Les 10 meilleures méthodes pour concevoir des rapports d’activité en 2019

By Cécilien Dambon, Sep 28, 2019

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Est-ce que vos rapports ressemblent à peu près à cela ?

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Des pavés de texte denses, sans graphiques ni visuels, aussi ennuyeux à lire qu’à créer ?

Il est temps de passer à l’étape suivante. Avec quelques astuces de conception simples, vous pouvez transformer des rapports chargés de textes en documents accessibles et attrayants qui sont un pur plaisir à consulter (comme cet exemple de rapport moderne ci-dessous).

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Aujourd’hui, je vais vous donner des astuces toutes simples pour concevoir des rapports aussi beaux que fonctionnels. Voici les 10 meilleures méthodes de conception de rapports que vous pouvez utiliser en 2019 :

  1. Équilibrez les textes et les visuels pour faciliter la lecture de vos informations
  2. Utilisez une seule couleur d’accentuation pour attirer l’attention sur les informations clés
  3. Créez une hiérarchie de texte pour faciliter la navigation dans votre rapport
  4. Intégrez votre identité de marque pour garantir une cohérence d’ensemble
  5. Présentez vos informations de manière visuelle avec des diagrammes à barres/à bulles/à lignes/circulaires
  6. Utilisez une disposition à 2 colonnes pour une lisibilité optimale
  7. Laissez suffisamment d’espaces blancs dans la conception de votre rapport
  8. Utilisez des motifs uniformes sur l’ensemble des pages de votre rapport
  9. Utilisez des blocs de couleur pour regrouper les informations connexes
  10. Incluez une annexe avec des tableaux et des graphiques détaillés

Lorsque vous serez prêt(e) à commencer, consultez notre page de modèles de rapports pour concevoir votre propre rapport personnalisé !

1. Équilibrez les textes et les visuels pour faciliter la lecture de vos informations 

La plupart des gens ont une plus grande faculté à retenir des informations visuelles que des contenus écrits. Par conséquent, lorsque vous concevez des rapports contenant beaucoup de textes, recherchez des possibilités de transformer les textes en éléments visuels afin de rendre vos informations plus attrayantes et faciles à digérer.

Évitez d’utiliser des mots pour décrire des informations qui peuvent être présentées de manière visuelle.

Essayez d’obtenir une balance de 50 % de textes et 50 % d’images. Au moins la moitié de chaque page doit être consacrée à des éléments visuels tels que des graphiques, des diagrammes ou des images d’illustration.

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Comme dans l’exemple de rapport ci-dessus, chaque bloc de texte d’un rapport doit être accompagné d’un visuel représentatif. Le visuel doit communiquer le gros de l’information et le texte qui l’accompagne doit énumérer les principaux éléments clés.

Même si votre rapport nécessite une approche axée sur les textes, essayez de disséminer des éléments visuels entre les paragraphes les plus longs. L’alternance de textes et de visuels aidera à conserver l’attention de vos lecteurs d’une page à une autre.

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N’oubliez pas de mettre la priorité sur la fonctionnalité. Les éléments visuels ne servent pas uniquement à séparer les textes. Ils doivent être utilisés pour améliorer la compréhension des informations : catégoriser, mettre en évidence et mettre en valeur le contenu. Choisissez des éléments visuels qui facilitent la compréhension de votre contenu.

2. Utilisez une seule couleur d’accentuation pour attirer l’attention sur les informations clés

Les couleurs sont l’un des éléments les plus importants de toute conception.

En plus de jouer un rôle majeur dans l’apparence générale d’une conception, les couleurs peuvent être utilisées pour contrôler le regard des lecteurs. Vous pouvez utiliser des couleurs vives pour attirer l’attention des lecteurs sur les données ou les chiffres essentiels.

Comme le montre l’exemple de rapport moderne ci-dessous, les couleurs sont un outil puissant pour mettre en évidence des points de données importants et pour attirer l’attention sur les en-têtes d’un rapport.

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Assurez-vous simplement d’utiliser les couleurs d’accentuation avec retenue. Un trop grand nombre de couleurs vives et contrastées peut créer la confusion et l’incompréhension, ce qui a pour effet de distraire les lecteurs du message que vous essayez de transmettre.

L’usage d’une seule couleur d’accentuation permet d’améliorer la compréhension de votre contenu et d’uniformiser votre document.

3. Créez une hiérarchie de texte pour faciliter la navigation dans votre rapport

De la même manière que vous pouvez utiliser des couleurs pour diriger le regard de vos lecteurs, vous pouvez utiliser différentes tailles de texte pour diriger le sens de lecture.

Cette technique, appelée « hiérarchie typographique », consiste à styliser et à dimensionner les textes de sorte que les lecteurs puissent facilement naviguer dans un rapport d’un rapide coup d’œil.

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Tout rapport doit avoir au moins trois niveaux différents de hiérarchisation des textes, et cette hiérarchie doit être appliquée à l’ensemble du document. Au minimum, les textes suivants doivent être hiérarchisés à l’aide d’un style différent :

  • Le texte de l’en-tête
  • Les textes des sous-en-têtes
  • Les textes des paragraphes

Comme le montre l’exemple de rapport ci-dessous, le texte de l’en-tête doit être suffisamment grand et gras pour attirer l’attention des lecteurs, et aussi un peu stylisé. Les sous-en-têtes doivent être légèrement plus petits et un peu moins stylisés. Les textes des paragraphes doivent avoir un style plus minimaliste et doivent être faciles à lire.

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Consultez notre guide de choix des polices pour plus d’informations sur la manière de créer des hiérarchies de texte.

4. Intégrez votre identité de marque pour garantir une cohérence d’ensemble

Il est généralement judicieux de prendre en compte l’identité de marque de votre entreprise lors de la création de vos rapports.

Utiliser les éléments identitaires de votre marque vous permettra d’homogénéiser le thème de votre rapport du début à la fin, ce qui est essentiel pour créer un document cohérent.

Comme illustré dans l’exemple ci-dessous de IPG Media, l’usage systématique des couleurs de la marque d’une entreprise peut avoir un impact prépondérant.

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Mais n’hésitez pas à ajouter votre touche personnelle ! Ce n’est pas parce que votre conception doit être cohérente avec l’identité de marque de votre entreprise que vous devez restreindre votre liberté de création.

Vous pouvez utiliser les éléments essentiels de votre marque pour créer un design original qui répond au cahier des charges de votre entreprise. Cette conception de rapport de Maine Tourism mélange des couleurs secondaires avec les couleurs de la marque pour donner au rapport un style unique.

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Si vous ne l’avez pas déjà fait, consultez le Kit ma marque de Venngage. Nous avons simplifié l’usage de votre identité de marque. Appliquez en un instant les couleurs, polices et logos de votre marque sur les modèles de votre choix !

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Téléchargez simplement le logo de votre entreprise, ajoutez les polices et les couleurs de votre marque, et générez des modèles personnalisés en un clic !

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5. Présentez vos informations à l’aide de diagrammes à barres/à bulles/à lignes/circulaires

Les visualisations de données d’un long rapport n’ont pas besoin d’être sophistiquées.

En réalité, plus c’est simple, mieux c’est !

L’usage de diagrammes simples, tels que des diagrammes à barres/à bulles/à lignes/à gros chiffres, permet de simplifier la présentation de vos données sans dérouter vos lecteurs.

Ces diagrammes simples peuvent même être très attrayants s’ils sont intégrés intelligemment dans votre conception. Jetez un œil au modèle de rapport annuel de la fondation Hall Family, et à la manière dont ces simples techniques de visualisation de données (diagrammes à barres et diagrammes à gros chiffres) donnent de l’impact au contenu.

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Assurez-vous simplement d’utiliser des diagrammes adaptés à vos données et au message que vous souhaitez transmettre. Voici quelques astuces pour choisir des diagrammes adaptés à chaque situation :

  • Utilisez des diagrammes à lignes pour mettre en évidence des tendances au fil du temps
  • Utilisez des diagrammes à barres ou des diagrammes à bulles pour illustrer des différences entre diverses catégories
  • Utilisez des diagrammes à gros chiffres pour mettre l’accent sur des indicateurs de performance

Un dernier conseil pour illustrer des données dans un rapport : incluez des descriptions pour les diagrammes et les tableaux afin de contextualiser les informations. Comme illustré dans l’exemple ci-dessous, chaque diagramme doit être accompagné d’un texte (ou au moins un en-tête) qui apporte des éclaircissements et explique les tendances importantes.

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Si vous voulez plus d’exemples sur la manière d’illustrer vos données, jetez un œil à nos infographies statistiques. De nombreuses techniques de visualisation utilisées pour les infographies riches en données fonctionnent aussi très bien pour la conception de rapports.

6. Utilisez une disposition à 2 colonnes pour une lisibilité optimale

Les rapports désordonnés et désorganisés ne sont pas seulement peu professionnels, ils peuvent aussi être déroutants.

Ce qui crée un désintérêt immédiat !

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Organisez vos rapports en les concevant sur une grille (idéalement, une grille à 2 colonnes), comme illustré dans ce rapport du Fonds mondial pour les enfants. Une grille donne une structure visuelle et crée une agréable homogénéité, tout en évitant de surcharger la conception d’un rapport.

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Une disposition à 2 colonnes permet également d’éviter que vos paragraphes ne soient trop larges. La longueur de ligne optimale pour une bonne lisibilité est d’environ 60 à 70 caractères par ligne, ce qui correspond généralement à la plupart des présentations à 2 colonnes.

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7. Laissez suffisamment d’espaces blancs dans la conception de votre rapport

Les espaces blancs, l’espace vide autour de chaque élément de contenu d’une page, sont essentiels à la bonne lisibilité d’une conception.

Une quantité adaptée d’espaces blancs confère au design une apparence équilibrée et agréable, tandis qu’un manque d’espaces blancs donne l’impression d’un design empâté et inachevé. Jetez un œil à l’exemple ci-dessous et à la différence que crée l’ajout d’un peu d’espaces blancs :

report designCe rapport de Samsung Fire & Marine Insurance est un exemple extrême de l’usage d’espaces blancs, mais il illustre bien les avantages de cette technique. Les espaces blancs autour des textes, des chiffres et des images donne à la conception un aspect soigné, équilibré et léger :

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Pour obtenir un bon équilibre entre les espaces blancs et le contenu, partez du principe que les grands pavés de texte sont généralement indigestes. Essayez de synthétiser vos informations, puis de diviser les textes en sections plus petites et de les espacer afin que les pages ne soient pas trop surchargées.

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Les espaces blancs sont particulièrement importants dans les rapports riches en informations, car les contenus peuvent rapidement alourdir les pages d’un rapport. En laissant des marges généreuses autour des sections et des diagrammes, votre rapport sera plus digeste et percutant.

8. Utilisez des motifs uniformes sur l’ensemble des pages de votre rapport

L’uniformité est un facteur essentiel à la conception d’un rapport efficace. Étant donné que les textes et les éléments visuels de votre rapport sont différents d’une page à une autre, il est important d’utiliser des éléments de conception similaires sur l’ensemble des pages pour obtenir un résultat homogène et uniforme.

Ces éléments (ou motifs) uniformes peuvent être des images, des illustrations, des icônes ou de simples formes géométriques !

Jetez un œil au modèle de rapport annuel ci-dessous. La simple bande de couleur située à droite de chaque page crée une uniformité visuelle qui permet de lier les pages de la conception.

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Pour ajouter des motifs dans vos rapports avec Venngage, utilisez notre bibliothèque d’icônes située dans le panneau de gauche de l’éditeur. Vous pouvez parcourir la bibliothèque par catégories :

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Ou recherchez des icônes spécifiques par mot-clé à l’aide de notre barre de recherche. Vous pouvez également filtrer les résultats pour trouver des icônes multicolores ou des icônes monochromes (qui peuvent être personnalisées dans n’importe quelle couleur) !

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9. Utilisez des blocs de couleur pour regrouper des informations connexes

La mise en page et la conception d’un rapport doivent permettre de faciliter la compréhension du contenu.

Par exemple, vous pouvez utiliser des éléments de conception de base (tels que des blocs de couleur, des lignes ou des bordures) pour indiquer les informations qui sont connectées, ce qui permet aux lecteurs de les consulter de manière rapide et facile.

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Voyons comment cela peut vous aider à concevoir des rapports contenant beaucoup de données par page.

Les pages contenant beaucoup de données peuvent facilement devenir surchargées. Lorsque de nombreux points de données, de lignes et de barres se disputent l’attention des lecteurs, essayez de diviser ces informations en sections spécifiques afin de créer un design synthétique et facile à consulter :

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Ne sous-estimez jamais la puissance d’un bloc de couleur !

10. Incluez une annexe avec des tableaux et des graphiques détaillés

Pour éviter de submerger les lecteurs avec trop d’informations, reportez les tableaux et graphiques détaillés dans une annexe de votre rapport.

De cette manière, votre rapport reste bref et concis tout en offrant aux lecteurs intéressés la possibilité d’explorer votre contenu plus en détail.

Voici quelques astuces de design pour créer des tableaux dans votre annexe :

  • Utilisez une couleur vive pour distinguer clairement les lignes d’en-têtes des lignes de corps de texte
  • Alternez la couleur des lignes de corps de texte entre du blanc et du gris clair pour faciliter la lecture du tableau
  • Utilisez des cases de couleur vive pour attirer l’attention sur les données importantes du tableau

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Pour concevoir un rapport efficace, faites-en sorte d’inclure la bonne quantité d’informations. L’objectif du corps d’un rapport est d’énoncer les points clés à retenir et de les illustrer à l’aide d’éléments visuels. Les informations complémentaires doivent être reportées dans l’annexe de votre rapport.

 

Bonus : Ajoutez une couverture attrayante

« Ne jugez pas un livre à sa couverture » est un dicton qui peut être de bon conseil dans la vie de tous les jours, mais la plupart des gens ont tendance à baser leurs opinions sur l’apparence. C’est un facteur important que vous devez prendre en compte si vous voulez que vos lecteurs aient une impression positive de votre rapport.

Pour les documents imprimés, envisagez d’utiliser une photo, une illustration ou un autre motif attrayant sur votre couverture. Assurez-vous que cet élément de design reflète l’identité de votre marque et le sujet de votre rapport. Considérez également le ton général de votre rapport (optimiste, modéré, contradictoire) et choisissez un élément visuel qui aide à le retranscrire.

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Même si vous adoptez une approche minimaliste pour la conception de la couverture de votre rapport (p. ex. une simple touche de design en plus du titre du rapport), le résultat sera toujours bien plus professionnel qu’une couverture vierge.

 

Conclusion

Ce n’est pas parce que le contenu de votre rapport est solennel que vous devez restreindre votre liberté de création. En gardant à l’esprit ces meilleures méthodes de conception de rapports, vous pourrez créer des documents qui facilitent la lecture et la compréhension des informations qu’ils contiennent.

Prenez une longueur d’avance sur la conception de votre prochain rapport avec l’un de nos nombreux modèles de rapports.

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About Cécilien Dambon

Cécilien est Responsable SEO International chez Venngage et a écrit pour des sites tels que le Journal du Net, Webmarketing&Co'm, BPI France, etc. où il y partage son expertise en matière de référencement, design graphique et data visualization. Cécilien a aussi été interviewé pour des publications comme Search Engine Watch, Ranking Coach ou encore ShareThis. Vous pouvez le retrouver sur LinkedIn.