Il semble que tant de blocages sur le lieu de travail se résument à une question de communication. Ou, plutôt, de mauvaise communication.
Une mauvaise communication a un effet boule de neige : si un processus est mal expliqué ou carrément ignoré lors de la procédure d’intégration, le nouvel employé perpétuera l’information incorrecte à l’avenir.
Mais vous pouvez éviter les erreurs de communication dès le départ en proposant aux nouveaux employés des documents utiles pour les guider dans l’apprentissage des processus importants.
Avez-vous essayé de fournir des affiches de processus à vos employés ? Vous pouvez facilement les concevoir en utilisant le bon ensemble de modèles d’affiches.
Les affiches de processus présentent un nouveau processus et guident ensuite les lecteurs à travers les étapes de la réalisation de ce processus. Il s’agit de fiches de référence concises d’une page qui peuvent être utilisées seules ou en complément d’un guide de processus plus détaillé.
Avoir des affiches de processus à portée de main sur le lieu de travail est très utile pour orienter les nouveaux employés et pour garder les employés établis sur la bonne voie.
Mais vous vous dites peut-être à ce stade que c’est une excellente idée, mais que je ne suis pas un designer. Comment suis-je censé créer une affiche de qualité professionnelle sans aucune expérience dans ce domaine ?
Ne vous inquiétez pas. Je ne suis pas designer et j’ai quand même réalisé l’infographie de cet article ! Si je peux le faire, il n’y a absolument aucune raison pour que vous ne puissiez pas le faire aussi.
Dans ce guide, je vous donnerai des conseils sur la façon de créer chaque type d’affiche de processus, ainsi que des conseils généraux sur la conception d’affiches. Certains des conseils de conception seront les mêmes que ceux que j’ai proposés dans mon article sur la création d’affiches d’événements (mais vous devriez tout de même consulter cet article pour connaître les conseils que je n’ai pas abordés ici).
Et si vous utilisez Venngage pour la première fois, nous avons toute une bibliothèque d’articles sur notre page d’assistance qui expliquent comment utiliser des parties spécifiques de notre outil.
Voici le processus de conception d’une affiche en quelques mots :
- Définissez votre public.
- N’incluez que les informations essentielles.
- Choisissez le meilleur modèle d’affiche.
– Un guide étape par étape ?
– Un organigramme ?
– Une chronologie ?
- Optimisez votre affiche pour la distribution.
- Personnalisez votre design.
Allons droit au but !
<img class="aligncenter" src="https://venngage-wordpress.s3.amazonaws.com/uploads/2016/10/process-poster.png" alt="Infographics: HR Process Poster" /> See this <a href="https://fr.venngage.com/blog/processus-hr-infographie/">infographic on Venngage</a>.
Utilisez le code d’intégration ci-dessus pour publier cette infographie sur votre propre site, mais veuillez l’attribuer !
1. Définissez votre public.
Les informations que vous incluez dans votre poster de processus seront déterminées par le public auquel le poster est destiné.
L’espace étant très limité sur une affiche d’une page, plus vos informations sont précises, mieux c’est.
Déterminez à quel stade vous allez donner cette affiche aux employés.
S’agit-il d’un processus standard avec lequel chaque employé doit se familiariser lors de son intégration ? Ou s’agit-il d’un nouveau processus que vous devez faire découvrir à toute l’équipe ?
Peut-être existe-t-il un processus auquel les clients/utilisateurs de votre entreprise doivent se familiariser dans le cadre de leur processus d’intégration.
Une fois que vous saurez qui est votre public, vous saurez par où commencer, tant pour le contenu de votre affiche que pour sa conception.
Par exemple, si l’affiche s’adresse à de nouveaux employés, vous savez que les informations devront être très basiques et introductives. Vous devrez probablement commencer par le début. Vous devrez peut-être mentionner des endroits où ils peuvent obtenir plus d’informations sur des points spécifiques.
En général, une affiche de processus fonctionne mieux comme une feuille de référence rapide qui offre les grandes lignes d’un processus. L’affiche doit indiquer clairement où les employés peuvent se rendre pour obtenir des informations plus détaillées et plus approfondies, si le processus l’exige.
2. N’incluez que les informations essentielles.
Maintenant que vous savez par où commencer, vous pouvez déterminer quelles sont les informations essentielles pour chaque étape du processus.
Dans une affiche d’une page, vous n’aurez pas la place d’entrer dans le détail des points les plus fins de chaque étape du processus. Vous devrez donc déterminer quelles sont les informations les plus importantes et axer votre contenu sur celles-ci.
Commencez à la fin du processus.
Que doivent savoir les lecteurs une fois qu’ils ont fini de lire l’affiche ? Une fois que vous avez déterminé cela, vous pouvez travailler à rebours pour déterminer les informations que les employés devront recevoir pour arriver à ce point.
Attribuez à chaque étape du processus le nom d’une mesure à prendre.
Vous devez toujours créer une ébauche avant de commencer votre conception. Utilisez des formulations qui indiquent clairement aux lecteurs l’action à entreprendre. Par exemple, “Créer un compte sur l’intranet des employés”, plutôt que “Créer un compte sur l’intranet des employés”.
Définissez tous les termes qu’un nouvel employé pourrait ne pas connaître.
Bien qu’il existe certains termes spécifiques à l’industrie qu’un nouvel employé connaîtra probablement déjà, il peut y avoir certains termes spécifiques à l’entreprise ou au produit qu’un nouvel employé peut ne pas connaître. Si le terme est très important, pensez à inclure un rappel de la définition dans l’affiche.
Réfléchissez aux éléments visuels qui rendront le processus plus facile à suivre.
L’espace étant très limité, vous n’avez pas la possibilité d’alourdir votre conception avec des éléments visuels inutiles. Réfléchissez plutôt à la manière dont vous pouvez utiliser les visuels pour mieux expliquer les concepts.
Désolé, pas de place pour les photos d’archives.
Cherchez à utiliser des icônes, des graphiques ou des captures d’écran pour clarifier vos propos.
Icônes. Les icônes présentent un concept dans un petit graphique compact. Utilisez les icônes non seulement pour embellir votre conception, mais aussi pour mettre en évidence des points particuliers. Consultez cet article sur l’utilisation des icônes.
Tableaux et graphiques. Si vous souhaitez inclure des données contextuelles, un diagramme est le moyen idéal de regrouper un ensemble d’informations dans un seul graphique. Si vous n’êtes pas sûr des graphiques à utiliser, lisez cet article sur la sélection des bons graphiques. Veillez simplement à ce que le style du graphique (couleurs, polices) soit cohérent avec le reste de la conception de votre affiche.
Captures d’écran. Les captures d’écran montrent aux employés exactement ce qu’ils ont besoin de voir. Vous pouvez incorporer les captures d’écran de manière transparente dans votre conception en utilisant l’outil de recadrage d’image de Venngage.
3. Choisissez le meilleur modèle d’affiche pour vos informations.
En fonction du type de processus que vous visualisez, il existe trois modèles de base que vous pouvez utiliser pour guider votre conception.
Un guide étape par étape
Pour de nombreux processus, un guide étape par étape est souvent la présentation la plus simple.
Numérotez chaque étape. Restez aussi direct que possible. Vous pouvez aussi numéroter les points à l’intérieur de chaque étape. Si vous décidez de numéroter les points d’une étape, différenciez la numérotation de l’étape principale en utilisant A, B, C au lieu de chiffres, ou en utilisant un style de police ou une couleur différente.
Utilisez des en-têtes descriptifs pour chaque étape. Les en-têtes doivent résumer les étapes en une courte phrase. Le langage que vous utilisez doit être instructif et orienté vers l’action. Commencez les en-têtes par des verbes comme “faire”, “utiliser”, “écrire”, etc.
Divisez le poster en sections pour chaque étape. Pour ce faire, vous pouvez utiliser une ligne de démarcation ou des blocs de fond de couleur différente pour chaque étape. Il sera ainsi facile de distinguer chaque étape d’un seul coup d’œil.
Prenez l’affiche ci-dessous qui présente les tâches qui doivent être accomplies par un professionnel des RH avant le premier jour d’un nouvel employé :
Un organigramme
Supposons que vous ayez un processus qui implique de prendre des décisions, avec plusieurs résultats possibles. Dans ce cas, une présentation strictement linéaire, étape par étape, pourrait être trop contraignante. C’est là qu’un organigramme s’avère utile.
Lorsqu’ils sont bien réalisés, les organigrammes sont un outil amusant et efficace pour aider les employés à prendre des décisions.
Dessinez une ébauche avant de concevoir. Les organigrammes nécessitent une bonne dose de planification préalable. Vous voudrez certainement dessiner une ébauche de votre organigramme afin de pouvoir déterminer l’espacement.
Utilisez des icônes pour mettre en évidence les points importants. Comme les organigrammes vont dans de nombreuses directions différentes, il peut être difficile de savoir dans quelle direction votre regard doit aller. Associez les icônes aux informations importantes pour attirer le regard des lecteurs.
Condensez les informations autant que possible. Les organigrammes ont souvent tendance à être très longs, alors tenez-en compte si vous prévoyez d’imprimer votre affiche. Recherchez le moyen le plus concis de communiquer vos informations.
Jetez un coup d’œil à cet organigramme soigné qui vous aide à décider si vous devez ou non envoyer un courriel à vos collègues de travail :
Une chronologie
Si le processus comporte un délai particulier à respecter, utilisez une ligne de temps. Alors que les organigrammes indiquent plusieurs directions différentes que vous pourriez prendre avec le processus, une ligne de temps suit généralement un chemin linéaire.
Créez une ligne de temps classique. Une ligne du temps, dans le sens le plus commun et le plus classique du terme, se compose d’une ligne de connexion en ligne droite au milieu de l’affiche, avec des points qui se ramifient.
Prenons l’exemple de cette chronologie par paires qui utilise un design simple avec des en-têtes à code couleur et une icône d’ancrage pour indiquer chaque étape :
Créez une ligne de temps “feuille de route” ou “serpent”. Ce que j’entends par là, c’est une ligne de temps qui s’enroule d’avant en arrière sur la page comme une route.
Regardez l’affiche ci-dessous, qui guide les membres de l’équipe commerciale à travers le processus d’accueil du client. Notez comment ils ont utilisé une case pour séparer les informations supplémentaires au bas du poster – c’est un excellent moyen d’inclure des informations supplémentaires sans perturber le flux de la ligne de temps.
Consultez cet article pour un guide plus approfondi sur la création de lignes de temps.
4. Optimisez votre affiche pour la distribution.
Avant d’entrer dans le détail de votre conception, réfléchissez à la manière dont vous allez distribuer votre affiche.
Web ou imprimé ? Ou voulez-vous que cela reste facultatif ?
Le fait que votre affiche soit destinée à être imprimée ou non déterminera certains aspects de sa conception.
Utilisez des couleurs CMYK pour l’impression.
Certaines couleurs apparaissent bizarres à l’impression. C’est pourquoi il est important d’utiliser la bonne palette de couleurs dès le départ, afin de ne pas s’attacher à un design qui ne se traduira pas correctement à l’impression.
Les imprimantes utilisent une palette de couleurs CMYK (cyan, magenta, jaune et noir). Pour que votre affiche ait le même aspect à l’impression qu’à l’écran, concevez vos affiches pour l’impression en utilisant une palette CMYK.
Source : coloring02.dd-dns.de
Vous voyez la différence ?
Si vous voulez optimiser votre conception pour le web et l’impression, jouez la sécurité et utilisez une palette CMYK.
Utilisez les couleurs RGBA pour le web.
Si vous créez une affiche destinée à être diffusée sur le Web, vous n’avez pas à vous soucier des contraintes de couleur pour l’impression. La gamme de couleurs RGBA (rouge, vert, bleu, alpha) est plus étendue, et vous pouvez donc vous contenter de concevoir en RGBA pour une affiche exclusivement destinée au Web.
Choisissez une police facile à lire de loin.
Ceci est particulièrement important si vous créez votre affiche spécifiquement pour l’impression.
La taille de vos polices de caractères doit être comprise entre 24 et 48 points. En principe, les lecteurs doivent être en mesure de lire l’affiche (ou du moins les en-têtes) à une distance de quelques mètres.
J’ai réalisé cette image très succincte pour mon article sur la création d’affiches pour les événements et je suis heureux de la partager à nouveau ici :
Exportez votre poster en haute résolution.
Encore une fois, ceci est particulièrement important si votre affiche est créée pour être imprimée. Exportez dans une résolution de 300 dpi pour que l’image ne soit pas floue.
Utilisez l’option d’exportation PNG HD dans Venngage.
Concevez votre affiche pour un format de papier standard.
En créant une longue affiche, vous pourrez y insérer plus d’étapes et plus d’informations. Et c’est très bien pour une distribution sur le web.
Le problème est que si un employé veut imprimer le poster pour l’accrocher dans son espace de travail ou l’emporter chez lui, il se heurtera à des problèmes de formatage.
Si vous souhaitez éliminer ce problème, il vous suffit de concevoir votre affiche de manière à ce qu’elle puisse être imprimée sur du papier standard A1-A5.
Source : seia-studio.com
5. Personnalisez votre design.
Une fois que vous avez décidé si vous créez votre affiche pour le web ou pour l’impression, vous pouvez passer à la partie amusante : la conception !
Voici quelques conseils à suivre pour créer vos affiches de processus.
Faites ressortir l’idée principale du titre.
Disons que votre affiche porte sur ce à quoi les nouveaux employés peuvent s’attendre au cours de leur première semaine de travail. Faites en sorte que le sujet soit le titre de l’affiche et que la police de caractères soit trois fois plus grande que le reste de la police du titre pour qu’elle se démarque.
Comme ça :
Utilisez des images thématiques.
Une astuce simple pour améliorer la conception de votre affiche consiste à utiliser des images thématiques en arrière-plan.
Veillez simplement à ce que les styles d’images soient cohérents. Par exemple, n’utilisez pas quelques images en couleur et d’autres en noir et blanc.
Le même principe s’applique aux icônes. N’utilisez pas quelques icônes aux lignes audacieuses et quelques icônes aux lignes fines. Choisissez un style et restez cohérent.
Jetez un coup d’œil à cette affiche sur la façon de désamorcer en toute sécurité une situation où un employé est en colère :
Pour créer cet effet dans Venngage, il suffit de superposer une icône carrée sur l’image de fond. Utilisez le sélecteur de couleurs pour choisir la couleur que vous voulez, puis ajustez l’opacité de façon à ce que l’icône carrée soit semi-transparente.
Choisissez délibérément votre palette de couleurs.
Les couleurs ont un impact émotionnel sur le lecteur. Tenez compte de l’ambiance que vous voulez donner à votre affiche lorsque vous choisissez un jeu de couleurs.
Les couleurs claires et vives sont souvent perçues comme énergisantes et jeunes, tandis que les couleurs plus sombres peuvent susciter des sentiments négatifs. Les teintes pastel et sourdes sont souvent considérées comme apaisantes.
Réfléchissez : voulez-vous que votre employé soit enthousiasmé par un processus ? Voulez-vous apaiser leurs inquiétudes ? Voulez-vous que votre affiche soit lumineuse et énergique, ou froide et professionnelle ?
Si vous avez besoin d’aide pour décider des couleurs à choisir, lisez cet article.
Il faut un certain temps pour se familiariser avec la conception d’affiches, mais une fois que vous aurez personnalisé quelques modèles, vous serez en mesure de créer des affiches en un rien de temps.
N’oubliez pas que si vous ne savez pas par où commencer, commencez par un modèle.