Nous savons tous que les éléments visuels tels que les diagrammes et les organigrammes sont le meilleur moyen de simplifier et de communiquer des informations complexes comme les flux de décision.
Mais que devez-vous prendre en compte lorsque vous cartographiez un processus d’entreprise ?
Quels types de diagrammes sont les mieux adaptés à quels types de processus ?
Comment concevoir un diagramme de processus qui soit à la fois facile à comprendre et attrayant ?
C’est ce que nous allons examiner aujourd’hui.
Dans ce guide, j’essaierai de faire la lumière sur le charabia qui entoure les techniques de diagramme de processus. Nous nous concentrerons sur les principes fondamentaux de la conception de beaux visuels qui communiquent efficacement vos processus.
Avec le Créateur de diagrammes de Venngage, vous pouvez créer de meilleurs diagrammes de processus pour les départements de votre entreprise. Aucune expérience de conception n’est requise.
Cliquez pour continuer :
- Qu’est-ce que la cartographie des processus d’affaires ?
- A quoi servent les diagrammes de processus ?
- Types de processus d’entreprise (+ exemples et modèles de diagrammes de processus)
- Comment cartographier un processus d’entreprise : symboles des diagrammes de processus
- Comment cartographier un processus d’entreprise : meilleures pratiques et conseils de conception
- Comment créer un diagramme de processus d’affaires avec Venngage
Qu’est-ce que la cartographie des processus d’affaires ?
La cartographie des processus d’entreprise est l’exercice consistant à analyser et à documenter un processus exécuté au sein de votre organisation.
La cartographie peut se concentrer sur une vue de haut niveau des principaux éléments mobiles, ou décrire les détails minutieux d’un flux de travail spécifique.
Le résultat d’une activité de cartographie des processus est un diagramme de processus.
Dans l’organigramme des soins de santé ci-dessous, les lecteurs sont guidés à travers les résultats possibles et reçoivent des instructions en fonction des différents résultats. Un tel organigramme peut aider les utilisateurs à accéder rapidement aux services dont ils ont besoin.
Un diagramme de processus d’entreprise utilise des éléments visuels pour représenter une série d’étapes significatives pour votre entreprise, comme ce guide d’évaluation des candidats potentiels :
Les diagrammes de processus métier sont traditionnellement des organigrammes, mais le type de diagramme de processus métier que vous produisez doit être choisi en fonction :
- Des informations que vous devez cartographier (qui peuvent inclure les étapes, les personnes, les systèmes, les données, les entrées, les sorties, les décisions ou les actions qui sont impliquées dans le processus).
- De l’objectif du diagramme
- Du public avec lequel vous communiquez
Les types de diagrammes de processus d’affaires comprennent :
- Organigrammes (variantes : diagrammes des couloirs, diagrammes SIPOC et organigrammes de haut niveau)
- Cartes mentales
- Infographies sur les processus
- Diagrammes de flux de travail
- Cartes du parcours client
- Diagrammes de cas d’utilisation
- et plus encore…
Mais ne nous emballons pas. Pourquoi les entreprises créent-elles des diagrammes de processus ?
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À quoi servent les diagrammes de processus d’affaires ?
Les entreprises sont construites autour de personnes ayant des antécédents, des rôles et des responsabilités différents et travaillant ensemble sur des processus communs. Le diagramme de processus peut aider à établir une compréhension commune de ces processus essentiels.
Les diagrammes de processus peuvent contribuer à garantir qu’une tâche est exécutée de la même manière au fil du temps et au sein d’une équipe. Ils peuvent favoriser la transparence et contribuer à renforcer l’alignement au sein d’une organisation.
Les diagrammes de processus peuvent être des guides de haut niveau, comme cette carte mentale de la stratégie de marketing intelligent utilisée pour créer un alignement entre une équipe de marketing et une équipe de produits :
Avec les diagrammes de processus intelligents de Venngage, vous pouvez facilement personnaliser les organigrammes pour une variété de besoins commerciaux.
Ajoutez ou supprimez des branches d’un organigramme ou d’une carte mentale. Reliez des formes existantes à de nouvelles formes et redimensionnez des éléments en quelques clics.
Le diagramme intelligent s’adapte automatiquement à votre contenu. Et vous pouvez ajouter le formatage de votre choix à différentes formes en utilisant la fonction de formatage dans le menu.
Ou encore, un diagramme de processus peut servir de plan directeur étape par étape pour aider un employé à accomplir une tâche spécifique, comme ce guide de diagramme intelligent pour résoudre les problèmes de facturation :
Le diagramme de processus peut jouer un rôle dans l’optimisation et la communication de tout processus interne, en particulier pour les processus complexes, qui changent souvent, ou qui impliquent plusieurs personnes. Voici quelques exemples :
- Aligner une organisation sur de nouvelles orientations stratégiques
- Formation des employés sur des processus complexes afin de garantir la conformité et l’exactitude.
- Embarquement des nouveaux employés
- Planification des flux de travail pour les nouveaux projets
- Optimisation des flux de travail existants et réduction des redondances
Les diagrammes de processus ont également leur place dans l’amélioration de la communication externe. Ils peuvent être utilisés pour donner une vue d’ensemble de vos services à des clients potentiels, aider à guider les clients à travers un système complexe et rendre les informations techniques plus accessibles à des publics non techniques.
Ce diagramme de processus d’affaires décrit les étapes à suivre lors du conseil aux employés.
En bref, les entreprises utilisent le diagramme de processus pour maintenir et améliorer la qualité et l’efficacité du travail – pour analyser, optimiser et communiquer sur les processus de travail.
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Types de processus d’entreprise (+ exemples et modèles de diagrammes de processus)
Examinons quelques types de processus d’entreprise dont l’optimisation et la documentation doivent être envisagées.
Les processus d’entreprise sont classés en 3 types :
- Processus opérationnels : ces processus fournissent directement de la valeur aux clients et sont au cœur de l’offre commerciale (exemples : développement de produits, approvisionnement).
- Processus de soutien : ces processus ne génèrent pas directement de revenus mais soutiennent les processus opérationnels (exemples : embauche, paie).
- Processus de gestion : ces processus sont axés sur le contrôle et l’amélioration de l’efficacité des processus opérationnels et de soutien (exemples : planification stratégique, évaluation des performances des employés).
Ces processus peuvent être ventilés par rôle. Voici une liste rapide (vous trouverez plus loin des exemples et des modèles) :
- Ressources humaines : processus d’intégration des employés, processus d’embauche, processus disciplinaire des employés, directives pour la sélection des CV, processus d’interview
- Finance : planification, budgétisation, prévisions, rapports (Pour des modèles comme ceux-ci, commencez avec Venngage for Finance. Toutes les ressources visuelles dont vous avez besoin et un éditeur simple pour personnaliser vos modèles).
- Gestion : planification stratégique, évaluation des performances, gouvernance d’entreprise
- Ventes : prospection commerciale, qualification des prospects, maturation des prospects, conclusion des ventes.
- Service et assistance à la clientèle : processus de libre-service pour les clients, dépannage, gestion de la communauté.
- Production et opérations : gestion des acquisitions et des approvisionnements
Par exemple, ce modèle de plan de site intelligent facilitera l’organisation d’une page Web pour les développeurs de sites Web.
Vous pouvez facilement modifier un diagramme intelligent, comme celui ci-dessus, dans Venngage en cliquant sur le bouton “plus” ou “moins” à côté d’une forme ou d’une zone de texte.
Vous pouvez également choisir les branches auxquelles vous souhaitez que vos articles se connectent.
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Organigrammes de gestion des processus RH
La documentation des processus fait partie intégrante de la profession de RH. Pour des responsabilités telles que la conformité, l’embauche et les licenciements, des processus doivent être suivis.
La documentation des processus peut aider les professionnels des RH :
- Communiquer les politiques et processus de l’entreprise à travers l’organisation
- Embarquer les employés rapidement et efficacement
- Assurer un processus d’embauche équitable et cohérent
- Renforcer l’apprentissage pour la formation et le développement des compétences des employés
Une carte mentale comme celle présentée ci-dessous, par exemple, peut être un moyen facile de clarifier et de communiquer les politiques et processus de l’entreprise à travers plusieurs départements.
Les organigrammes peuvent également être utiles pendant le processus d’embauche pour s’assurer que le recrutement est équitable et cohérent.
Un professionnel des RH peut documenter des processus distincts pour avant, pendant et après l’entretien avec le candidat, ou fournir tout en un seul résumé, comme cette infographie sur le processus de recrutement :
De même, la normalisation (et la communication) de votre processus d’évaluation des performances permettra de définir les attentes des employés, de sorte qu’il n’y aura pas de surprises au moment des évaluations annuelles.
Lors de l’intégration de nouveaux employés, le fait de disposer d’un ensemble de processus documentés à suivre peut aider les stagiaires à rester sur la bonne voie et à rester motivés lorsqu’ils se familiarisent avec les processus organisationnels.
Envisagez de suivre l’achèvement de chaque étape de l’onboarding à l’aide d’une liste de contrôle du processus d’onboarding :
En décomposant chaque processus majeur qu’un employé doit apprendre en étapes concrètes dans des infographies récapitulatives (comme celle ci-dessous), vous réduirez également la pression sur les autres membres du personnel, qui auront plus de temps pour s’occuper des choses qui nécessitent une approche pratique.
Ces documents de formation peuvent également être utilisés comme référence par les employés existants qui ont besoin de rafraîchir leurs compétences.
Dans l’organigramme du pipeline de vente ci-dessous, les lecteurs sont guidés à travers les résultats possibles et reçoivent des instructions en fonction des différents résultats. Un tel organigramme peut aider les utilisateurs à accéder rapidement aux services dont ils ont besoin.
En savoir plus : Venngage pour les équipes de formation et de développement
Organigrammes des processus de soins de santé et cartes du parcours du patient
Tout comme les professionnels des ressources humaines, les prestataires de soins de santé s’appuient fortement sur les processus pour assurer le bon fonctionnement des organisations. Le diagramme de processus peut aider les professionnels de la santé à :
- Communication avec les patients : aider les patients à comprendre les options qui s’offrent à eux et à prendre des décisions éclairées.
- Conformité des employés : aider les praticiens à respecter les meilleures pratiques
- Amélioration de la qualité : analyse du flux de personnes, de services et d’informations dans un centre de soins.
Les organigrammes peuvent être un moyen simple et fiable de permettre aux patients de prendre des décisions éclairées sur leur santé, sans avoir besoin d’une aide directe.
Les organigrammes et les infographies de processus peuvent être tout aussi utiles pour les prestataires de soins de santé que pour les patients.
En savoir plus : Venngage pour les organismes de santé
L’infographie de l’American Tinnitus Association ci-dessous, par exemple, décrit les étapes d’admission requises pour les patients souffrant d’acouphènes.
Ce type d’infographie sur les processus permet de s’assurer que les patients ont accès aux services dont ils ont besoin, sans faire peser une charge trop lourde sur le prestataire de soins.
Cartographie du parcours du patient pour l’amélioration de la qualité
La cartographie des processus joue également un rôle central dans de nombreuses initiatives d’amélioration de la qualité des soins de santé, qui consistent à analyser et à optimiser les processus internes afin d’améliorer la qualité des soins prodigués aux patients.
La cartographie du flux de personnes, d’informations et de services tout au long du parcours du patient, par exemple, peut mettre en évidence les domaines à améliorer, comme le montre l’organigramme des soins de santé ci-dessous.
Elle peut révéler qu’une procédure d’enregistrement prend trop de temps, ou que les informations sur les patients doivent passer par plusieurs systèmes pour arriver là où elles doivent aller.
Vous pouvez commencer à élaborer votre carte du parcours du patient à partir d’un simple diagramme de flux comme celui ci-dessous :
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Exemples de flux de processus de gestion
Une grande partie du leadership et de la gestion consiste à superviser et à contrôler les processus, et à corriger les employés qui ne sont pas en phase.
Les cadres et les dirigeants peuvent utiliser des cartes mentales, comme celle ci-dessous, pour planifier puis communiquer une stratégie sur la manière dont une organisation entend atteindre ses objectifs à long terme.
Le Smart Mind Map Maker de Venngage vous aide à créer de meilleurs diagrammes plus rapidement.
Ajoutez ou supprimez des formes en cliquant sur un bouton. Utilisez la fonction Tidy pour réaligner les nouvelles formes sur le reste du diagramme.
Et vous pouvez ajouter du style à une forme ou à toutes les formes en utilisant les options de formatage du menu.
Alors qu’un manager peut présenter sa stratégie lors d’une réunion de l’ensemble du personnel, la remise d’un diagramme de processus ou d’un calendrier comme celui ci-dessous (avec plus de détails que ce qui peut être couvert lors d’une brève réunion) peut aider les employés à rester sur la bonne voie longtemps après.
Ensuite, lorsque le moment est venu d’examiner les performances de l’entreprise et des employés, cette documentation du processus permet de comparer facilement les mesures qui ont été prises avec celles qui étaient initialement prévues. En cas de divergence, des solutions peuvent être intégrées dans la stratégie de l’année suivante.
Organigrammes de gestion
Un manager qui délègue une partie de la prise de décision à ses subordonnés directs peut s’inquiéter de la baisse de qualité de cette prise de décision.
Le fait de fournir aux employés des diagrammes d’arbres de décision peut atténuer cette inquiétude tout en leur donnant confiance dans leur travail.
Les organigrammes peuvent également aider les responsables à planifier de nouveaux processus avant de les mettre en œuvre dans leur organisation. La cartographie des processus peut aider les responsables à comprendre et à se préparer aux dépendances d’un tel changement.
Commencez à planifier vos processus avec un modèle simple de diagramme de flux ou d’arbre de décision comme celui-ci :
Exemple de diagramme de flux de travail
Les diagrammes de flux de travail, qui ressemblent à des organigrammes mais montrent les actions d’une seule personne, sont parfaits pour cartographier les flux d’utilisateurs.
Ce diagramme de flux de travail, par exemple, montre le cheminement d’un client qui effectue un paiement sur un site web.
Des diagrammes de ce type peuvent aider les équipes de support client à comprendre comment aider les clients qui rencontrent des problèmes dans le flux, ce qui permet de s’assurer que les clients voient leurs problèmes résolus rapidement et efficacement.
Vous pouvez également utiliser un diagramme de flux de travail pour construire une carte de site Web qu’une équipe de marketing et de conception peut facilement suivre. Cette carte mentale intelligente est propre et précise et comprend des nœuds intelligents qui peuvent être personnalisés en cliquant sur un bouton.
Les diagrammes de flux de travail aident également les chefs de projet à suivre les étapes et les éléments livrables du projet pour s’assurer que le projet est livré à temps. Les calendriers de projet sont une autre option.
En savoir plus : Plus de 20 Modèles de diagrammes de flux, conseils de conception et exemples
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Comment cartographier un processus d’entreprise : symboles des diagrammes de processus
Il existe plusieurs normes de notation que vous pouvez utiliser et qui spécifient la signification des symboles utilisés pour schématiser les processus, notamment :
- Unified Modeling Language (UML) : ensemble de symboles utilisés dans le développement de logiciels pour visualiser la conception d’un système.
- Business Process Model and Notation (BPMN) : un ensemble de symboles conçus pour visualiser les processus d’entreprise.
- Organisme international de normalisation (ISO) : ensemble de symboles pour les organigrammes, avec des conventions pour des types spécifiques d’organigrammes, notamment les organigrammes de données, de systèmes et de programmes.
Le problème de ces systèmes est qu’ils dépendent de la capacité de votre public à comprendre ces normes spécifiques.
L’objectif du diagramme étant généralement de faciliter la communication entre des groupes de personnes ayant des connaissances différentes, il est souvent préférable de s’en tenir à quelques formes parmi les plus courantes qui seront faciles à comprendre pour la plupart des publics.
Voici les formes les plus courantes utilisées dans le type de diagramme de processus le plus commun et le plus utile, l’organigramme :
- Rectangle (activité) : utilisé pour représenter une étape, une tâche ou une activité réalisée par une personne.
- Diamant (décision) : utilisé pour représenter un point de décision, où le flux se divisera en deux ou plusieurs voies.
- Flèche (flux) : utilisée pour indiquer l’ordre des événements.
- Pill (start/end) : utilisé pour représenter un déclencheur qui démarre ou termine un processus
Voyons comment vous pouvez utiliser ces quatre symboles pour visualiser des processus complexes pour n’importe quel public.
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Comment cartographier un processus d’entreprise : meilleures pratiques et conseils de conception
Recueillir des informations et choisir un type de diagramme de processus
Avant de vous lancer dans la conception du document final que vous comptez présenter à votre équipe, votre client ou votre consommateur, prenez le temps de réfléchir à ce que vous voulez montrer, et pourquoi.
Réfléchissez aux informations que vous souhaitez communiquer :
- Voulez-vous spécifier les rôles ou le personnel qui sont responsables de tâches spécifiques ?
- Vous souhaitez fournir une vue d’ensemble d’un processus afin de servir de point de départ à un nouvel employé ?
- Voulez-vous communiquer le temps que doit prendre chaque partie du processus ?
- Voulez-vous mettre en évidence les points critiques du processus, ou les entrées et sorties ?
- Vous voulez aider un employé à accomplir une tâche spécifique ?
Une carte mentale, comme celle présentée ci-dessous, est peut-être la meilleure solution pour communiquer une stratégie de haut niveau :
Les frises chronologiques pourraient présenter des informations similaires, mais elles mettraient l’accent sur des périodes ou des dates :
Les organigrammes sont l’option la plus souple, et souvent la plus utilisable car ils sont largement compris.
Ils constituent la référence lorsqu’il s’agit de communiquer des processus à voies multiples, et sont facilement personnalisables pour s’adapter au niveau de détail dont vous avez besoin pour n’importe quel processus.
Il est facile d’ajouter des couches d’informations supplémentaires, comme les personnes responsables d’un sous-ensemble donné de tâches ou le temps que peut prendre un ensemble de tâches.
Utilisez des styles, des tailles et des formes cohérents pour un aspect propre et professionnel.
Les diagrammes de processus peuvent rapidement devenir désordonnés et difficiles à suivre, en particulier ceux qui comportent de nombreuses étapes et points de décision.
Vous pouvez garder votre diagramme de flux de travail propre en.. :
- Maintenir les formes de taille cohérente et alignées les unes par rapport aux autres.
- Utiliser des connecteurs qui commencent et finissent au même endroit sur la forme pour chaque étape.
- Utiliser un espacement cohérent (sauf si vous voulez indiquer des regroupements, comme dans l’exemple ci-dessous)
- Organisez les flux des points de décision de manière cohérente (c’est-à-dire non à gauche, oui à droite).
- Réduire le nombre de coudes et d’angles dans les lignes de connexion
Si vous suivez ces directives, même un diagramme de processus complexe peut avoir un aspect professionnel et être facile à suivre.
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Utilisez des couleurs et des icônes pour mettre en évidence les informations clés.
L’un des principes les plus importants de la communication visuelle est d’utiliser la couleur et les éléments visuels pour servir un objectif, et pas seulement comme décoration.
Ceci est particulièrement important pour un diagramme de processus qui sera référencé régulièrement et qui doit être compris d’un seul coup d’œil.
Envisagez d’utiliser des couleurs contrastées comme le rouge et le vert ou l’orange et le bleu pour différencier les flux positifs et négatifs (et montrez les étapes régulières dans une couleur neutre), comme le montre le diagramme de décision ci-dessous :
Vous pouvez également ajouter des icônes pour clarifier ou attirer l’attention sur les étapes clés, ou pour rendre le design plus attrayant, comme dans cet exemple d’infographie sur les processus :
Utilisez des bordures, des formes et des lignes de temps pour augmenter la densité de l’information.
Un modèle d’organigramme de base peut constituer un excellent point de départ pour votre conception finale, mais il peut ne pas inclure des éléments pour tout ce que vous devez communiquer.
Vous pouvez utiliser des éléments tels que des bordures, des formes et des lignes de temps pour transformer n’importe quel organigramme de base en diagrammes permettant de visualiser des informations plus complexes.
Par exemple, en ajoutant des bordures ou des formes de fond à un organigramme, vous pouvez créer un diagramme de type “swimlane”, comme l’exemple ci-dessous, qui clarifie les responsabilités des différents groupes au sein d’un même processus.
De même, en ajoutant un élément tel qu’une ligne de temps (que vous pouvez tirer d’un modèle de ligne de temps) à un organigramme, vous pouvez accroître l’utilité de votre diagramme et vous épargner la peine de créer et de partager un document distinct.
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Inclure des étiquettes ou une légende dans votre diagramme de processus
Si vous utilisez des symboles qui ne sont pas standard ou explicites, n’oubliez pas d’ajouter des étiquettes ou d’inclure une légende pour vos lecteurs.
Bien que vos lecteurs puissent certainement déduire des informations à partir du contenu, votre organigramme sera plus facile à utiliser (et plus rapide à comprendre) si vous êtes explicite chaque fois que vous le pouvez.
Cela signifie qu’il faut étiqueter tous les flux sortant des points de décision, si vous en avez, comme les étiquettes “haut” et “bas” dans cet organigramme :
Vous pouvez aussi ajouter une légende pour clarifier la signification des couleurs ou des formes, comme dans ce diagramme de processus marketing :
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Comment créer un diagramme de processus d’affaires avec Venngage
Venngage est un outil de communication visuelle en ligne qui propose une grande variété de modèles de diagrammes de processus. Il ne s’agit pas de simples organigrammes.
Pour réaliser un diagramme de processus métier dans Venngage, commencez par créer un compte Venngage gratuit. Cela vous donnera accès à nos modèles et à notre éditeur.
Parcourez notre page Modèles pour trouver un modèle de diagramme de processus qui répond à vos besoins. Nous avons des milliers de modèles à choisir, alors commencez par consulter nos catégories de diagramme de processus :
- Modèles d’organigramme
- Modèles de cartes heuristiques
- Modèles d’infographie sur les processus
- Modèles de diagrammes
- Modèles de calendrier
Recherchez la bannière verte “Smart Template” sur les modèles pour choisir un diagramme de flux de travail intelligent. Voici à quoi ressemble la bannière dans la bibliothèque de Venngage :
Trouvez un modèle qui correspond à la structure de votre processus et à ce que vous voulez communiquer.
Puis, dans l’éditeur, insérez votre texte et ajoutez des éléments visuels pour faire ressortir les idées clés.
Notre fonction de remplacement des icônes permet d’expérimenter facilement différentes images et icônes. Cliquez sur n’importe quelle icône dans votre conception et cliquez sur “Remplacer” pour l’échanger. Vous pouvez effectuer des recherches dans notre bibliothèque ou dans les icônes professionnelles par mot-clé pour trouver les icônes qui vous conviennent.
Vous pouvez également trouver des formes, des lignes et des bordures sous “Icônes” dans le panneau de gauche. N’oubliez pas de les utiliser pour ajouter des couches d’information supplémentaires à votre conception, par exemple en utilisant des bordures pour indiquer des groupements, ou en utilisant des formes et des lignes pour ajouter une ligne de temps.
Si vous avez des directives de marque à respecter, utilisez My Brand Kit pour appliquer rapidement les couleurs de votre marque. Il suffit de cliquer pour les appliquer et de les mélanger jusqu’à ce que vous en soyez satisfait ! Rappelez-vous, essayez d’utiliser des couleurs plus vives pour attirer l’attention sur les informations les plus importantes.
Enfin, partagez votre diagramme avec votre équipe ! Venngage facilite le stockage et le partage de vos diagrammes avec les personnes qui comptent.
Une fois l’édition terminée, copiez le lien pour le partager directement avec un collègue ou un client. Passez à un compte professionnel pour télécharger votre organigramme ou activer les fonctions d’équipe, comme le partage d’équipe et la collaboration en temps réel.
Utiliser des diagrammes de processus et de flux de travail pour créer de meilleures structures d’entreprise
Que vous soyez confronté à des problèmes d’alignement des équipes, que vous souhaitiez améliorer l’efficacité de votre lieu de travail ou que vous vous prépariez à accueillir de nouveaux employés, la cartographie des processus d’entreprise peut vous aider.
Commencez à étoffer votre bibliothèque de documentation des processus avec des diagrammes de processus tels que des organigrammes, des cartes heuristiques et des infographies de processus qui vous aideront, vous et votre équipe, à rester sur la même longueur d’onde (quelle que soit la taille de votre entreprise).
Avec Venngage, le démarrage ne peut pas être plus facile. Commencez à améliorer vos processus dès aujourd’hui !