergence d’outils marketing puissants qui facilitent tout, de la gestion des réseaux sociaux à l’optimisation des moteurs de recherche, en passant par les rapports et le suivi analytiques, la plupart des spécialistes du marketing peuvent désormais s’offrir le luxe de travailler depuis leur domicile ou plutôt n’importe où dans le monde.
Pour le marketing événementiel, le marketing inter-entreprises et d’autres formes de marketing hors ligne, le travail à domicile n’est pas une solution envisageable dans la mesure où il nécessite une présence physique de temps à autre.
3. Comment gérer efficacement une équipe à distance ?
Gérer efficacement une équipe à distance se résume à quelques conseils :
- Établir des ordres du jour clairs
- Investir dans les bons outils de collaboration en ligne
- Faites confiance à votre équipe pour trouver une solution
- Soyez présent pour lever les blocages
- Surcommuniquez pour éviter la perte de contexte/nuance.
Avec ces conseils en tête, vos employés peuvent produire leur meilleur travail et le faire de manière productive sans avoir besoin d’être soumis à une microgestion ou d’être bloqués à cause d’un manque de retour d’information.
4. Le travail à domicile est-il plus productif ?
Le plus souvent, le travail à domicile se traduit par une augmentation de la productivité et du rendement global. Grâce à la suppression des distractions qui surviennent quotidiennement dans les bureaux, le travail à domicile vous permet d’être plus concentré sur votre travail et d’entrer plus facilement dans un état de flux.
Cela dit, le travail à domicile peut comporter ses propres défis : manque de motivation, procrastination, absence d’agenda clair et distractions également. Si vous parvenez à gérer ces distractions de manière appropriée, le travail à domicile pourrait bien vous rendre plus productif.
Ressource connexe :
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