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Nous faisons tous de notre mieux pour garantir une main-d’œuvre heureuse et saine. C’est pourquoi, dans un monde parfait, vous n’auriez jamais à créer un rapport d’incident.
Mais comme des incidents peuvent se produire, il n’est jamais mauvais de se préparer à toute situation, surtout à l’inattendu.
Propriétaires de petites entreprises, équipes de ressources humaines et premiers intervenants en cas d’urgence sur le lieu de travail : cet article est fait pour vous !
Dans ce guide pas à pas, nous vous donnerons nos meilleurs conseils pour créer des rapports d’incidents qui vous aideront à mener des enquêtes efficaces et à vous assurer que des incidents similaires (ou plus graves) ne se reproduisent pas. Nous inclurons également nos meilleurs modèles pour faire le travail.
Table des matières :
- Qu’est-ce qu’un rapport d’incident ?
- Exemples de rapports d’incident, modèles et conseils de conception
- Modèle de rapport d’incident simple
- COVID-19 Modèles de rapports d’incidents des employés
- Comment rédiger un rapport d’incident
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1. Qu’est-ce qu’un rapport d’incident ?
Un rapport d’incident est un formulaire permettant de documenter toutes les maladies, blessures, quasi-accidents et accidents sur le lieu de travail. Un rapport d’incident doit être rempli au moment où l’incident se produit, même si la blessure est mineure.
Voici un exemple :
Toute maladie ou blessure ayant un impact sur la capacité de travail d’un employé doit être notée. Les détails de ce qui doit être inclus dans un rapport d’incident varient en fonction de la législation fédérale ou provinciale qui s’applique à votre lieu de travail.
Si vous n’êtes pas sûr, vous pouvez consulter le site web de votre gouvernement pour plus de détails. Dans certains cas, il existe des exceptions qui peuvent dispenser les petites entreprises de se conformer à cette législation.
2. Exemples de rapports d’incidents et conseils de conception
Voici quelques exemples de rapports d’incidents pour vous aider à démarrer. J’ai également inclus quelques conseils de conception de rapports pour vous aider à présenter vos informations de manière efficace. Nous disposons également d’un guide complet sur la conception générale des rapports si vous souhaitez approfondir le sujet.
Incorporer votre image de marque dans la conception de votre rapport
Comme pour tout document que vous créez pour votre entreprise, il est bon d’intégrer votre image de marque dans vos rapports d’incident. (La fonction Kit de marque de Venngage permet d’ajouter facilement votre marque en un seul clic).
Incluez les couleurs de votre marque dans votre conception. Vous pouvez le faire en les utilisant dans l’en-tête, le pied de page et la barre latérale du rapport, ainsi que dans tous les éléments visuels.
Vous pouvez utiliser les couleurs de votre marque en arrière-plan de votre rapport d’incident :
Vous pouvez également inclure votre logo, comme dans ce modèle de rapport d’incident :
Organisez vos informations en sections à l’aide de boîtes
Pour rendre vos informations aussi lisibles que possible, organisez-les en sections. L’une des façons les plus simples de le faire est d’utiliser des encadrés.
Par exemple, regardez comment ces modèles de rapport d’incident utilisent des cases pour séparer les informations :
Cet exemple de rapport d’incident utilise également des rectangles pour désigner les en-têtes de section :
Code de couleur pour les sections de votre rapport d’incident
Les couleurs ne servent pas seulement à rendre vos rapports, présentations et graphiques plus intéressants à regarder. Vous pouvez également utiliser la couleur pour organiser les sections de votre rapport et attirer l’attention sur les informations clés.
Pour plus de conseils sur l’utilisation des couleurs dans vos créations, lisez notre guide sur la façon de choisir des couleurs pour communiquer efficacement.
Ajoutez un en-tête visuel à votre rapport d’incident
Dans le cadre de l’image de marque de votre entreprise, vous pouvez ajouter un en-tête visuel à vos rapports. Par exemple, ce modèle de rapport d’incident utilise une photo neutre avec un filtre de couleur pour créer un en-tête professionnel :
Vous pouvez le faire dans Venngage en superposant une photo sur un fond de couleur et en ajustant l’opacité de la photo :
Vous pouvez également utiliser le même effet pour les barres latérales :
Créez un formulaire fictif pour donner l’exemple aux membres de l’équipe de presse.
Si vous effectuez une transition de personnel ou si quelque chose se produit lorsque la personne responsable des rapports d’incidents est absente, il est très important qu’un processus soit documenté. Cela garantira que si quelqu’un est mis sur la sellette, il pourra remplir le rapport d’incident correctement.
Il peut également être utile d’ajouter de brèves descriptions du type d’informations à inclure dans chaque champ. Regardez comment cet exemple de rapport d’incident propose un texte bref pour guider la personne qui le remplit :
Utiliser des icônes pour visualiser les concepts
Les icônes sont de petits éléments visuels compacts qui peuvent être utilisés pour renforcer les informations dans vos rapports. Vous pouvez également les utiliser pour attirer l’attention sur des champs spécifiques et des éléments d’information importants.
Par exemple, ce modèle de rapport d’incident utilise des icônes pour indiquer le but de chaque champ :
3. Comment rédiger un rapport d’incident
Il est important d’établir une méthode systématique d’enquête sur les incidents.
Il est tout aussi important de préparer un rapport qui vous permette d’enregistrer tous les aspects pertinents de l’incident – il s’agit de la première étape essentielle du processus de déclaration d’incident.
Après avoir créé votre formulaire de rapport d’incident, vous pouvez :
- Commencez votre enquête par la recherche de faits
- Et terminez votre enquête en déterminant des recommandations pour prévenir à la fois une augmentation de la gravité de l’incident et la possibilité d’une récurrence.
Pour rédiger tout rapport d’incident, suivez le format de base décrit ci-dessous.
1. Prendre des mesures immédiates
Les employés de votre organisation doivent informer leur responsable ou un autre membre du comité de direction de l’entreprise dès qu’un incident se produit – quelle que soit la nature de l’événement (qu’il s’agisse d’un accident, d’une maladie, d’une blessure ou d’un quasi-accident).
Ceci étant dit, il est nécessaire de définir clairement les canaux de communication pour promouvoir la pratique des employés qui se manifestent dans ces situations et l’importance de cette pratique.
Une fois qu’un incident a été signalé, la première responsabilité du membre de la direction est de s’assurer que le traitement approprié, si nécessaire, est administré aux personnes touchées par l’événement.
À ce propos : si le danger existe toujours, le responsable auquel l’événement a été signalé doit éliminer le danger en le contrôlant. Chaque entreprise doit avoir une procédure définie pour accomplir cette tâche en fonction de la nature de son travail.
Par exemple, si un déversement a provoqué une chute. Vous vous occuperiez de la victime et feriez rapidement nettoyer le déversement et identifieriez la zone comme dangereuse à l’aide d’un panneau.
2. Recueillir les faits
Une fois que l’action immédiate comprenant la réponse à l’événement et l’élimination du danger de l’environnement a été menée, il est temps de déterminer et d’enregistrer les faits liés à l’incident.
Les faits liés à l’incident sont les suivants :
L’essentiel
Identifiez le lieu, l’heure et la date spécifiques de l’incident. Ces informations sont fondamentales pour l’enquête et sont les plus évidentes à recueillir.
Les personnes touchées
Recueillir des informations sur les personnes impliquées et/ou affectées par l’incident. Cela implique d’enregistrer le(s) nom(s) de la (des) personne(s) impliquée(s), leur(s) fonction(s), le(s) département(s) dans lequel(lesquels) ils travaillent et le(s) responsable(s) des personnes concernées.
Les témoins
Parlez à tous les témoins de l’événement pour recueillir leur point de vue sur l’événement. Consignez leurs déclarations de la manière la plus détaillée et la plus précise possible dans le formulaire.
Pour garantir l’exactitude des informations, il est préférable de relire vos notes avec le témoin pour vous assurer qu’il est d’accord avec la façon dont l’événement est décrit dans le rapport. Il est également important d’inclure le(s) nom(s) de tout témoin dans le rapport au cas où un interrogatoire supplémentaire serait nécessaire.
Le contexte
Considérez et documentez les événements qui ont précédé l’incident. Demandez :
- Que faisait l’employé ?
- Qui lui a demandé d’accomplir cette tâche ? Comment se sentait l’employé avant l’incident ? …etc.
Il est important d’identifier les facteurs qui sont le résultat de l’incident et ceux qui étaient présents avant l’incident et qui pourraient être un facteur contributif potentiel à l’incident.
Les actions
Dans le rapport, vous devez préciser les actions des personnes impliquées au moment de l’incident. Qu’a fait l’employé qui a conduit à l’incident ?
Par exemple, si un employé s’est blessé au dos en soulevant une boîte au travail, il est important de déterminer comment cet employé a soulevé la boîte pour décider si cela a contribué à sa blessure. Si oui, demandez-lui s’il a été formé correctement pour cette tâche et par qui ou quelle source ?
L’environnement
Identifiez et enregistrez les conditions environnementales qui ont contribué à l’événement. L’éclairage était-il insuffisant ? Une pièce d’équipement ne fonctionnait-elle pas correctement ? La visibilité des employés était-elle obstruée par un éblouissement ou un angle mort ? Etc.
Les blessures
Enregistrez des descriptions détaillées des blessures spécifiques et évaluez leur gravité dans le rapport. Cette description doit inclure la ou les parties du corps blessées, la nature et l’étendue des blessures.
Le traitement
Il est également important de documenter dans le rapport d’incident le type de traitement administré pour les blessures reconnues. Il est important de documenter cette information afin de comprendre comment l’employé se rétablit lorsqu’on examine les détails de l’événement.
Les dommages
Notez tout dommage causé à l’équipement, au matériel, etc. par l’incident. Il sera utile de s’y référer lors de l’analyse de l’événement afin d’envisager un plan d’action correctif et de déterminer quels éléments devront être réparés ou remplacés.
3. Analyser et réfléchir
La collecte et l’enregistrement des faits liés à l’incident permettront de déterminer comment l’incident s’est produit. L’analyse des faits collectés liés à l’incident aidera à déterminer pourquoi l’incident s’est produit.
Il est essentiel d’analyser et de déterminer comment et pourquoi l’incident s’est produit afin d’élaborer un plan d’action correctif efficace.
Les causes potentielles des accidents ou des blessures survenus sur le lieu de travail peuvent être les suivantes :
- Les causes primaires (par exemple, une plaque de glace non salée sur un escalier qui a provoqué une glissade et une chute).
- Causes secondaires (par exemple, un employé ne portant pas l’équipement de protection individuelle approprié, tel qu’un casque dur ou des lunettes).
- Autres causes contribuant à l’accident (par exemple, une ampoule grillée dans la zone, entraînant une mauvaise visibilité).
4. Établir un plan d’action correctif
Un plan d’action correctif fournira des recommandations afin de réduire la possibilité d’un problème continu et/ou d’une récurrence de l’incident. Les recommandations résulteraient d’une analyse efficace des faits recueillis et documentés dans le rapport d’incident.
Les éléments d’un plan d’action correctif efficace peuvent inclure :
- Formation des employés en matière de santé et de sécurité au travail
- Les processus d’entretien préventif de routine qui garantissent que l’équipement est en bon état de fonctionnement.
- Un examen des pratiques et des procédures de travail avec une recommandation de changements pour réduire le risque d’incidents.
- Réaliser une analyse des risques professionnels pour déterminer si d’autres risques potentiels sont associés à la tâche et/ou à l’environnement, puis former les employés à ces risques en fonction des résultats de l’évaluation.
- Modifications/améliorations de l’ingénierie, de l’équipement ou des EPI afin que la tâche ou le processus d’exécution de cette tâche présente moins de risques.
Exemples de rapports d’incidents
COVID-19 Modèle de rapport d’incident d’un employé
Modèle de rapport d’incident critique pour les employés des services de santé
Conclusion
Bien qu’il soit souvent difficile de se préparer à l’inattendu, les mesures préventives sont la pierre angulaire du maintien d’un environnement de travail heureux et sain pour vous-même et votre personnel.
Les rapports d’incidents sont non seulement une pièce maîtresse du protocole de réponse aux incidents de toute entreprise, mais ils constituent un moyen d’éviter les incidents récurrents et/ou d’inspirer le changement.
C’est pourquoi il est crucial d’avoir un formulaire de rapport d’incident pertinent et complet préparé et à portée de main pour tout incident qui pourrait survenir. En vous conformant à la législation de votre juridiction et en tenant compte des quatre éléments prescrits ci-dessus, vous serez bien préparé à gérer efficacement les incidents.
Le fait de répondre aux incidents sur le lieu de travail en temps utile et de manière détaillée permet non seulement d’assurer la sécurité du lieu de travail, mais aussi :
- Rassurez vos employés en leur disant que leur employeur est prêt à prendre les bonnes mesures dans n’importe quelle situation.
- S’assurer que toutes les parties concernées sont pleinement informées des incidents
- Établir un registre des incidents pour référence future
- Protégez votre entreprise et vos employés contre les poursuites judiciaires et les litiges.