Plus de 14 modèles de listes de contrôle d’intégration éditables pour les entreprises en 2021

By Jennifer Gaskin, Aug 30, 2022

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Un accueil efficace ne se limite pas à montrer à un nouvel employé où se trouve son bureau. Un processus d’intégration solide comprend plusieurs étapes qui peuvent toucher plusieurs départements de votre organisation. C’est pourquoi une bonne liste de contrôle pour l’intégration des nouveaux employés peut garantir le bon déroulement du processus d’intégration des employés.

Venngage pour les professionnels des RH facilite la création de listes de contrôle pour l’intégration et d’autres supports de communication avec les employés, tels que des manuels de formation, des présentations, des infographies et des rapports. Aucune expérience de conception n’est requise.

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Qu’est-ce que l’onboarding ?

L’accueil est le processus d’embauche et d’intégration des nouveaux employés dans votre organisation. Il s’agit notamment de les photographier pour leur donner un badge, mais aussi de les mettre à l’aise dans leur travail et de les accueillir dans la culture de votre organisation.

Ce n’est pas un processus facultatif si vous voulez que les nouvelles recrues deviennent des membres chevronnés de l’équipe. Une bonne intégration permet d’avoir une main-d’œuvre meilleure et plus heureuse.

Selon une étude de la Society for Human Resources Management, près de 70 % des nouvelles recrues ont déclaré qu’elles seraient plus susceptibles de rester dans une entreprise pendant au moins quelques années si elles bénéficiaient d’un excellent processus d’intégration. Et les organisations dotées d’un processus d’intégration cohérent ont constaté une augmentation de 50 % de la productivité des nouveaux membres de l’équipe.

Voir aussi : Plus de 11 conseils pour le meilleur processus d’intégration des employés

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Quelles sont les 4 phases de l’onboarding ?

Pour être efficace, l’intégration doit se faire en quatre phases distinctes : conformité, clarification, culture et connexion. Bien que l’on parle généralement de phases, elles ne se déroulent pas nécessairement à des moments distincts. Il est néanmoins important de comprendre comment ces phases diffèrent.

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Comme l’illustre l’infographie ci-dessus, les quatre C de l’onboarding sont les suivants :

  • Conformité : Votre nouvelle recrue devra remplir des documents, consulter les manuels de l’employé et, d’une manière générale, comprendre les processus et procédures de l’organisation, comme la manière de demander des congés ou la date d’entrée en vigueur de sa couverture d’assurance.
  • Clarification : Cette phase permet de s’assurer que les nouveaux employés comprennent les responsabilités de leur poste, y compris les tâches quotidiennes qu’ils devront accomplir ainsi que les tâches à long terme qui pourraient leur incomber. Il est important qu’ils comprennent comment leurs responsabilités soutiennent et sont soutenues par le reste de l’organisation.
  • Culture : Cette phase permet aux nouveaux employés de comprendre clairement comment les choses fonctionnent dans l’entreprise au-delà des politiques écrites. Pendant cette phase, les managers doivent s’efforcer de s’assurer que les nouveaux employés connaissent bien les normes de l’entreprise.
  • Connexion : C’est généralement la phase la plus délicate et la plus longue, car elle consiste à aider les nouvelles recrues à établir des relations avec leurs coéquipiers et d’autres personnes au sein de l’organisation. Un bon processus d’intégration va au-delà de la présentation de chacun, et les managers doivent encourager les relations positives et amicales de manière formelle et informelle.

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Que doit contenir un document d’accueil ?

Comme l’intégration se compose généralement de plusieurs types d’activités, il est judicieux de les séparer en listes de contrôle individuelles. Par exemple, il sera plus facile d’établir une liste de contrôle des documents nécessaires qu’une liste de contrôle de la culture organisationnelle.

Pensez donc aux quatre C lorsque vous créez votre matériel et déterminez le contenu de votre document d’accueil. N’oubliez pas non plus que la compréhension de la culture de l’entreprise et l’établissement de liens se font de manière formelle et informelle, de sorte que vos listes de contrôle et autres documents d’accueil ne pourront peut-être pas tout couvrir.

Il est probable que vos documents d’accueil comprennent plusieurs listes de contrôle, qui se décomposent comme suit :

Conformité : Première semaine

  • Remplir la paperasse, faire des copies des documents requis par la loi.
  • Examiner le manuel ou le guide de l’employé
  • Recevoir des cartes d’identité, des cartes de visite et des clés ou cartes-clés
  • être formé au matériel de bureau, y compris l’ordinateur et le téléphone
  • Visite des installations
  • Rencontrer les coéquipiers et les autres membres de l’organisation

Pour cette phase, vos documents d’accueil peuvent inclure des manuels pour les employés comme celui-ci :

employee handbook onboarding

Clarification : Premier mois

  • Recevoir une formation sur les tâches quotidiennes du travail
  • Observez les coéquipiers qui excellent dans leurs tâches.
  • Effectuer des contrôles réguliers avec les superviseurs pour poser des questions sur les tâches à accomplir et recevoir un rapport d’avancement.

La culture : Six premiers mois

  • S’habituer aux normes et aux règles non écrites de l’entreprise.
  • Demandez des précisions (si nécessaire) sur les tâches, les politiques ou d’autres questions.
  • Commencez à établir des relations avec vos coéquipiers et d’autres personnes au sein de l’organisation.
  • Accepter une plus grande liberté dans les tâches professionnelles ou des responsabilités supplémentaires, selon les besoins.
  • Participer à l’examen semestriel des performances

Partagez ce modèle avec vos employés pour les aider à réaliser leur évaluation de performance de mi-année :

onboarding checklist performance review

Connexion : Première année

  • Participer à l’examen annuel des performances
  • Continuer à établir des relations avec les coéquipiers et les autres membres de l’organisation.
  • Maîtriser toutes les tâches et fonctions du poste

Comme vous pouvez le constater, certains aspects du processus d’intégration des employés se prêtent davantage à la méthode de la liste de contrôle pour garder une trace de ce qui a été fait et de ce qui ne l’a pas été. Il est donc probable que les listes de contrôle d’intégration les plus efficaces dans votre organisation couvrent les premiers jours de l’arrivée d’un nouvel employé dans votre entreprise.

Les employés qui comprennent leur travail sont plus susceptibles d’être engagés. Découvrez quelques-unes de nos méthodes préférées pour intégrer des éléments visuels dans vos communications avec les employés afin d’augmenter le taux d’engagement.

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Comment créer une liste de contrôle pour l’accueil ?

Maintenir la clarté des tâches d’intégration est un défi, car un bon processus d’intégration des employés couvre un large éventail d’activités formelles et informelles. Cependant, la création d’une liste de contrôle d’intégration peut être très simple. Bien sûr, si vous voulez répéter un bon processus d’intégration encore et encore, la création de matériel attrayant avec Venngage est la meilleure façon de procéder.

Voici 5 étapes simples pour vous aider à créer une liste de contrôle claire et exploitable pour un processus d’accueil efficace :

  • Étape 1 : repensez aux quatre C et déterminez la ou les phases que la liste de contrôle doit couvrir.
  • Étape 2 : Choisissez le modèle de liste de contrôle d’intégration qui répond le mieux à vos besoins (voir notre collection de modèles d’intégration).
  • Étape 3 : Mettez à jour les étapes pour couvrir vos besoins spécifiques.
  • Étape 4 : Appliquez les directives relatives à la marque de votre entreprise en quelques clics à l’aide de My Brand Kit.
  • Étape 5 : Téléchargez et imprimez la liste de contrôle pour la partager avec votre nouvelle recrue.

Si vous êtes un utilisateur de Venngage Business, vous pouvez appliquer les couleurs de la marque, la police et le logo à votre conception en un seul clic :

venngage my brand kit

Vous pouvez également collaborer avec les membres de votre équipe en temps réel, ce qui s’avère très utile lorsque vous devez créer des documents collaboratifs tels que des listes de contrôle pour l’accueil :

venngage real time collaboration

Voyons maintenant quelques-uns des modèles que vous pouvez personnaliser pour l’orientation et l’accueil de vos nouveaux employés.

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Liste de contrôle pour les nouvelles recrues

Les listes de contrôle pour les nouvelles embauches sont à utiliser de préférence pendant les premiers jours avec un nouvel employé. Utilisez-les pour vous assurer que les documents juridiques importants ont été déposés et que diverses politiques de l’entreprise ont été expliquées.

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Cette liste de contrôle pour les nouveaux employés est idéale pour les employés de n’importe quel service. Mettez à jour et développez la première section pour couvrir la documentation que votre entreprise doit collecter à des fins juridiques et de conformité.

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Bien que cette liste soit techniquement une liste de contrôle pour l’intégration, elle peut facilement être modifiée pour couvrir la formation des employés à tous les équipements dont ils auront besoin pour faire leur travail. (En savoir plus sur la façon de créer un processus de départ efficace).

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Cette liste de contrôle a été conçue pour garantir le respect des directives de nettoyage améliorées, mais votre organisation pourrait la personnaliser pour couvrir les politiques que vous avez passées en revue avec un nouvel employé au cours de ses premiers jours de travail.

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Modèle de liste de contrôle pour l’intégration

Les listes de contrôle de l’intégration peuvent vous aider à suivre l’ensemble du processus d’intégration du début à la fin, ou bien elles peuvent porter sur un ou deux aspects du processus global.

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Envoyez cette liste de contrôle d’intégration à un nouvel employé avant son premier jour de travail afin qu’il arrive le premier jour prêt à commencer.

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Veillez à ce que tous les membres de l’équipe sachent de quels domaines ils sont responsables lorsqu’il s’agit de former un nouvel employé. Attribuez les différentes tâches aux personnes les mieux placées pour le faire et tenez-les responsables de l’assimilation de ces informations par le nouveau membre de l’équipe.

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À intervalles réguliers au cours de la première année d’activité d’un employé, vous devez procéder à des vérifications, et au bout de six mois et d’un an, la plupart des entreprises procèdent à des évaluations formelles des performances. Utilisez cette liste de contrôle pour partager les avantages et les inconvénients de ses performances.

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Liste de contrôle pour l’accueil des employés

Les listes de contrôle d’intégration des employés peuvent couvrir une variété de sujets et vous aider à suivre le processus d’intégration lui-même. Votre liste de contrôle d’intégration des employés peut comporter plusieurs pages, ou être courte et concise.

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Personnalisez cette liste de contrôle pour l’intégration des employés afin de couvrir une variété de facettes de la formation d’un nouveau membre de l’équipe, de la vérification de la présence des documents dans le dossier à l’épanouissement de l’employé dans son nouveau rôle.

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Ce modèle de liste de contrôle est idéal pour s’assurer que le superviseur et l’employé conviennent que chaque tâche a été effectuée. Si le superviseur a coché une case mais pas l’employé, c’est un bon signe que votre processus d’intégration doit être revu.

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Bien qu’il s’agisse d’une liste de contrôle d’audit, elle est organisée de manière à être idéale pour le suivi de l’intégration des employés, grâce à un code de couleurs.

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Modèle général d’intégration

Un bon modèle d’intégration peut inclure des listes de contrôle, mais il existe d’autres types de documents qui sont utiles à la fois pour l’organisation et pour l’employé au cours du processus d’intégration. Il s’agit notamment de manuels, de présentations et autres.

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Ce modèle d’accueil d’employés à distance est idéal pour la tâche délicate consistant à intégrer de nouveaux travailleurs à distance dans votre équipe. Même après la pandémie, on s’attend à ce que de nombreuses entreprises accélèrent leur recours au travail à distance, et l’accueil est un défi majeur lorsque les employés et les responsables se trouvent dans des lieux physiques différents.

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Comme le montre ce menu d’accueil en microlearning, la création de supports attrayants peut être un moyen utile de s’assurer que tant l’employé que ses superviseurs et les membres de son équipe ne s’essoufflent pas.

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Présentez votre manuel d’accueil dans un format facile à comprendre comme ce modèle. Mettez à jour les icônes si nécessaire et utilisez les couleurs de votre marque pour renforcer l’identité de votre entreprise.

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Modèle de processus d’embarquement

Créer un processus d’intégration est un défi, mais Venngage vous couvre là aussi. Jetez un coup d’œil à quelques modèles et guides de processus d’accueil simples pour vous aider à créer vos propres documents d’accueil.

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Utilisez les conseils de cette infographie pour élaborer votre stratégie d’onboarding, et n’oubliez pas que ce qui fonctionne pour d’autres entreprises peut ne pas fonctionner pour la vôtre. Si certains processus ne sont pas efficaces, affinez-les ou abandonnez-les.

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Lorsque vous élaborez vos processus et procédures d’accueil, réfléchissez à ce que vous voulez exactement en retirer. Ensuite, créez des documents qui répondent à ces objectifs. Vous avez besoin d’aide pour documenter vos processus d’entreprise ? Nous avons ce qu’il vous faut.

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Un bon processus d’intégration commence bien avant même que vous ayez un poste à pourvoir, car la compréhension de ce qu’il faut pour réussir dans votre organisation commence par les fonctions du poste elles-mêmes. Cette infographie peut vous aider à explorer plus en profondeur la manière d’accueillir les nouveaux employés et de les transformer en membres d’équipe performants.

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En résumé, la création d’une liste de contrôle de l’intégration peut vous aider à suivre cette phase complexe mais importante pour les nouveaux membres de l’équipe.

Utilisez Venngage pour les professionnels des RH afin de créer des listes de contrôle, des manuels, des présentations et d’autres documents à partager avec les nouveaux employés.

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