Les 4 phases du cycle de vie du projet (avec des modèles pour chaque phase)

By Midori Nediger, Jun 15, 2022

project life cycle

Pour une personne extérieure, il peut sembler que le processus de gestion de projet est facile… il suffit de parler aux clients, de planifier les réunions, d’assigner les tâches et de rappeler les échéances aux membres de l’équipe.

Mais quiconque a géré un projet vous dira que c’est bien plus que cela, et c’est pourquoi le cycle de vie d’un projet est si utile.

Qu’est-ce qu’un cycle de vie de projet ?

Le cycle de vie d’un projet est un cadre en 4 étapes conçu pour aider les chefs de projet à guider leurs projets avec succès du début à la fin. L’objectif du cycle de vie du projet est de créer un cadre facile à suivre pour guider les projets.

Quelles sont les 4 étapes du cycle de vie d’un projet ?

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Comprendre et planifier les 4 étapes du cycle de vie d’un projet peut vous aider à gérer, organiser et planifier afin que votre projet se déroule sans accroc.

Un cycle de vie de la gestion de projet vous aidera :

  • Faciliter la communication entre les équipes de projet et les parties prenantes
  • S’assurer que les objectifs sont réalisables avec les ressources disponibles.
  • Contribuer à atténuer les risques et à maintenir les projets sur la bonne voie

Mais à quoi ressemble chaque étape du cycle ?

1. Phase de lancement du projet : comprendre les objectifs, les priorités, les délais et les risques du projet.

L’étape d’initiation du cycle de vie de la gestion de projet consiste à rencontrer les clients et les parties prenantes pour comprendre leurs objectifs, leurs motivations et leurs espoirs pour le projet.

Au cours de cette phase, l’objectif est de définir les objectifs de haut niveau qui doivent être atteints pour que vous puissiez considérer le projet comme une réussite. Il y a beaucoup de recherches, de découvertes et de discussions, mais très peu de planification détaillée dans cette phase.

Les étapes clés de la gestion de projet pour la phase d’initiation sont les suivantes :

  • Identifier les objectifs et les résultats attendus du projet
  • Définir les risques, les dépendances, les contraintes et les priorités du projet.
  • Établir la portée du projet en fonction des délais et des ressources disponibles
  • Soumettre une proposition de projet pour approbation (notre concepteur de propositions peut vous aider à le faire).

Nous avons un guide plus détaillé sur la rédaction d’un plan de gestion de projet si vous souhaitez plus d’informations. Vous pouvez également obtenir la certification PMP pour suivre une formation spécifique sur la manière de procéder.

Je vais vous expliquer les principes de base.

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Voyons ce que cela implique pour chacune de ces tâches.

Lancez le processus de gestion du projet en identifiant les objectifs et les résultats attendus du projet.

Commencez par discuter avec vos parties prenantes ou vos clients pour connaître leurs besoins. Essayez de déterminer ce qui est important pour eux, les projets qu’ils ont essayés dans le passé et ce qu’ils espèrent voir à l’avenir.

À partir de là, vous pouvez passer à l’élaboration des objectifs et des résultats concrets dont votre équipe sera responsable, compte tenu de la portée du projet et des ressources disponibles.

Veillez à documenter les conclusions de ces réunions initiales… vous voudrez disposer d’une trace des produits livrables convenus lors de la phase de clôture du projet.

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Astuce : Fixez des objectifs S.M.A.R.T. (spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps). Par exemple : “En 3 mois, augmenter les taux de conversion du blog de 5 %”.

Décrire les risques, les dépendances, les contraintes et les priorités du projet.

Une fois que vous avez défini les objectifs de haut niveau du projet, il est temps d’explorer toutes les variables qui peuvent avoir un impact sur l’avancement du projet, notamment :

  • Risques : Facteurs qui peuvent avoir un impact négatif sur le coût, les objectifs, le calendrier ou les résultats d’un projet.
  • Dépendances : Relations entre les activités ou les tâches
  • Contraintes : Facteurs limitatifs tels que la technologie, les ressources, le temps et le coût.

En identifiant toutes ces variables dès le départ, vous pouvez tuer dans l’œuf de nombreux problèmes potentiels, avant qu’ils ne bouleversent le calendrier de votre projet

Une structure de répartition des risques, comme celle présentée ci-dessous, peut vous aider à identifier et à évaluer tous les risques de votre projet. Une structure de ventilation des risques est une représentation hiérarchique des risques, qui commence par les risques de haut niveau et se décompose ensuite en risques plus granulaires. Il peut s’agir d’un outil essentiel pour la gestion des risques d’un projet

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Établir la portée du projet en fonction des délais et des ressources disponibles

En maîtrisant toutes les variables en jeu, vous pouvez commencer à décomposer le projet en étapes plus faciles à mettre en œuvre. Fixez des limites à la portée du projet en fonction de vos échéances et des ressources dont vous disposez, et réfléchissez aux compétences dont votre future équipe aura besoin.

Les cartes mentales et les organigrammes peuvent être utiles pour organiser tous les éléments mobiles et déterminer ce qui est raisonnable en fonction des contraintes du projet.

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Résumez les points à retenir de l’étape de lancement du projet dans une proposition de projet.

Tous les détails que vous établissez au cours de la phase d’initiation doivent être décrits dans une proposition de projet, le seul livrable majeur de cette phase d’initiation.

Une proposition de projet est un rapport qui détaille tous les objectifs, la portée, les exigences, le budget, les participants et les délais d’un projet.

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À ne pas confondre avec un plan de projet, qui comprend une description beaucoup plus approfondie de la manière dont le projet sera exécuté, une proposition de projet ne doit pas dépasser quelques pages.

En fonction de la complexité d’un projet, un plan d’action d’une page, comme celui ci-dessous, peut suffire.

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Consultez nos modèles de proposition d’emploi, nos modèles de proposition commerciale et nos modèles de proposition de conseil pour plus d’options.

Quoi qu’il en soit, lorsque, quelques mois après le début du projet, vous tenterez de hiérarchiser le travail de votre équipe et de prendre des décisions qui auront un impact sur l’orientation du projet, vous vous féliciterez d’avoir créé une documentation claire de ces objectifs de haut niveau.

Créer une visualisation du cycle de vie du projet d’aspect professionnel

Assurez-vous que la visualisation du cycle de vie de votre projet s’inscrit dans le cadre de l’image de marque de votre entreprise, afin d’obtenir un design vraiment professionnel. Les utilisateurs de Venngage Business peuvent utiliser le kit My Brand et voir les couleurs, les logos et les polices de caractères de leur entreprise appliqués automatiquement aux modèles de Venngage.

Les utilisateurs professionnels peuvent également inviter des commentaires directement sur leur conception avec la fonction de commentaire de Venngage. Apprenez-en davantage sur le Kit Ma Marque, le mode commentaire et d’autres caractéristiques du compte Venngage Business :

 

2. Phase de planification du projet : définir les tâches et le calendrier nécessaires à l’exécution du projet.

Une fois que votre proposition de projet a été approuvée, il est temps de passer à l’étape de planification du cycle de vie du projet.

L’étape de la planification du projet consiste à créer un plan de projet complet, ce qui implique :

  • Traduire votre proposition en une série de tâches réalisables et les programmer dans une feuille de route du projet.
  • Documenter les processus ou les flux de travail que votre équipe utilisera (vous pouvez essayer d’utiliser une infographie des processus pour cela).
  • Créer des objectifs mesurables à court terme à partir d’objectifs de projet de haut niveau
  • Aborder les problèmes potentiels qui pourraient faire dérailler votre feuille de route

Ce plan de projet sera la source de vérité pour votre équipe en cas de questions, de conflits ou de problèmes tout au long du projet.

Penchons-nous sur le principal produit livrable de la phase de planification du projet : la feuille de route du projet.

Créer une feuille de route du projet avec les tâches et les étapes du projet.

La création d’une feuille de route de projet est l’une des étapes les plus importantes du cycle de vie de la gestion de projet, cruciale pour l’organisation de votre équipe et le maintien du travail sur la bonne voie. La feuille de route d’un projet indique toutes les dates de début et de fin de chaque tâche importante du projet (ainsi que les grandes étapes vers lesquelles vous travaillez). 

Conseil de pro : Utilisez notre créateur de feuilles de route pour créer des feuilles de route professionnelles et attrayantes.

Les diagrammes de Gantt (comme celui ci-dessous) sont un excellent outil pour établir la feuille de route d’un projet, car ils peuvent montrer la durée et le calendrier d’un certain nombre de tâches dépendantes. Ils sont parfaits pour la planification et l’ordonnancement, ainsi que pour le suivi de la progression tout au long de la phase d’exécution du cycle de vie du projet.

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L’avantage d’utiliser un diagramme de Gantt pour la feuille de route de votre projet ?

Vous pouvez afficher un certain nombre de lignes de temps simultanées sur un seul graphique, ce qui facilite la prise en compte des dépendances entre les tâches.

Par exemple, ce modèle de diagramme de Gantt montre les tâches d’un projet pour plusieurs équipes sur une période de quelques mois :

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Le format visuel d’un diagramme de Gantt permet de visualiser et d’ajuster les dépendances beaucoup plus facilement qu’avec une feuille de calcul. Et comme il est visuel, il est facile pour votre équipe de voir, de comprendre et de donner son avis sur les tâches à venir.

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Une fois que votre feuille de route est en place, la dernière étape de la phase de planification consiste à réunir votre équipe et à organiser le lancement du projet, ce qui vous permet de passer à l’étape suivante du cycle de vie du projet : la phase d’exécution.  

Consultez cet article de blog pour obtenir d’autres modèles de diagramme de Gantt.

3. Phase d’exécution du projet : concrétiser votre plan et contrôler les performances du projet.

L’étape d’exécution du projet est le véritable début du projet, lorsque vous réalisez toutes les tâches et activités que vous avez planifiées lors de la phase de planification.

C’est là que se déroule la majeure partie du travail du projet, et cela nécessite un suivi constant. Attendez-vous à ajuster vos objectifs et votre feuille de route à mesure que vous avancez dans le projet.

En tant que chef de projet, vos principales responsabilités lors de la phase d’exécution du projet sont les suivantes :

  • Suivre et contrôler le processus d’exécution, en vérifiant la qualité des résultats de l’équipe.
  • Ajuster et mettre à jour les tâches, les objectifs et les délais pour répondre aux conditions changeantes.
  • Communiquer entre votre équipe et les parties prenantes du projet

Créer des rapports d’état pour communiquer l’avancement de l’exécution tout au long du processus de gestion du projet.

Bien que la majeure partie de votre temps au cours de la phase d’exécution du processus de gestion de projet soit consacrée à la surveillance et à l’ajustement pour maintenir le projet sur la bonne voie, vous devrez également tenir les parties prenantes informées de tout changement dans l’état d’avancement du projet.

L’utilisation d’un modèle de rapport d’état de projet, comme celui ci-dessous, vous permettra de vous assurer que vous n’omettez aucun détail pertinent lorsque vous communiquez avec les parties prenantes.

Par exemple, ce rapport d’état comprend une vue d’ensemble des performances du projet jusqu’à présent, ainsi que des jalons actualisés du projet :

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Ce modèle de rapport d’étape est plus court et se concentre sur un résumé exécutif, mais comprend un espace pour les notes de chaque représentant de l’équipe :

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Les indicateurs clés de performance et les mises à jour budgétaires doivent également être inclus, si vous en avez.

4. Phase de clôture du projet : analyse des résultats, résumé des principaux enseignements et planification des prochaines étapes.

Une fois que vous avez atteint les objectifs de votre projet et que les résultats ont été approuvés par vos parties prenantes, il est temps de passer à la phase de clôture du projet.

Dans l’étape de clôture du projet du processus de gestion de projet, vous :

  • Remettre les produits livrables
  • Libérer les membres de l’équipe et les ressources du projet
  • Analyser la performance du projet dans le cadre d’une rétrospective du projet

Une rétrospective de projet consiste autant à examiner le succès du projet qu’à en tirer des enseignements applicables aux projets futurs. Les projets ne se déroulent jamais sans obstacles, et il y aura toujours des choses à apprendre qui faciliteront la progression d’autres projets.

Il existe de nombreuses façons de mener une réunion de rétrospective de projet, mais vous devez essayer d’identifier vos plus grandes victoires et pertes et de trouver des solutions. Si vous êtes un consultant externe, vous pouvez même demander à votre client de vous donner son avis.

Conservez vos notes dans un endroit qui sera accessible à toute votre équipe, comme une feuille de calcul partagée (ou envoyez un courriel après la réunion) :

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Source :

Un autre devoir du chef de projet dans la phase de clôture du projet peut être d’analyser les performances de l’équipe, sur la base de la qualité de leur travail et de leur capacité à respecter les délais.

Ces évaluations de performances peuvent être transmises aux membres de l’équipe (ou aux supérieurs) sous la forme d’un résumé visuel facile à lire, comme celui ci-dessous :

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Mais n’oubliez pas… votre projet n’est pas terminé tant que tous vos documents n’ont pas été remis et approuvés par votre client ou votre partie prenante.

Utilisez Venngage pour communiquer vos progrès tout au long du cycle de vie du projet.

Tout chef de projet digne de ce nom sait qu’une communication claire est l’épine dorsale de tout projet réussi. Venngage vous aide à rendre votre communication visuelle, afin que vous puissiez impressionner vos clients et garder votre équipe en phase.