Conseils et exemples pour créer des aides au travail

Une bonne aide à l’emploi permet d’améliorer la qualité et/ou la quantité des performances des employés.

Elle offre également un rendement constant en termes de retour sur investissement (ROI).

Et pourtant, les aides au travail sont un outil extrêmement sous-utilisé et mal compris.

Un système solide d’aide à la performance qui donne des résultats nécessite des outils de travail vraiment excellents. Et de tels outils nécessitent l’adhésion des managers, la participation des employés et une conception attrayante et simple à utiliser.

Comme nous sommes des experts en conception ici à Venngage, nous vous apprendrons à produire des aides au travail puissantes et efficaces qui améliorent le rendement des employés et qui ont une belle apparence – même si vous n’êtes pas un concepteur.

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Que sont les aides à l’emploi ? Définition

Les aides à l’emploi sont des instructions sur la façon d’effectuer une tâche liée au travail. Ils sont également connus sous le nom d’aide-mémoire, d’antisèches, de listes d’instructions, d’aide-mémoire et d’outils d’aide au rendement. Les aides à l’emploi rappellent aux employés comment effectuer les tâches et évitent les erreurs.

Il s’agit généralement de documents imprimés, mais ils peuvent aussi être numériques – un fichier PDF ou une image enregistrée sur un ordinateur, une vidéo, une application pour smartphone. Ils tiennent souvent en une page (ou moins).

Les aides au travail ne sont pas des formations. Les aides au travail sont utilisées lorsque le besoin s’en fait sentir.

Les aides au travail ne sont pas des outils. Votre fauteuil de bureau ergonomique n’est pas une aide au travail.

Les aides au travail soutiennent le travail sur le lieu de travail. Ils simplifient les informations et les processus afin de guider les employés sur le moment.

Comment les aides au travail améliorent les performances des employés

Les professionnels de l’apprentissage et du développement peuvent utiliser des aides au travail pour améliorer les performances des employés.

Non, vraiment. Le Peregrine Performance Group a constaté que les compétences des employés ont augmenté de 50 % lorsqu’ils ont réduit à une journée un cours de formation d’une semaine et ajouté un outil de travail de huit pages.

Les aides au travail peuvent aider les employés :

Se rappeler comment faire quelque chose après la formation
Résoudre un problème complexe dans l’instant
Tester de nouveaux flux de travail ou s’adapter à d’autres changements

Lié : Comment créer un programme de formation et de développement des employés réussi en utilisant des visuels

Pour y parvenir efficacement, les aides au travail doivent être :

Simple
Très pertinent par rapport à la tâche à accomplir
Bien conçu, c’est-à-dire facile à utiliser.

Il est évident qu’une aide au travail mal conçue, confuse, mal rédigée ou incomplète fera plus de mal que de bien.

Nous sommes ici pour vous apprendre à créer des aides à l’emploi attrayantes et utiles. Commençons.

Comment créer une aide à l’emploi

Un texte et des éléments visuels solides sont essentiels lors de la création d’une aide à l’emploi. Cela dit, ils ne constituent qu’une partie du processus.

Un outil d’aide à l’emploi vraiment excellent est créé avec un résultat spécifique à l’esprit, l’adhésion des responsables et, une fois créé, il est testé et révisé jusqu’à ce qu’il soit parfait.

Dans cette section, nous vous apprendrons à planifier, créer et tester vos outils de travail. Et puisque Venngage est un outil de conception simple pour les communications d’entreprise, nous vous fournirons de nombreux conseils faciles à mettre en œuvre pour que vos aides à l’emploi soient belles et fonctionnent encore mieux.

1. Recueillir des informations et obtenir l’adhésion

Un outil d’aide à l’emploi efficace est celui qui est conçu spécifiquement pour son public cible. L’aide-mémoire est-il destiné aux cadres supérieurs ou aux employés débutants ? Ou à un rôle intermédiaire ?

Assurez-vous que vous communiquez le bon message en interrogeant un expert en la matière ou même des employés individuels. Il est utile de faire des études d’audience en ligne, mais il faut toujours les compléter par des entretiens individuels.

Concentrez votre analyse des besoins sur ce que votre public sait déjà et sur ce qu’il a besoin d’apprendre d’une aide au travail. Laissez les employés vous dire ce qu’ils veulent apprendre. 360Learning propose un excellent guide sur l’approche ascendante de l’analyse des besoins.

Source :

L’analyse des besoins est terminée, obtenez l’adhésion des responsables. Discutez avec les responsables de la manière dont l’outil de travail sera présenté aux employés et qui veillera à ce qu’il soit utilisé. Définissez les attentes des employés – comment et quand l’outil de travail doit être utilisé et comment ils recevront un retour d’information.

Assurez-vous que votre stratégie d’aide à l’emploi est en phase avec les gestionnaires qui l’appliqueront ! En obtenant un alignement dès le départ, vous augmentez considérablement les chances que votre aide au travail soit efficace.

2. Choisissez un format d’aide au travail

Le format approprié pour votre aide-mémoire dépend largement de la tâche à accomplir. S’agit-il d’un processus simple, étape par étape, ou le travailleur doit-il prendre des décisions en cours de route ? Le travailleur doit-il cocher des éléments sur une liste ou enregistrer des informations ?

Vous pouvez également envisager le support de votre aide-mémoire : une affiche, une vidéo, un enregistrement audio, une application ou un document.

Chez Venngage, nous nous concentrons sur les infographies et les documents : diagrammes étape par étape, listes de contrôle, organigrammes, feuilles de travail et autres. Nous allons donc vous guider dans le processus de création de graphiques d’aide à l’emploi que vous pourrez utiliser en solo, ou ajouter à vos affiches, vidéos ou applications.

Aide-mémoire étape par étape

Les aides au travail étape par étape permettent de visualiser les instructions et les informations dans une séquence.

Vous devez utiliser un format d’aide à l’emploi étape par étape si la tâche à accomplir :

Est linéaire, sans chemins alternatifs.
Ne nécessite pas de prise de décision.
Doit être fait dans un ordre précis.

Comment concevoir une aide à l’emploi réussie, étape par étape :

N’ajoutez que les étapes les plus pertinentes pour accomplir la tâche.
Utilisez des icônes ou des illustrations pour un rappel visuel rapide de chaque étape.
Utilisez le même style d’icône/illustration dans toute l’aide-mémoire pour assurer la cohérence visuelle.
Utilisez un en-tête ou un fond de couleur différente pour chaque étape.
Utilisez des verbes au début de chaque sous-titre, par exemple : fixer des objectifs, créer du contenu.

Modèle d’instructions étape par étape

Les infographies étape par étape sont idéales pour expliquer un processus de manière simple et facile. Créez d’abord un plan de texte. Organisez vos étapes, rédigez les en-têtes et le texte explicatif. Ensuite, vous êtes prêt à commencer la conception !

La réalisation de votre propre mise en page vous intimide ? Les modèles prêts à l’emploi, comme celui ci-dessous, vous évitent de vous lancer dans la création d’une aide à l’emploi. Choisissez un modèle dont la structure vous plaît, puis personnalisez les couleurs, les illustrations et le texte.

Modèle de procédure étape par étape

Utilisez une introduction (courte !) dans votre aide-mémoire pour fournir un contexte ou des directives. Cela est particulièrement utile pour les conversations ou les situations difficiles.

Par exemple, le service clientèle peut être amené à répondre à des commentaires négatifs de clients, comme dans l’aide-mémoire sur la procédure étape par étape ci-dessous.

L’introduction indique clairement que les représentants doivent répondre dans les 24 heures, surtout si l’avis est négatif.

Les outils de travail étape par étape suivent généralement un format à une seule colonne, de haut en bas. Cela crée un flux d’informations naturel qui guide facilement le lecteur d’étape en étape.

Les informations doivent également être organisées de gauche à droite – le sens de lecture naturel.

Vous pouvez néanmoins mélanger les choses en alternant les étapes numérotées à droite ou à gauche, comme dans l’exemple ci-dessous. Les illustrations aident à guider l’œil du lecteur d’une étape à l’autre.

Modèle d’accueil des nouveaux utilisateurs

Parfois, un format linéaire à une colonne, étape par étape, ne convient pas à votre aide-mémoire.

Utilisez un format à deux colonnes pour comparer et contraster. Utilisez des couleurs contrastées pour aider les employés à mieux assimiler les informations. Le modèle d’accueil des nouveaux utilisateurs utilise le bleu et l’orange, tant dans l’en-tête que dans les deux colonnes.

Aide-mémoire sur les organigrammes

Les aides à l’emploi sous forme d’organigrammes aident les employés à prendre des décisions sur le lieu de travail et à terminer les tâches – sous certaines conditions.

Nécessite plusieurs décisions de type oui ou non.
Il faut que les décisions soient prises dans l’ordre.
Sera complété de différentes manières en fonction de chaque décision.

Comment concevoir une aide à l’emploi réussie, étape par étape :

Incluez une courte introduction pour le contexte, mais seulement si elle est essentielle.
Utilisez des phrases courtes et des mots courts.
Veillez à ce qu’il y ait beaucoup d’espace blanc.
Contrastez les chemins alternatifs avec des couleurs différentes.
Utilisez des puces pour condenser les instructions dans un nœud.

Modèle d’aide à la prise de décision

Les organigrammes doivent absolument être planifiés au préalable. Esquissez le nombre d’étapes et décidez du degré de complexité que vous souhaitez.

Commencez par un canevas vierge ou choisissez un modèle qui reflète le mieux le processus que vous souhaitez visualiser. Ce modèle d’organigramme d’aide au travail est un modèle linéaire assez simple. Quel que soit votre choix, commencez le flux dans le coin supérieur gauche, car c’est ainsi que les gens lisent habituellement.

Gardez l’organigramme simple ! N’incluez que les points essentiels afin que les employés puissent suivre le flux avec facilité. Utilisez des couleurs contrastées pour différencier les flux, comme le schéma de couleurs bleu et jaune ci-dessus.

Modèle d’organigramme de prise de décision

Les repères visuels sont très importants pour faciliter le suivi des organigrammes. Placez les étapes parallèles aux mêmes niveaux. Dans l’exemple ci-dessous, les points à gauche sont alignés avec les options parallèles à droite.

Utilisez différentes formes et couleurs pour différentes options.

“Commencez ici” figure dans un rectangle plus petit et foncé, de sorte que les travailleurs savent immédiatement où commencer le flux.

Les options “oui/non” sont des cercles foncés. Les instructions sont des rectangles verts et les points d’arrivée “call closed” sont des rectangles orange plus petits. Très facile à comprendre.

Si vous préférez que l’employé suive un chemin particulier dans l’organigramme, mettez-le dans une couleur différente et plus vive. Par exemple, le flux le moins apprécié pourrait être en gris, tandis que le flux privilégié est d’un vert vif.

Aide-mémoire

Les aides au travail sous forme de listes de contrôle aident les employés à prendre des décisions sur le lieu de travail et à terminer les tâches – sous certaines conditions.

Vous devez utiliser une liste de contrôle sous forme d’aide-mémoire si la tâche à accomplir est importante :

Il n’est pas nécessaire de les remplir dans un certain ordre.
Concerne la planification, l’inspection ou l’observation.
Il doit être exécuté de la même manière à chaque fois.

Comment concevoir un aide-mémoire efficace :

Utilisez un verbe ou un mot d’action au début de chaque élément de la liste de contrôle.
Regroupez les différentes étapes d’un processus par couleur.
Ou séparez les listes de contrôle en différents tableaux.
Évitez les mots longs ou le jargon, sauf si cela est pertinent.
(Facultatif) Ajoutez une courte introduction, avec les informations les plus importantes au début et à la fin.

Modèles de liste de contrôle du travail

Une liste de contrôle d’aide au travail peut être un aperçu général d’un long processus ou être plus détaillée. Le formatage et le choix des couleurs aideront à garder les choses organisées.

Essayez un format à une seule colonne pour les aperçus de haut niveau. Vous pouvez ajouter des dates, ou organiser par étape comme dans le modèle d’aide-mémoire ci-dessous. Le codage couleur permet d’organiser visuellement les étapes.

En fait, la plupart des listes de contrôle de l’aide au travail devront être divisées en plusieurs parties.

Et chaque section ne doit contenir que les étapes les plus importantes. N’oubliez pas qu’une liste de contrôle ne peut pas faire le travail d’un employé à sa place. Vous ne donnez pas d’instructions, vous donnez une vue d’ensemble.

Chaque étape doit être courte et succincte, c’est-à-dire facile à comprendre en un coup d’œil. Le modèle de liste de contrôle de l’aide-mémoire ci-dessous repose sur des phrases courtes et de nombreux espaces blancs. Des barres de couleur définissent proprement chaque section. Un fond blanc et net permet de se concentrer sur les tâches.

Lié : Autres modèles de liste de contrôle pour le travail

Modèle de liste de contrôle des pratiques de travail sûres

Le regroupement des tâches est encore plus utile dans les listes de contrôle plus détaillées, comme dans l’aide-mémoire de la liste de contrôle du nettoyage ci-dessous. Les employés ne seront pas aussi débordés ; ils se sentent habilités à réagir à une (courte) liste à la fois.

C’est particulièrement important pour les listes de contrôle des pratiques de travail sûres où la santé des travailleurs est en jeu. La précision est d’autant plus importante que vous devrez peut-être rejeter notre règle du “court et doux” et donner des instructions plus détaillées pour vous assurer que les travailleurs n’oublient rien.

En particulier pour les tâches effectuées quotidiennement, comme les processus de nettoyage, vous voudrez obtenir un retour d’information dès que possible et réviser la liste de contrôle si nécessaire.

Les listes de contrôle doivent être des documents vivants, qui respirent.

Demandez votre avis et mettez la liste à jour immédiatement pour obtenir une liste de contrôle plus efficace et approuvée par les personnes qui l’utilisent !

Aide-mémoire pour les tables de décision

Les aides à l’emploi sous forme de tableaux de décision aident les employés à prendre des décisions, sous certaines conditions.

Vous devriez utiliser un format d’aide-mémoire sous forme de tableau de décision si la tâche à accomplir :

Comporte plusieurs variables.
Il n’est pas nécessaire de les remplir dans un certain ordre.
A un nombre modéré d’options liées à chaque variable.

Comment concevoir un aide-mémoire pour une table de décision réussie :

Ne vous en tenez qu’aux informations essentielles. Juste les faits, m’dame.
Utilisez des puces avec des mots et des phrases courts.
Ajoutez des icônes à chaque section pour une référence visuelle rapide.
Incluez un en-tête en gras et en gros caractères.
Utilisez des séparateurs de rangées de différentes couleurs pour séparer les sections.

Tableau des risques pour la prise de décision médicale

La couleur est essentielle pour mettre en évidence le risque dans un tableau de décision. Un gradient allant du vert (risque faible) au rouge (risque élevé) fait passer le message.

Les icônes aident à soutenir le message. Vous pouvez intervertir les icônes pour symboliser la catégorie ou identifier le type de risque encouru.

Guide de référence – aides au travail

Guide de référence Les aides au travail fournissent les informations dont les employés ont besoin pour accomplir une tâche.

Vous devez utiliser un guide de référence sous forme d’aide-mémoire si la tâche à accomplir :

Il n’est pas nécessaire de les faire dans un certain ordre.
Implique des données auxquelles un employé doit se référer.

Comment concevoir un guide de référence réussi – aide-mémoire :

Utilisez des icônes ou des illustrations simples comme puces.
Utilisez le même style de graphiques partout.
Utilisez les espaces blancs pour éviter de submerger le lecteur d’informations.
Répartissez les informations en morceaux faciles à digérer.
Utilisez des phrases courtes et des mots courts.

Modèle de guide de référence rapide

Les infographies brillent vraiment en tant que guides de référence. Elles sont claires, visuelles et faciles à suivre.

Voici comment ne pas dérailler avec votre conception : gardez chaque élément, qu’il s’agisse des formes, des polices d’en-tête ou des styles d’icône, cohérent.

Conservez la même police pour l’en-tête, le sous-titre et le corps du texte. Si vous utilisez des illustrations, elles doivent toutes être du même style et avoir les mêmes couleurs. Utilisez les mêmes formes : des carrés pour les fonds et des cercles pour les chiffres, comme dans l’exemple ci-dessous.

L’aide-mémoire ci-dessus est clair et agréable à l’œil car :

Les illustrations sont toutes du même style, de la même taille et des mêmes couleurs.
Les carrés du fond gris ont tous la même forme et sont tous alignés comme sur une grille.
La couleur, la taille et la police du texte sont cohérentes.
Il y a beaucoup d’espace blanc à l‘arrière-plan pour éviter que le design ne soit encombré.
La palette de couleurs est simple, la couleur sarcelle étant utilisée comme couleur d’accentuation pour mettre en évidence les informations importantes.

Ne vous souciez pas d’ajouter trop de “flair” à votre aide-mémoire. Concentrez-vous sur la répétition des éléments de conception et sur leur alignement et leur cohérence. C’est la meilleure façon de rendre votre aide-mémoire accessible et efficace.

Là encore, l’aide-mémoire du guide de référence ci-dessus est parfaitement aligné, les styles d’icônes sont cohérents et il y a beaucoup d’espace blanc autour de chaque point.

Nerveux à l’idée de créer un alignement parfait ? Les modèles de Venngage le font pour vous. Notre fonction de remplacement d’icône réaligne automatiquement les éléments pour vous. Il y a aussi des guides intelligents qui vous montrent comment chaque élément est aligné par rapport aux objets voisins.

Autre conseil : les icônes favorisent la compréhension et l’engagement et rendent vos aides au travail plus accessibles. Les symboles aident les personnes ayant des styles d’apprentissage différents à mieux comprendre votre aide-mémoire.

Lié : Comment créer des conceptions accessibles

Guide d’utilisation rapide du logiciel Tech

Toujours sur le thème de l’accessibilité, veillez à ce que tout texte soit d’un niveau de lecture équivalent à celui d’une sixième année. Et veillez à ce que vos polices soient lisibles. Maintenez une taille de police aussi grande que possible, évitez les polices avec des “fioritures” (polices à empattement) et évitez les fonds à motifs pour que le texte reste lisible.

Le guide d’utilisation rapide du logiciel ci-dessous a un fond gris simple et utilise toujours la même police simple.

3. Rédiger l’aide-mémoire

Les aides à l’emploi sont des instructions, il faut donc s’en tenir à des phrases courtes qui commencent par un verbe d’action.

Vous voulez indiquer à l’employé exactement ce qu’il doit faire. Soyez direct.

Par exemple :

Saisissez l’adresse électronique et le mot de passe de votre entreprise.
Cliquez sur “Time Off” dans la barre de navigation de gauche.
Appuyez sur “5” lorsque vous y êtes invité.
Essuyez votre bureau chaud avec les lingettes désinfectées fournies à la fin de la journée.
Imprimez le journal des appels passés.

Soyez cohérent avec vos verbes d’action. Si vous écrivez “entrez votre nom de connexion/mot de passe/données”, n’écrivez pas ensuite “branchez votre nom de connexion/mot de passe/données”. C’est trop confus. Restez-en à “entrer”.

4. Testez votre aide à l’emploi dans le monde réel

Avant de diffuser votre aide-mémoire dans la nature, testez un prototype. N’incluez que le texte et un design simple. Donnez-le à quelques personnes qui l’utiliseront réellement dans le cadre de leur travail. Observez-les l’utiliser, si possible. Obtenez des commentaires.

Révisez l’aide au travail jusqu’à ce qu’elle soit aussi efficace que possible.

Vous pouvez organiser une enquête pour obtenir un retour d’information. Voici quelques exemples de questions :

Certaines étapes n’étaient-elles pas claires ?
Etiez-vous incertain de quelque chose ?
Y a-t-il des étapes qui ne sont pas dans l’ordre ?
Les étapes étaient-elles faciles à suivre ?
Avez-vous eu besoin de plus d’informations à un moment donné ?
Y avait-il trop d’informations à un moment donné ?
Y a-t-il quelque chose qui n’a pas été couvert ?

Ensuite, présentez vos conclusions à votre équipe ou aux décideurs à l’aide d’une infographie.

Veillez également à obtenir l’approbation des responsables ou d’autres parties prenantes. Leur adhésion vous permettra de vous assurer que votre outil de travail est réellement utilisé et utilisé comme prévu.

Déterminez avec eux le support de l’aide-mémoire – numérique ou imprimé – et la manière dont elle doit être distribuée. Soyez précis sur la manière dont les employés doivent utiliser votre aide-mémoire : imprimé et placé dans un classeur spécifique, sauvegardé en tant qu’image sur leur bureau, etc.

C’est un peu méta, mais vous pouvez utiliser une infographie pour expliquer comment les travailleurs doivent utiliser votre infographie d’aide au travail. Modifiez ce modèle dans Venngage et intitulez-le “6 conseils pour utiliser votre nouvel outil de travail”. Supprimez les sections si nécessaire, puis partagez ou téléchargez.

Comment prouver l’efficacité de votre aide au travail ? Voici quelques repères :

Les scores de satisfaction des clients s’améliorent.
Les tâches sont accomplies avec plus de précision.
Les managers reçoivent moins de questions répétitives de la part des employés.
Les employés signalent des gains importants de connaissances et de compétences dans les enquêtes.
Mesurez les actions pour déterminer les augmentations de productivité.

Lié : Comment créer un programme de formation et de développement des employés réussi en utilisant des visuels

Présentez vos résultats dans un rapport simple et facile à comprendre. Utilisez ce modèle et envoyez-le par courrier électronique ou par messagerie instantanée ou ajoutez-le à une présentation existante ou à un autre document.

Surtout, il ne s’agit pas seulement de chiffres. Vous devez raconter une histoire : le problème, les objectifs de l’aide au travail, les réussites et ce qui doit être fait ensuite.

C’est pourquoi les infographies sont idéales pour les rapports : elles combinent des données et des informations dans un format attrayant et facile à comprendre.

Créer une aide au travail avec Venngage

Venngage est une plateforme de conception simple mais puissante pour réaliser des infographies et autres visuels pour les entreprises.

Comme vous l’avez vu, nous disposons de modèles d’aide à l’emploi spécifiques que vous pouvez personnaliser dans notre éditeur en ligne simple, puis télécharger sur votre ordinateur. Vous pouvez également partir d’un canevas vierge.

1. Choisissez un modèle d’aide au travail

Les modèles aident à s’inspirer de la conception. C’est à vous de décider si vous voulez vous en tenir à la mise en page ou la modifier radicalement !

Choisissez la mise en page qui vous convient le mieux pour votre aide à l’emploi. Ne vous souciez pas de choisir un modèle avec les bonnes couleurs, images, polices de caractères, etc. Vous pourrez les modifier ultérieurement.

Vous pouvez rechercher “aide à l’emploi” dans notre page de modèles ou tout autre terme comme “service clientèle”, “modèle étape par étape”, etc. Ou parcourir les modèles dans cet article de blog.

2. Personnalisez votre modèle d’aide au travail

Voici quelques façons rapides de personnaliser un modèle d’aide à l’emploi dans Venngage :

Cliquez pour modifier n’importe quel texte (et style de texte).
Modifiez la couleur de l’arrière-plan ou ajoutez un motif/gradient.
Ajoutez ou supprimez des sections. Redimensionnez votre toile manuellement ou utilisez Magic Resize pour les utilisateurs du plan Business.
Ajoutez les couleurs de votre marque et appliquez-les automatiquement à n’importe quel modèle avec My Brand Kit pour les utilisateurs du plan Business.
Téléchargez votre logo.
Accédez à notre bibliothèque en ligne de milliers d’icônes et d’illustrations gratuites.
Ajoutez des diagrammes ou des graphiques et modifiez facilement les données et le style.

Remplacer une icône dans Venngage en utilisant notre menu de remplacement.

Lié : Comment personnaliser votre modèle d’infographie dans Venngage

3. Invitez votre équipe à Venngage et collaborez à votre aide-mémoire.

Invitez des personnes dans votre équipe Venngage avec Venngage for Business. Éditez ensemble en temps réel. Ajoutez des commentaires, envoyez des liens privés et organisez vos créations dans des dossiers.

Collaborer avec les membres de l’équipe dans Venngage en temps réel.

4. Téléchargez votre aide-mémoire sur votre ordinateur

Les utilisateurs gratuits peuvent partager leurs créations via un lien. Les utilisateurs payants peuvent télécharger les dessins au format PDF, PDF interactif, PNG, PNG HD ou PowerPoint.

Téléchargement de votre dessin Venngage sur votre ordinateur.