Des employés anxieux. Des profits en baisse. Des clients mécontents. D’énormes changements organisationnels.
Une crise a éclaté et votre entreprise doit réagir – maintenant.
C’est là qu’intervient le plan de communication de crise, qui permet à votre entreprise de tenir informées rapidement et efficacement toutes les parties prenantes en cas d’urgence.
Les plans de gestion de crise, tels que le plan d’intervention d’urgence, permettent de prévenir les pertes de vies humaines et d’atténuer l’impact des pertes de revenus.
Dans cet article, nous avons rassemblé un ensemble de modèles gratuits de plans de communication et de gestion de crise pour les dirigeants afin que votre entreprise soit prête à affronter n’importe quelle tempête.
Modèles de plan de communication de crise :
- Toutes les annonces de l’entreprise
- Communication de l’équipe dirigeante
- Exemples de plans de communication de crise
- Tableau d’évaluation des risques
- Feuille de travail pour l’analyse de l’impact sur les affaires
- Feuille de travail sur la continuité des activités
- Rapport sur les projections financières
- Plan d’intervention d’urgence
- Liste de contrôle pour la préparation aux situations d’urgence
- FAQ sur le plan de communication de crise
Tous ces modèles gratuits de plan de communication de crise peuvent être personnalisés grâce à notre éditeur en ligne de type “glisser-déposer”. L’inscription pour utiliser l’outil est également gratuite.
Envoyez des annonces à l’ensemble de l’entreprise dans le cadre du plan de communication de crise de votre entreprise.
En temps de crise, il est encore plus important de rester en contact avec l’ensemble de votre entreprise. Communiquer depuis le sommet est crucial en cette période difficile.
Adaptez le modèle ci-dessous pour l’envoyer à vos employés :
Conseil de conception : Notre éditeur par glisser-déposer vous permet de modifier la couleur de l’arrière-plan en un clic. Choisissez dans notre roue des couleurs ou appliquez des dégradés, des motifs et bien d’autres choses encore.
Coinbase propose des exemples de messages de communication de crise que vous pouvez adapter à votre propre entreprise. Vous pouvez également consulter nos autres modèles de newsletter.
Voici une autre idée : créez des graphiques qui résument vos nouvelles directives afin que les managers puissent facilement les partager dans Slack ou par e-mail. Les employés peuvent les enregistrer sur leur bureau.
Voici quelques directives de crise que vous pouvez visualiser :
- Politique de travail à domicile
- Directives pour les réunions : que vous prévoyiez d’utiliser Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams.
- Sécurité du télétravail
- Recommandations de l’OMS
- Politique en matière de congés de maladie
- Politiques relatives à la xénophobie et autres stigmatisations
- Directives de voyage
- Politique d’auto-isolement ou d’abri sur place
- Recommandations d’autosoins, utilisez ce graphique de l’OMS comme guide.
- Recommandations gouvernementales les plus récentes
- Politique relative aux visiteurs externes
- Directives de sécurité sur le lieu de travail
Par exemple, vous pouvez personnaliser le modèle ci-dessous pour décrire les politiques sanitaires actuelles (pas de poignée de main, contrôles sanitaires sur place obligatoires, etc. )
Conseil de conception : Remplacez les icônes pour refléter vos idées en les cliquant dans notre éditeur. Cliquez sur le bouton Remplacer pour accéder à notre bibliothèque d’icônes dans l’éditeur.
Essayez un infographique de processus pour décrire une opération standard, comme les étapes du lavage des mains :
Cette infographie fonctionne bien pour donner des conseils aux employés sur le travail à distance ou sur la façon de rester en bonne santé (mentalement et physiquement) :
Vous devrez peut-être aussi communiquer des échéances révisées :
Consultez notre article sur les communications de l’équipe à distance pour plus de modèles.
Vous pouvez également consulter notre article sur la réalisation d’une infographie en 5 étapes pour obtenir des conseils pratiques sur la conception.
Incluez dans votre plan de communication de crise des mises à jour régulières à l’intention de la direction.
Outre la communication avec l’ensemble de votre équipe, il est également important de rester en contact étroit avec votre équipe de direction et de lui envoyer des instructions personnalisées pour l’aider à traverser cette période difficile.
Vos responsables joueront un rôle crucial dans :
- Clarifier les objectifs
- Établir des routines (que votre entreprise soit entièrement à distance ou qu’elle s’adapte d’une autre manière).
- Répondre aux questions sur les nouvelles politiques
Il est important de les guider sur la manière de communiquer avec leur équipe. C’est une énorme responsabilité et vous devez les guider avec soin. Et n’oubliez pas de les tenir au courant des responsabilités légales de l’entreprise pendant cette période.
Essayez de présenter vos recommandations dans un graphique d’une page qu’ils peuvent enregistrer sur leur bureau et consulter :
Conseil de conception : Téléchargez votre logo et faites-le glisser facilement dans l’un de nos exemples de plans de communication de crise. Saisissez les bords de la boîte pour la redimensionner.
Vous pouvez également adapter l’un ou l’autre des modèles ci-dessous pour y inclure vos lignes directrices en matière de communication de crise :
Conseil de conception : Essayez de faire de chaque section une liste de recommandations, telles que les “directives pour les entretiens individuels” et les “rituels d’équipe à mettre en place”.
Consultez nos modèles d’infographies sur le leadership ou nos modèles pour aider les équipes de marketing à aller chercher d’autres idées à distance.
Utilisez un plan de communication de crise pour tenir les parties prenantes extérieures informées.
Dans un monde idéal, votre entreprise aurait mis en place un plan de communication de crise avant qu’une urgence ne survienne.
Cela dit, même si une crise n’en est qu’à ses débuts, vous avez peut-être encore le temps d’élaborer un plan pour vous aider à atténuer l’impact sur votre entreprise, surtout si vous utilisez un modèle de plan de communication.
Un plan de communication de crise est le plan détaillé d’une entreprise sur la manière dont elle communiquera en cas d’urgence ou de crise. Selon Ready.gov, ce plan doit indiquer comment l’entreprise entend communiquer et avec qui elle doit communiquer.
Un plan de communication de crise doit contenir les éléments suivants :
- Objectif du plan
- Qui peut activer le plan et quelles circonstances l’autoriseraient à le faire
- Mesures à prendre en matière de communication interne et externe
- Qui est responsable de quels canaux de communication (courriel, Twitter, intranet, communiqué de presse, etc.) ?
Ce modèle de plan de communication de crise vous aidera à créer le vôtre :
Conseil de conception : Cliquez sur l’une des zones de texte pour ajouter vos propres mots à l’un de nos exemples de plan de communication de crise. Modifiez la police, la taille et la couleur en quelques clics. Aucune expérience de conception n’est requise.
Vous pouvez également personnaliser ce modèle de conseil pour rédiger un plan de communication de crise :
Conseil de conception : Changez simplement les en-têtes et la table des matières. À propos de nous peut devenir l’objectif du plan de crise. Le résumé du projet peut devenir les critères d’activation.
Consultez nos autres modèles de rapports de consultation et nos modèles de papier à en-tête pour trouver d’autres idées. Les organisations à but non lucratif trouveront utiles nos modèles de communication de crise pour les organisations à but non lucratif.
Vous pouvez également utiliser cette carte mentale pour avoir une référence visuelle rapide. Placez la crise au centre, les parties prenantes dans la série de nœuds suivante et la réponse appropriée dans les plus petits nœuds.
Vous pouvez également utiliser un organigramme pour vous aider à visualiser votre plan de crise :
Veillez à faire autoriser votre plan de communication de crise par la direction et les services juridiques afin qu’il puisse être déployé rapidement en cas de crise. Il peut y avoir une directive de mise à l’abri sur place et il sera plus difficile d’obtenir des autorisations.
Effectuez une évaluation des risques pour déterminer les dangers qui pourraient affecter votre entreprise.
Une évaluation des risques examine les dangers auxquels votre entreprise pourrait être confrontée et l’impact qu’ils pourraient avoir. Elle fait partie intégrante d’un plan complet de gestion de crise.
Cet exemple d’évaluation des risques vous aidera à déterminer quels sont les risques auxquels votre entreprise est confrontée, quels actifs sont menacés par ces risques et quelles sont les conséquences potentielles pour votre entreprise :
Conseil de conception : dans l’éditeur, double-cliquez sur le graphique pour le modifier comme une feuille de calcul ; nous redimensionnerons les cellules pour vous. Ou ajoutez un lien vers votre feuille de calcul Google Sheets et nous importerons automatiquement les données.
Les risques peuvent inclure les ouragans, les pandémies et les incendies. Et il n’y a pas deux dangers individuels qui se ressemblent, en raison du moment où l’incident se produit, du lieu où il se produit et de l’ampleur du danger.
Par exemple, l’impact d’une panoplie de virus dépendra de la nature du virus, de la réaction du gouvernement à sa propagation, de l’obéissance de la population à un ordre de rester à la maison ou de se mettre à l’abri, de la période de l’année (les climats plus chauds peuvent inhiber sa propagation), etc.
Utilisez une analyse d’impact sur les entreprises pour comprendre comment vous pouvez vous remettre d’une crise.
L’analyse de l’impact sur les entreprises examine les conséquences d’une perturbation des activités normales de l’entreprise et recueille les données nécessaires pour élaborer des stratégies de reprise, de prévention et d’atténuation.
Les scénarios qui provoquent cette perturbation peuvent être identifiés dans une évaluation des risques. Personnalisez ce modèle d’analyse d’impact sur les entreprises pour en faire votre propre modèle :
Une feuille de travail pour l’analyse de l’impact sur l’entreprise devrait vous aider à évaluer :
- Quand et combien de temps il faudrait pour qu’une urgence ait l’impact financier le plus important
- Les impacts opérationnels, qui dépendront de votre activité (défection de clients, pertes de ventes, heures supplémentaires, etc.)
- Impact financier dû à l’impact opérationnel
Une fois que vous avez analysé l’impact sur votre entreprise, utilisez ce modèle pour élaborer une stratégie visant à stimuler les ventes ou du moins à atténuer l’impact :
Utilisez un modèle de plan de continuité des activités pour déterminer les ressources dont vous avez besoin pour faire face à une crise.
Un plan de continuité des activités garantit qu’une entreprise est prête à poursuivre ses activités même en cas de crise.
Un plan de continuité des activités comporte quatre éléments :
- Une analyse de l’impact sur les entreprises
- Identifier les ressources nécessaires aux stratégies de récupération
- Élaboration d’un plan de crise
- Exercices et tests
En bref, un plan de continuité des activités examine les crises susceptibles d’affecter une entreprise, les ressources nécessaires pour combattre une crise et les lacunes actuelles en matière de ressources.
Ce modèle de plan de continuité des activités vous aidera à rassembler toutes ces considérations :
Conseil de conception : Notre éditeur de tableaux vous permet d’ajouter et de supprimer des colonnes et des lignes dans votre plan de gestion de crise en quelques clics. C’est comme si vous utilisiez Excel ou Google Sheets. Vous pouvez également importer automatiquement vos données Google Sheets en collant le lien de votre document.
Un modèle de projections financières est essentiel pour réévaluer les bénéfices au lendemain d’une crise
Au lendemain d’une crise, les finances de votre entreprise peuvent être en péril. Vous pouvez être confronté non seulement à une perte de revenus, mais aussi à des dépenses supplémentaires.
Il est prudent de réévaluer vos revenus à la lumière de la perturbation prévue de vos opérations normales et de voir exactement de combien les bénéfices seront réduits.
Un modèle de projections financières vous aidera à présenter vos résultats à des parties prenantes moins versées dans les questions financières :
Conseil de conception : Notre éditeur de graphiques simple vous permet de modifier facilement tous les graphiques de nos modèles. Double-cliquez sur n’importe quel graphique et ajoutez de nouvelles données, modifiez les couleurs, etc. Nous ajusterons le graphique automatiquement pour vous.
Après tout, les assurances ou les mesures gouvernementales visant à atténuer les pertes subies par les entreprises ne couvriront probablement pas toutes les pertes de revenus. Et si vos concurrents échappent d’une manière ou d’une autre à l’impact, vous devrez certainement faire face à l’impact de la perte de clients au profit de cette concurrence.
Une fois que vous avez fait vos projections, vérifiez l’aide aux prêts en cas de catastrophe de l’Administration des petites entreprises des États-Unis pour les petites entreprises et les organismes privés sans but lucratif, si nécessaire, ainsi que le programme de prêts pour l’interruption des activités des petites entreprises.
Rédiger un plan d’intervention d’urgence pour protéger la vie de vos employés
Un plan d’intervention d’urgence commence par une évaluation des risques, puis identifie les ressources dont vous avez besoin pour réagir à l’urgence et les procédures et plans que vous pouvez mettre en place pour préparer votre entreprise à une urgence.
La sécurité des personnes doit être au centre de tout plan d’intervention d’urgence, suivie de la neutralisation de l’urgence et de l’atténuation des effets des dommages.
Votre plan d’intervention d’urgence doit contenir les éléments suivants :
- Objectifs de votre plan de crise
- Ce qu’une équipe d’intervention d’urgence doit faire pendant une urgence
- Toute réglementation qui doit être prise en compte, comme un code d’incendie.
- Un plan d’évacuation
- Plan d’abri en cas de tempête ou de tornade
- Plan d’urgence
- Plan d’urgence médicale
- Plan d’urgence incendie et services de protection contre les incendies
- Membres de l’équipe d’intervention d’urgence
- Coordonnées des services publics d’urgence
- Systèmes d’alerte et de communication disponibles
Ce modèle de plan d’intervention d’urgence contient tous les éléments essentiels pour élaborer une stratégie complète :
Conseil de conception : Copiez n’importe quelle page de ce plan de gestion de crise ou cliquez sur “ajouter une page”. Suivez les directives de notre table des matières à la page deux pour construire un plan de crise complet.
Vous pouvez également inclure les points clés de votre plan dans un plan d’intervention d’urgence d’une page :
FEMA.gov propose d’excellentes ressources pour aider votre entreprise à mieux se préparer à une situation d’urgence.
Examiner une liste de contrôle de la préparation aux situations d’urgence
Évaluez dans quelle mesure votre entreprise est prête à faire face à une urgence à l’aide d’une simple liste de contrôle de la préparation aux situations d’urgence.
Vous avez besoin d’aide pour élaborer des plans de gestion de crise ? Découvrez notre exemple d’évaluation des risques, notre modèle de plan de continuité des activités et notre modèle de plan d’intervention d’urgence.
Conseil de conception : Ouvrez notre bibliothèque d’icônes dans notre éditeur par glisser-déposer pour faire glisser les coches. Ou imprimez la liste de contrôle (plans payants uniquement, pour en savoir plus, consultez notre page de tarification).
Ou essayez un arbre de décision pour décider de la manière de réagir dans tel ou tel scénario :
Vous pouvez également utiliser cet organigramme pour déterminer la succession, c’est-à-dire qui est responsable de quoi en cas d’indisponibilité d’un membre de l’équipe.
N’oubliez pas qu’un plan de gestion de crise ne fonctionnera en situation de crise que si les membres de l’équipe reçoivent une formation adéquate au préalable et s’exercent à prendre des décisions dans une situation de crise fictive.
Les directives de réponse aux crises et la capacité de l’équipe à prendre des décisions doivent être testées avant qu’une urgence réelle ne se produise.
Vous pouvez également utiliser ce modèle simple de calendrier pour présenter votre plan de gestion de crise :
Consultez nos autres modèles de plan de projet pour vous aider à visualiser votre stratégie.
FAQ sur les plans de communication de crise :
Qu’est-ce qu’un plan de communication de crise ?
Un plan de communication de crise est un document interne qu’une entreprise utilise pour se préparer à une urgence ou à une autre crise. Il contient un plan détaillé permettant à l’entreprise de savoir comment communiquer avec les parties prenantes lorsqu’une crise survient.
Ces parties prenantes peuvent inclure les médias, le grand public, les clients, les fournisseurs, les partenaires et les employés.
Le plan de communication de crise doit aborder les points suivants :
- Ce qu’il faut faire dès que la crise survient.
- Qui doit être atteint et comment
- Comment éviter que la crise ne se reproduise (le cas échéant) ?
Globalement, l’objectif d’un plan de communication de crise est de préparer l’entreprise à réagir rapidement à une crise et à déployer rapidement les informations nécessaires. Il doit également garantir que tous les messages de l’entreprise sont alignés et cohérents.
Bien que la réponse d’une entreprise varie en fonction de la nature exacte de la crise, rédigez un modèle qui pourra être adapté quelle que soit l’urgence. Un modèle de plan de communication de crise vous aidera à inclure les bonnes informations.
Pourquoi avez-vous besoin d’un plan de communication de crise ?
Vous avez besoin d’un plan de communication de crise car, à l’ère du numérique, si votre entreprise ne raconte pas son histoire, quelqu’un d’autre le fera sûrement – et ce ne sera probablement pas l’histoire que vous voulez raconter.
Et il ne suffit pas de réagir, vous devez être préparé par un plan de communication de crise pour répondre immédiatement, avec précision et de manière appropriée, selon le ministère de la sécurité intérieure.
Un modèle de plan de communication de crise vous permettra de vous assurer que votre entreprise a identifié à l’avance les parties prenantes à qui il faut s’adresser et par quels canaux (communiqué de presse, courriel, etc.).
Comment rédiger un plan de communication de crise ?
Pour rédiger un plan de communication de crise, il faut d’abord identifier :
- Scénarios de crise possibles
- Qui formera votre équipe de gestion de crise
- Messages internes et externes appropriés et ébauche de réponses potentielles
- Décider quel niveau de réponse est nécessaire pour quels scénarios
- Quelle formation aux médias est nécessaire
- Les publics qu’il faut atteindre, tels que :
- Employés
- Clients
- Fournisseurs
- Famille des employés
- Médias d’information
- Régulateurs gouvernementaux, fonctionnaires, etc.
- Communauté immédiate à proximité d’une installation
- Les survivants touchés et leurs familles
Nos exemples de plans de communication de crise ci-dessus sont un bon point de départ.
Que doit-on inclure dans un plan de communication de crise ?
Voici ce qui doit être inclus dans un plan de communication de crise :
- Évaluation des risques : quelles sont les menaces auxquelles votre entreprise est confrontée, quelles sont les fonctions de l’entreprise qui seraient affectées et les ressources nécessaires pour protéger ces fonctions.
- L’équipe de gestion de la crise : noms, coordonnées d’urgence, responsabilités.
- Coordonnées du public (voir la liste des publics potentiels ci-dessus)
- esquisser un système de notification des alertes pouvant communiquer avec plusieurs parties prenantes et ne dépendant pas d’un seul réseau.
- Établir un système de notification pour les familles immédiates des employés et les personnes s’occupant d’enfants ou d’adultes à charge.
- Un système pour inclure et former les nouveaux employés au plan de communication de crise.
- Un plan pour mettre en place une ligne d’assistance téléphonique ou un site web caché à activer en cas de crise.
Commencez avec nos modèles de plans de communication de crise.
Ressources connexes
Rejoignez le PDG de Venngage, Eugene Woo, pour apprendre comment concevoir des infographies percutantes en 5 étapes.