Liste de contrôle de la conformité des RH : Un guide succinct [+ Modèles]

By Jennifer Gaskin, Sep 01, 2022

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La conformité des RH est bien plus que de s’assurer que les gens savent quand a lieu le vendredi décontracté. Elle peut contribuer à éviter qu’une entreprise ne soit poursuivie en justice pour violation de la loi. Pour les personnes chargées de cette responsabilité, une liste de contrôle de la conformité RH peut simplifier le processus.

Toute entreprise doit travailler selon un ensemble de règles régissant l’embauche, les promotions, le licenciement et d’autres questions liées au personnel. Certaines de ces règles sont imposées par les autorités locales, étatiques et fédérales, et d’autres sont moins directement liées à des lois spécifiques.

Dans les deux cas, la tâche de veiller au respect de ces règles incombe souvent au département des RH. Examinons donc de plus près la conformité des RH, les listes de contrôle de la conformité des RH et plusieurs modèles de listes de contrôle de la conformité des RH en PDF pour permettre à votre entreprise de commencer à assurer la conformité des RH et à améliorer les communications internes.

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Qu’est-ce qui est inclus dans la conformité des RH ?

De manière générale, la conformité RH consiste à s’assurer qu’une organisation, qu’il s’agisse d’une entreprise, d’une organisation à but non lucratif, d’un établissement d’enseignement ou d’une agence gouvernementale, respecte les protocoles, procédures et règles établis qui régissent ses actions.

Pour les entreprises du secteur financier, par exemple, cela signifie qu’elles doivent s’assurer qu’aucune de leurs actions ne va à l’encontre des règles établies par les autorités fédérales. Quant aux organisations à but non lucratif, elles doivent s’assurer qu’elles comptabilisent les fonds dépensés d’une certaine manière.

Lorsque nous pensons à la conformité des RH, des obligations légales peuvent s’appliquer, tant à l’employeur qu’à ses employés, ainsi que certaines politiques et procédures internes, qui découlent généralement de la garantie que l’entreprise respecte la loi.

La conformité RH s’étend à de nombreuses questions dans les organisations, notamment :

  • Recrutement, entretiens et embauche
  • Sûreté et sécurité
  • Politiques et procédures
  • Manuel de l’employé/manuel du personnel
  • Réseaux sociaux
  • Lois sur le travail et l’emploi
  • Formation
  • Harcèlement sexuel, harcèlement moral et drogues
  • Discipline et licenciement
  • Rémunération et avantages
  • Résolution des conflits

Voici un exemple de ce que cela donne dans un modèle de liste de contrôle (la version complète se trouve ci-dessous) :

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Dans chacun de ces domaines, certaines lois locales, étatiques et fédérales sur l’emploi peuvent s’appliquer, en fonction de l’organisation.

Voici quelques exemples de lois fédérales :

  • la loi sur les normes du travail équitable (qui établit le salaire minimum, les heures supplémentaires et les lois sur le travail des enfants)
  • la loi sur la discrimination fondée sur l’âge dans l’emploi (qui interdit la discrimination à l’encontre des candidats âgés de 40 ans et plus)
  • la loi sur la sécurité et la santé au travail (qui fixe des normes en matière de sécurité sur le lieu de travail)
  • la loi sur les handicapés (qui interdit la discrimination à l’égard des personnes handicapées)
  • la loi sur les droits civils (qui interdit la discrimination sexuelle et le harcèlement sexuel au travail)
  • la loi sur l’égalité des salaires (qui exige que les femmes et les hommes reçoivent le même salaire s’ils font le même travail)

et plus encore.

Il est certain que le risque de non-conformité peut être énorme : depuis 2000, les sociétés américaines ont déboursé près de 3 milliards de dollars en procès pour violation des droits civils et du travail, au motif qu’elles ne respectaient pas les lois applicables.

Voici la version complète de la liste de contrôle ci-dessus. Personnalisez-la pour vous aider dans votre audit de conformité RH :

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Comme l’illustre cette liste de contrôle RH, les exigences spécifiques à chaque entreprise varient. Et dans certains cas, les politiques sont mises en place à la fois pour des raisons juridiques et pour la prise de décision interne.

Par exemple, s’il n’est pas illégal pour des collègues d’avoir des relations amoureuses, votre entreprise peut désapprouver cette pratique. Si tel est le cas, il est important de s’assurer que ces politiques sont clairement définies et que tout le monde en a connaissance.

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Quel est l’objectif d’un audit de conformité RH ?

Un audit de conformité RH permet de s’assurer que l’entreprise ou l’organisation est effectivement en conformité avec les lois et règlements applicables. Dans certains cas, comme pour les agences gouvernementales, les audits de conformité sont menés annuellement.

Il est généralement recommandé qu’une entreprise effectue son propre audit de conformité RH une fois par an ou tous les deux ans, afin de s’assurer que toutes les règles et réglementations sont respectées.

Comme l’illustre cette carte mentale de l’audit de conformité simple des RH, un tel audit est vaste et peut s’avérer difficile pour les équipes chargées des RH ou de la conformité. C’est pourquoi il est judicieux d’être tout aussi expansif avec votre liste de contrôle de conformité RH.

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N’hésitez pas à personnaliser ou à télécharger cette carte heuristique pour votre audit annuel de conformité RH. Vous pouvez également la modifier pour qu’elle utilise les couleurs et les logos de votre entreprise en utilisant My Brand Kit :

Venngage my brand kit

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Quel est l’objectif d’une liste de contrôle de conformité RH ?

Une liste de contrôle de la conformité RH est un outil utile pour s’assurer que toutes les informations nécessaires sont recueillies et que toutes les parties qui doivent être informées de certaines procédures ou réglementations l’ont été. Ces documents, qu’ils soient physiques ou numériques, sont également utiles pour gérer la portée des audits de conformité RH.

Une liste de contrôle de la conformité des ressources humaines comme celle-ci peut contribuer à garantir qu’aucun élément ne passe à travers les mailles du filet lorsque vient le moment de déterminer l’efficacité des procédures de conformité et des RH de votre entreprise. Modifiez un modèle comme celui-ci pour l’adapter à votre secteur d’activité et à votre entreprise.

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Modèles de liste de contrôle de conformité RH

Qu’est-ce qu’une liste de contrôle de conformité ?

La plupart des listes de contrôle que nous avons mentionnées dans la section précédente sont créées, du moins en partie, pour garantir le respect des lois et règlements applicables, mais elles peuvent aussi être créées dans le simple but de garder la trace de certaines tâches.

Ainsi, une liste de contrôle de conformité est simplement un moyen de s’assurer que toute la documentation, y compris les noms, les dates et autres informations pertinentes, a été recueillie et est suivie au cas où elle serait nécessaire, par exemple lors d’un audit.

Les listes de contrôle de conformité peuvent exister dans de nombreux départements d’une organisation, notamment les RH, mais aussi dans de nombreux autres.

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Et, comme l’illustre ce modèle de liste de contrôle, les listes de contrôle de conformité RH peuvent inclure divers types d’informations, y compris des enregistrements numériques ou sur papier, ainsi que des événements, tels que la vérification que les employés ont examiné des documents ou des procédures.

Qu’est-ce qu’une liste de contrôle RH ?

Les listes de contrôle sont d’excellents outils visuels qui permettent aux organisations de tous types de voir d’un coup d’œil certaines tâches ou processus qui ont été réalisés. D’un point de vue RH, cela peut inclure des choses comme :

Embarquement

Une liste de contrôle pour l’intégration peut être simple et directe, comme celle-ci :

hr onboarding checklist

Il peut aussi être plus complet dans un style de présentation comme celui-ci :

onboarding checklist presentation

Lien associé :

Offboarding

Personnalisez ces modèles de liste de contrôle de départ pour un processus de départ en douceur pour vos employés. Vous enregistrez ce modèle comme une copie à partager avec un employé qui quitte l’entreprise :

offboarding checklist employee

Ou si vous êtes un superviseur, jetez un œil à ce modèle :

offboarding checklist supervisor

Examens des performances

Si vous procédez à des évaluations trimestrielles des performances, utilisez ce modèle :

quarterly performance review template

Il existe également un modèle pour l’examen annuel des performances :

annual performance review template

Lien associé :

Documentation du travailleur

Il s’agit généralement de procédures opérationnelles standard (POS), d’aides au travail, d’instructions de travail, etc. Voici un exemple de liste de contrôle des PON pour un processus de publication de blog :

standard operating procedure checklist blog publishing

Lien associé :

Manuel de l’employé

Vous pouvez créer des guides de l’employé pour accueillir un nouveau venu dans l’équipe, pour aider un employé à passer à un nouveau rôle, et plus encore. Personnalisez ce manuel de l’employé pour votre processus d’intégration :

employee handbook onboarding

Ou si vous avez besoin d’un manuel pour la séparation des employés, ce modèle est parfait pour vous :

employee handbook employee separation

Pour d’autres exemples de manuel de l’employé, consultez ce billet : Comment rédiger un manuel de l’employé [Exemples + conseils].

Audits

Cette carte mentale RH pour l’audit fait référence à une variété de politiques et de procédures RH qui doivent être suivies au sein d’une organisation.

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FAQ sur la liste de contrôle de la conformité des RH

Vous avez des questions sur la création d’une liste de contrôle de conformité RH ? Nous avons les réponses.

À quelle fréquence devez-vous effectuer un audit de conformité RH ?

Pour certaines organisations, comme les agences gouvernementales, les audits de conformité des RH et d’autres départements sont réalisés chaque année. Mais si ces réglementations ne s’appliquent pas à votre organisation, il est tout de même judicieux de réaliser ces audits en interne au moins une fois par an ou une fois tous les deux ans.

Comment assurer la conformité des RH ?

Le processus d’audit permet de garantir la conformité RH ainsi que le respect des normes et réglementations dans d’autres domaines. Mais il n’est pas nécessaire d’attendre qu’un audit soit déclenché ; dans de nombreuses organisations, des vérifications ponctuelles sont effectuées, tandis que d’autres utilisent des outils automatisés pour garantir la conformité à toutes les politiques et procédures RH ainsi qu’à toute réglementation gouvernementale applicable.

La conformité juridique et la conformité RH sont-elles identiques ?

Pas toujours. La conformité RH fait référence à la fois aux règles et directives internes établies par l’organisation sur la manière dont elle souhaite prendre les décisions relatives au personnel et à certaines lois qui s’appliquent aux entreprises en fonction de leur taille, de leur secteur ou de leurs activités. Si vous craignez que votre entreprise ne soit pas en conformité avec la loi, il est sage de demander l’avis d’un avocat qualifié dans votre région.

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En résumé, assurez-vous que votre entreprise reste du bon côté de la loi en créant des listes de contrôle utiles pour la conformité des RH.

Bien entendu, vous devez vous assurer que tous les documents relatifs à la conformité que vous créez pour votre organisation sont examinés par des experts, tels que le conseiller juridique de votre entreprise. Mais la création de listes de contrôle de la conformité des RH peut aider les membres de votre équipe des RH ou de la conformité à rester sur la même longueur d’onde et à travailler à cet objectif important.