Qu'est-ce que le cycle PDCA + Modèles de PDCA

L’amélioration des processus et la gestion du changement sont des tâches essentielles mais difficiles dans toute organisation. Mais suivre un système d’amélioration des processus peut aider, et de nombreuses organisations s’appuient sur le cycle PDCA pour les aider à s’améliorer.

Explorons les détails du PDCA et examinons comment les entreprises peuvent utiliser des outils de communication visuelle tels que des infographies, des listes de contrôle, des dépliants et autres pour aider les membres de l’équipe à naviguer.

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Qu’est-ce que le cycle PDCA ?

Plan-Do-Check-Act, ou PDCA, est un modèle d’amélioration continue des processus. L’ingénieur et consultant en gestion W. Edwards Deming l’a développé dans les années 1950, en utilisant le mot “Study” à la place de “Check”, et il a été connu sous le nom de roue de Deming ou de cycle de Deming. Des ingénieurs japonais l’ont ensuite modifié pour aboutir à la version actuelle, le cycle PDCA.

Le cycle PDCA est utile pour toute une série de besoins commerciaux, notamment le lancement de nouveaux produits, les révisions majeures de processus et chaque fois qu’un nouveau processus ou un changement est introduit dans l’organisation.

Voici un aperçu plus détaillé des étapes :

Planifier : Identifiez le problème ou la question que vous allez cibler
Exécuter : Formuler et tester des solutions potentielles au problème
Vérifier : Examiner les résultats de chaque test (et parfois modifier les paramètres du test et refaire le test).
Agir : Mettez en œuvre la solution qui répond le mieux à vos besoins

Le nom et la forme du cycle PDCA impliquent qu’il est continu. Tout comme une roue qui continue de tourner, le cycle PDCA est conçu pour que vous recommenciez à zéro, en identifiant les nouveaux problèmes qui sont apparus dans votre processus et en passant à nouveau par toutes les étapes.

Apprenez-en davantage sur la mise en place de procédures opérationnelles standard après avoir terminé votre cycle PDCA.

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Quels sont les principaux avantages et inconvénients du cycle PDCA ?

Le cadre de gestion du changement du cycle PDCA est un moyen simple de comprendre l’amélioration des processus, mais il ne convient pas forcément à toutes les organisations. Alors, quels sont ses principaux avantages et inconvénients ?

Avantages

Simple à comprendre
Permet de tester plusieurs solutions
Potentiel élevé d’innovations révolutionnaires

Inconvénients

Cela prend du temps et n’est pas idéal pour les crises qui nécessitent des solutions rapides.
Exige un engagement permanent, ce qui peut accroître la lassitude à l’égard du changement.
Peut être trop simpliste pour un changement organisationnel à grande échelle.

S’appuyer sur le cycle PDCA pour un changement organisationnel à grande échelle nécessite d’utiliser le cadre pour examiner chaque partie de votre entreprise, ce qui signifie que le cycle est répété constamment. Selon l’ampleur du changement et la taille de votre organisation, cela peut être irréaliste.

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Comment utilisez-vous le cycle PDCA ?

Pour tirer le meilleur parti d’un outil, il faut l’utiliser correctement, ce qui est également vrai pour le cycle planifier-faire-contrôler-agir. Explorons quelques résultats potentiels du cycle PDCA et des exemples de PDCA que vous pouvez utiliser dans votre organisation.

Plan d’amélioration PDCA du service client

Ce modèle présente en détail comment un service d’assistance client peut utiliser le PDCA pour améliorer ses processus. Vous pouvez personnaliser ce plan pour les équipes de support client de votre propre entreprise, ou pour tout autre projet d’amélioration des processus ou de gestion du changement qui se présente.

Remarquez l’utilisation d’icônes et d’illustrations pour aider à visualiser les informations et animer le plan par la même occasion. Si vous souhaitez remplacer l’une de ces icônes, il vous suffit de double-cliquer dessus et de choisir l’alternative :

Exemple de cycle PDCA en marketing

Le référencement et le marketing de contenu sont en quelque sorte un cycle PDCA continu. En effet, si vous essayez d’attirer du trafic organique sur votre site Web, vous devez constamment vérifier vos chiffres, essayer de nouvelles choses et décider de ce qui fonctionne le mieux.

Voici un exemple d’application du PDCA pour augmenter le trafic d’un site Web :

Plan : Corriger le faible trafic vers les contenus importants de votre site Web
Exécution : Explorez de nouvelles méthodes comme le marketing par courriel, les médias sociaux, les annonces et le marketing de contenu.
Vérification : Examinez les résultats de chaque méthode, en identifiant celles qui ont le plus augmenté le trafic.
Action : En fonction des résultats, mettez définitivement en œuvre de nouvelles méthodes. Si aucune n’a été suffisante, recommencez le processus. Et si vous adoptez l’une des nouvelles méthodes, poursuivez le cycle PDCA pour optimiser ces méthodes.

Utilisez cette liste de contrôle marketing pour optimiser votre référencement et votre contenu de médias sociaux dans le cadre de votre engagement continu envers le PDCA.

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Exemple de cycle PDCA pour l’embauche

Si votre organisation a du mal à recruter les bons employés, le problème pourrait être lié à votre processus de recrutement et d’intégration.

Voyons comment vous pouvez résoudre un problème de recrutement et améliorer l’expérience des nouveaux employés en utilisant le PDCA :

Plan : Examiner le processus d’entretien, d’embauche et d’intégration.
Exécution : Identifier les meilleures sources de bons candidats pour différents types de postes, expérimenter le processus de sélection et mettre en place de nouveaux supports d’accueil.
Vérification : Comparez l’efficacité et le succès des nouvelles recrues en ce qui concerne chaque nouvel aspect du processus de recrutement, révisez les aspects abordés à l’étape précédente si nécessaire.
Action : Solidifier les changements ou réviser l’expérience et recommencer.

Si votre entreprise s’appuie sur des prospectus d’embauche ou des messages sur les réseaux sociaux pour avertir les parties intéressées des postes à pourvoir, essayez de réaliser des tests A/B en créant différentes versions de prospectus pour voir quels types de candidats sont les plus attirés par chaque version.

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Exemple de cycle PDCA pour la formation et le développement des employés

Le cycle PDCA et les outils visuels sont idéaux pour le développement et la formation des employés. Et l’argument commercial en faveur de l’amélioration de vos outils de développement des employés est clair : une enquête de LinkedIn a révélé que 94 % des travailleurs resteraient plus longtemps dans une entreprise qui investit pour les aider à apprendre et à s’améliorer.

Découvrez comment vous pouvez appliquer le cycle PDCA à l’élaboration d’un programme de formation :

Plan : Former le département des ventes à un nouvel outil de gestion de la relation client
Exécution : Identifier la méthode et le moment idéal pour former l’ensemble du département et/ou les membres individuels de l’équipe.
Vérification : Comparez l’assimilation du matériel par chaque employé pour déterminer si une méthode de formation est meilleure que l’autre.
Action : Si aucune méthode ne donne de résultats suffisants, recommencez le processus ; si une méthode est clairement gagnante, mettez-la en œuvre dans toute l’équipe et commencez le cycle PDCA pour utiliser la méthode pour d’autres types de formation dans l’organisation.

Bien que cette liste de contrôle des besoins en matière d’évaluation de la formation ait été créée pour un établissement de soins de santé, elle peut être facilement adaptée pour tenir compte des compétences individuelles nécessaires à la formation de votre personnel de vente à une nouvelle plateforme CRM.

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Comment utiliser la communication visuelle dans le processus PDCA

Si le PDCA est un cadre relativement simple, chaque étape nécessite une approche unique afin de tirer le meilleur parti de la méthode d’amélioration des processus. C’est là que les outils de communication visuelle tels que les infographies, les listes de contrôle, les calendriers et autres peuvent s’avérer utiles.

Voici un aperçu de quelques autres façons d’utiliser la communication visuelle dans votre processus PDCA.

Listes de contrôle PDCA

Les listes de contrôle sont utiles tout au long du processus PDCA pour s’assurer que les tâches sont accomplies, qu’il s’agisse d’identifier des problèmes ou de tester des solutions.

Gardez la trace des tâches interservices pendant votre processus PDCA avec ce modèle de liste de contrôle. Modifiez les équipes et les tâches pour qu’elles correspondent à vos besoins.

Ce modèle de liste de contrôle est idéal pour les organisations qui devront s’atteler à de nombreuses tâches et processus professionnels au cours du cycle PDCA. Vous manquez d’espace ? Vous pouvez rapidement et facilement ajouter des pages dans Venngage.

Une liste de contrôle comme celle-ci est idéale pour aider à identifier les obstacles et les pannes dans vos processus existants, et elle peut être utilisée pour les réunions de contrôle après chaque étape importante du cycle PDCA.

Calendriers et échéanciers PDCA

L’un des principaux inconvénients de l’utilisation de la méthode PDCA pour l’amélioration des processus est qu’elle peut prendre beaucoup de temps et, étant donné sa nature cyclique, il est difficile de savoir quand vous avez terminé. Gardez votre équipe sur la bonne voie en créant des échéanciers et des calendriers.

Établissez des étapes majeures à des intervalles qui ont un sens pour votre organisation. Par exemple, dans le cadre du plan de notre département RH visant à rafraîchir son processus d’embauche, chaque nouvelle embauche pourrait représenter une étape majeure et les éléments individuels pourraient s’appliquer à des compétences spécifiques qu’ils devraient acquérir lors de l’intégration.

Un modèle de calendrier de projet comme celui-ci est idéal pour les organisations dans lesquelles le processus PDCA touchera de nombreuses équipes ou fonctions dans l’entreprise.

Tenez l’équipe au courant de l’état d’avancement du processus PDCA en suivant et en partageant les principales étapes grâce à cette infographie sur la chronologie.

Diagrammes et organigrammes de processus PDCA

Les diagrammes de processus et les organigrammes sont un excellent moyen de comprendre vos opérations actuelles. Dans certains cas, vous pourrez identifier les pannes immédiatement, mais dans tous les cas, la visualisation des processus existants est essentielle pour les améliorer.

Ce modèle d’organigramme peut vous aider à diagnostiquer et à schématiser de nombreux processus dans votre organisation, et avec le créateur d’organigramme de Venngage, il est facile d’ajouter ou de retirer des points.

En reprenant notre exemple précédent sur le référencement, ce diagramme en arête de poisson du processus de production pourrait être mis à jour pour visualiser les étapes suivies par l’équipe marketing pour identifier les sujets de contenu.

Une entreprise de fabrication cherchant à mettre en œuvre le PDCA pourrait utiliser un arbre de décision produit comme celui-ci pour prendre une décision basée sur des données dans les étapes Faire, Vérifier et Agir.

Infographie PDCA

Les infographies peuvent aider les entreprises à mettre en œuvre le modèle PDCA en leur permettant de visualiser les données, de comparer les solutions possibles et plus encore.

Utilisez ce modèle d’infographie statistique pour visualiser tous les points de données générés pendant le segment de vérification de votre processus PDCA.

Voici un autre exemple de la manière dont les entreprises peuvent utiliser les infographies pour prendre des décisions fondées sur les données dans le cadre du PDCA.

Comparez et opposez les mérites relatifs des solutions lorsque vous ne disposez pas de chiffres précis pour réaliser une infographie statistique. Avec votre équipe, passez en revue les avantages et les inconvénients de chaque solution proposée jusqu’à ce que vous arriviez à la meilleure solution.

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En résumé : Appliquez des éléments visuels à votre modèle PDCA pour une gestion du changement et une amélioration des processus efficaces.

Les ressources visuelles telles que les infographies, les listes de contrôle, les diagrammes de processus, les organigrammes et autres sont des compagnons idéaux du processus PDCA. Aidez votre équipe à visualiser les problèmes, à identifier les solutions et à décider comment aller de l’avant en utilisant les solutions de Venngage pour les équipes de formation et de développement. C’est gratuit pour commencer.