Avez-vous déjà fait partie d’un projet qui ne s’est pas déroulé comme prévu ?
Ça ne fait pas du bien.
Perte de temps, perte de ressources. C’est assez frustrant pour toutes les personnes concernées.
C’est pourquoi il est si important de créer un plan de gestion de projet complet avant que votre projet ne démarre.
Dans ce guide, nous allons voir comment créer et concevoir un plan de gestion de projet efficace.
Ou passez directement à nos modèles de plans de gestion de projet.
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Qu’est-ce qu’un plan de gestion de projet ?
Un plan de gestion de projet est un document formel qui définit la manière dont un projet va être mené à bien. Il décrit la portée, les objectifs, le budget, le calendrier et les produits livrables d’un projet, et il est essentiel pour maintenir un projet sur la bonne voie.
Vous rédigez un plan de projet au cours de la phase de planification du cycle de vie du projet, et il doit être approuvé par les parties prenantes avant qu’un projet puisse passer à la phase d’exécution.
Si certains de ces termes sont nouveaux pour vous, vous pouvez vous mettre à niveau avec ce post sur les termes de gestion de projet.
Cela signifie que votre plan de projet doit être suffisamment engageant, organisé et complet pour obtenir le soutien de vos parties prenantes.
Lecture complémentaire : Vous êtes novice en matière de gestion de projet ? Lisez notre article de blog sur les 4 étapes du cycle de vie d’un projet.
Quelles sont les parties d’un plan de gestion de projet ?
Avant de commencer à assembler votre propre plan, vous devez vous familiariser avec les principaux éléments d’un plan de projet typique.
Un plan de gestion de projet doit comprendre les sections suivantes :
- Résumé : une brève description du contenu du rapport.
- Portée du projet et éléments livrables : un aperçu des limites du projet, et une description de la manière dont le projet sera divisé en éléments livrables mesurables.
- Calendrier du projet : une vue de haut niveau des tâches et des jalons du projet (les diagrammes de Gantt sont pratiques pour cela).
- Ressources du projet : le budget, le personnel et les autres ressources nécessaires pour atteindre les objectifs du projet.
- Plan de gestion des risques et des problèmes : une liste des facteurs qui pourraient faire dérailler le projet et un plan sur la façon dont les problèmes seront identifiés, traités et contrôlés.
- Plan de gestion de la communication : un plan pour la gestion de la communication entre l’équipe et les parties prenantes au cours du projet.
Fondamentalement, un plan de projet doit indiquer aux parties prenantes ce qui doit être fait, comment cela sera fait et quand cela sera fait.
Cela dit, une taille unique ne convient pas à tous. Chaque plan de gestion de projet doit être adapté à l’industrie et aux circonstances spécifiques du projet.
Par exemple, ce plan marketing est orienté client. Il est conçu pour vendre l’agence au client :
Alors que ce plan de développement commercial se concentre sur des objectifs spécifiques et un calendrier détaillé :
Une fois ces éléments de base réglés, passons à quelques conseils pour créer un plan de gestion de projet qui soit aussi attrayant que professionnel.
Lecture complémentaire : Si vous cherchez à créer une proposition, lisez notre guide approfondi sur les propositions commerciales. Ensuite, essayez nos modèles de proposition d’emploi ou nos modèles de proposition commerciale.
Comment rédiger un plan de projet ?
1. Mettez en évidence les éléments clés de votre plan de projet dans un résumé exécutif
Un résumé est une brève description des principaux contenus d’un plan de projet.
C’est généralement la première chose que les parties prenantes liront, et elle doit être une version abrégée de l’ensemble du plan.
Il peut aborder la proposition de valeur d’un projet, les objectifs, les résultats attendus et les étapes importantes, mais il doit être concis (il s’agit d’un résumé, après tout). Tout d’abord, assurez-vous de développer une preuve de concept.
Dans cet exemple, un résumé exécutif peut être divisé en colonnes pour opposer le problème existant à la solution du projet :
Le format à deux colonnes et les en-têtes clairs permettent de séparer les informations, ce qui les rend extrêmement faciles à lire d’un coup d’œil.
Voici un autre exemple de résumé de plan de gestion de projet. Celui-ci met en évidence les points essentiels à retenir à l’aide de grandes polices de caractères et d’icônes utiles :
Dans ce cas, les faits et les chiffres mis en évidence sont particulièrement faciles à lire (ce qui ne manquera pas de faire plaisir à vos partenaires).
Mais votre résumé ne sera pas toujours aussi simple.
Pour les projets plus importants, votre résumé exécutif sera plus long et plus détaillé.
Le résumé de ce modèle de plan de gestion de projet est très dense en texte, mais les en-têtes en gras et les différentes couleurs de fond évitent qu’il ne soit trop lourd :
C’est aussi une bonne idée de le diviser en sections, avec un en-tête dédié pour chaque section :
Quelle que soit la façon dont vous organisez votre résumé, il doit donner à vos parties prenantes un aperçu de ce qui les attend dans le reste du plan de gestion du projet.
2. Tracez visuellement le calendrier de votre projet à l’aide d’un diagramme de Gantt.
Un calendrier de projet soigneusement planifié est la clé de la réussite de tout projet. Sans cela, votre projet risque de s’effondrer dans un fouillis de délais non respectés, de mauvaise gestion d’équipe et de dérapage.
Heureusement, les outils de planification de projet tels que les diagrammes de Gantt et les calendriers de projet facilitent la création de votre calendrier de projet. Vous pouvez représenter visuellement chaque tâche du projet, ajouter les principales étapes, puis rechercher les dépendances ou les conflits que vous n’avez pas pris en compte.
Par exemple, ce modèle de diagramme de Gantt décrit les activités de projet de haut niveau au cours d’un trimestre entier, avec des tâches codées en couleur par équipe :
Une feuille de route de haut niveau comme celle ci-dessus est probablement suffisante pour votre plan de gestion de projet. Chaque équipe pourra se référer à cette chronologie tout au long du projet pour s’assurer qu’elle est sur la bonne voie.
Mais avant de donner le coup d’envoi du projet, vous devrez vous creuser la tête et répartir les responsabilités du projet entre les différents membres de l’équipe, comme dans cet exemple de diagramme de Gantt :
Lors des phases ultérieures d’exécution et de suivi du projet, vous vous remercierez d’avoir créé une feuille de route visuelle détaillée que vous pourrez suivre et adapter en fonction de l’évolution des choses.
Vous pouvez également utiliser un outil de gestion de projet pour garder votre équipe organisée.
Lecture complémentaire : Notre article présentant des exemples de diagrammes de Gantt et d’autres conseils sur la façon de les utiliser pour la gestion de projets.
3. Clarifiez la structure de votre équipe de projet à l’aide d’un organigramme de l’équipe.
L’un des aspects les plus difficiles de la planification d’un projet est de réunir une équipe et de l’aligner sur la vision du projet.
Et l’alignement de votre équipe est une question de communication – communication des objectifs du projet, communication des demandes des parties prenantes, communication de la justification des grandes décisions… et la liste est longue.
C’est là qu’une bonne documentation de projet est cruciale ! Vous devez créer des documents auxquels votre équipe et vos parties prenantes peuvent accéder lorsqu’elles ont des questions ou besoin de conseils.
Une chose facile à documenter visuellement est la structure de votre équipe, avec un organigramme comme celui-ci :
Dans un organigramme, vous devez inclure certaines informations de base comme la hiérarchie de l’équipe et les coordonnées des membres de l’équipe. De cette façon, vos parties prenantes ont toutes les informations dont elles ont besoin à portée de main.
Mais en plus de cela, vous pouvez indiquer les responsabilités de haut niveau de chaque membre de l’équipe et les canaux de communication au sein de l’équipe (afin que votre équipe sache exactement ce dont elle est responsable).
Voici un autre modèle de structure organisationnelle simple que vous pouvez utiliser comme point de départ :
Créez un organigramme avec notre créateur d’organigramme.
4. Organiser les facteurs de risque du projet dans une structure de répartition des risques.
Une grande partie de la planification d’un projet consiste à identifier les facteurs susceptibles de le faire échouer et à élaborer des plans et des processus pour y faire face. C’est ce qu’on appelle généralement la gestion des risques.
La première étape de l’élaboration d’un plan de gestion des risques consiste à répertorier tous les facteurs en jeu, et c’est là qu’une structure de répartition des risques s’avère utile. Une structure de répartition des risques est une représentation hiérarchique des risques du projet, organisée par catégorie.
Ce modèle de structure de ventilation des risques, par exemple, montre les risques du projet ventilés en risques techniques, risques de gestion et risques externes :
Une fois que vous aurez construit votre structure de ventilation des risques, vous serez prêt à plonger en profondeur dans chaque risque (pour évaluer et planifier les déclencheurs et les résultats).
5. Planifiez : créez des rapports d’état du projet pour communiquer les progrès aux parties prenantes.
Comme je l’ai mentionné précédemment, la communication est fondamentale dans tout projet.
Pourtant, un élément souvent négligé par les chefs de projet est le plan de gestion de la communication, c’est-à-dire la manière dont l’équipe de projet va communiquer avec les parties prenantes. Trop souvent, la communication du projet se résume à des courriels ad hoc ou à des réunions de dernière minute.
Vous pouvez éviter cela en planifiant et en incluant un modèle de rapport d’état de projet dans votre plan de communication.
Voici un exemple de rapport d’état de projet simple que vous pourriez envoyer aux parties prenantes sur une base hebdomadaire :
Ce type de rapport est précieux pour communiquer des mises à jour sur l’avancement du projet. Il montre ce que vous avez accompli dans un format clair et cohérent, ce qui permet de signaler les problèmes avant qu’ils ne surviennent, de renforcer la confiance des parties prenantes et de faciliter la réflexion sur les performances du projet une fois que vous avez atteint vos objectifs.
Vous pouvez également inclure un rapport d’état plus large pour des mises à jour plus importantes sur une base mensuelle ou trimestrielle, comme celui-ci :
Le modèle ci-dessus vous permet d’informer les parties prenantes de mises à jour plus importantes, telles que de nouvelles exigences budgétaires, des dates d’achèvement révisées et des évaluations de performance du projet.
Vous pouvez même inclure une visualisation des jalons actualisés du projet, comme dans l’exemple ci-dessous :
Modèles de plan de gestion de projet
Un plan de gestion de projet est probablement le produit le plus important que vos parties prenantes recevront de vous (en dehors du projet lui-même).
Il contient toutes les informations que les parties prenantes utiliseront pour déterminer si votre projet va de l’avant ou s’il est mis au rancart.
C’est pourquoi c’est une bonne idée de commencer par un modèle de plan de gestion de projet. L’utilisation d’un modèle peut vous aider à organiser vos informations de manière logique et à vous assurer qu’elles sont suffisamment attrayantes pour retenir l’attention de vos partenaires.
Modèle de proposition d’offre de construction
Votre offre de construction est probablement en concurrence avec plusieurs autres soumissionnaires. Il est donc important de bien faire les choses.
Commencez par un aperçu méticuleux du projet, comme sur la deuxième page de ce modèle :
Même si vous pensez que ce projet sera similaire à d’autres que vous avez réalisés dans le passé, il est important de soigner les détails.
Cela vous aidera également à comprendre l’étendue des travaux afin d’estimer correctement les coûts et d’obtenir un devis qui ne soit ni trop élevé ni trop bas. Ontario Construction News donne d’excellents conseils sur ce processus.
Modèle de plan simple de gestion de projet
Ce modèle simple de plan de gestion de projet présente clairement toutes les informations dont vos parties prenantes auront besoin :
Modèle de plan de communication simple pour la gestion de projet
Une partie essentielle de la gestion de projet consiste à s’assurer que tout le monde est dans la boucle. Un plan de communication de projet permet à chacun de savoir comment, où, qui et quand l’équipe communiquera au cours du projet.
La clé est de déterminer quel type de communication est utile aux parties prenantes et ce qui est simplement accablant et ne conduira pas à de meilleures décisions.
Ce modèle décrit clairement tous ces facteurs pour aider à gérer les attentes et éliminer toute confusion sur ce qui sera communiqué et quand :
Modèle de plan de projet de développement commercial
Le modèle de plan de gestion de projet ci-dessous est simple et minimal, mais utilise tout de même une mise en page unique et des visuels simples pour créer une vue d’ensemble du projet facile à lire et à scanner.
Ce modèle est parfait pour la gestion des bâtiments ou de la construction, ou pour tout projet technique :
Lorsque vous choisissez un modèle de plan de projet, recherchez-en un qui soit suffisamment flexible pour s’adapter aux changements que vos parties prenantes pourraient demander avant d’approuver le projet. On ne sait jamais ce qui peut changer au cours des premières étapes de la planification du projet !
À retenir : les meilleures pratiques en matière de plan de projet
- Utilisez des en-têtes, des colonnes et des surlignages pour faciliter la lecture de votre résumé.
- Tracez le calendrier de votre projet à l’aide d’un diagramme de Gantt (avec des tâches codées en couleur par département ou membre de l’équipe).
- Utilisez des éléments visuels tels que des organigrammes et des structures de répartition des risques pour communiquer au sein de votre équipe et avec les parties prenantes.
- Choisissez un modèle flexible que vous pouvez mettre à jour pour vous aligner sur les demandes des parties prenantes.